合同是平等主體的自然人、法人及其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務的意思表示一致的協(xié)議，是反映交易的法律形式。依法成立的合同，受法律保護。采購合同是《合同法》中買賣合同作為買方的一種表現(xiàn)形式，采購合同的法律風險，是指企業(yè)在訂立、履行采購合同的過程中，未來實際結果與預期目標發(fā)生差異而給企業(yè)造成損害的可能性，如不注意防范和控制法律風險，將會引發(fā)諸多的合同糾紛，甚至會給企業(yè)帶來不可估量的損失。
一、采購合同簽訂之前的法律風險預防
(一)主體資格審查
簽訂合同前，應對供貨方的資格進行認真審查。供貨方作為采購合同的一方當事人，對其資格進行審查是防范合同風險的源頭。要想保證交易安全，首先應當了解“交易對手”。通過主體資格審查，判斷對方當事人是否具有訂立合同的相應的民事權利能力和民事行為能力。
主體資格審查主要可分為自然人，法人兩類。對自然人而言，要查驗其身份證，確認其具有完全民事行為能力(即年滿18周歲)，否則該自然人不具有簽約資格。一般而言，除非即時清結的采購合同，不建議與自然人簽訂采購合同。
采購合同的供貨方大部分是公司法人。審查公司法人的主體資格，一般是查驗對方的三證是否齊全，特別專注其基本信息，如法定代表人、地址、年檢狀況。營業(yè)執(zhí)照不方便查驗的，也可以到工商局查詢其基本狀況。在了解上述情況過程中如果發(fā)現(xiàn)異常，如未通過年檢，采購方要適時調(diào)整合同條款或者不再與之簽約。
(二)履約能力調(diào)查
通過履約能力調(diào)查，查明對方當事人的經(jīng)濟實力、信用情況和不良行為記錄，為避免合同風險提供有力保障。根據(jù)以往經(jīng)驗，履約能力調(diào)查是通過公共信息、特別渠道信息和對方提供的情況進行綜合分析判斷。公共信息主要是通過網(wǎng)絡收集對方的銷售規(guī)模、市場聲譽等相關信息。特別渠道信息主要是公司人員通過自身資源了解對方的具體情況。對方提供的情況也是判斷其履約能力的重要依據(jù)。例如，通過公共信息的掌握，可以判斷對方提供的相關情況是否真實，從而判斷其誠信程度。
二、采購合同簽訂過程中的法律風險控制
采購合同的簽訂過程實際是合同雙方確定并填寫合同條款的過程。在此將流程簡要梳理如下：
1、合同的主體
采購合同的主體指買受人和出賣人，亦稱需方和供方或買方和賣方，是合同的當事人，是合同權利、義務的具體承擔者。當事人的名稱或姓名和住址—定要清楚。企業(yè)或單位應當使用全稱，保證與營業(yè)執(zhí)照上的名稱—致，也可以將營業(yè)執(zhí)照作為合同附件。如果是自然人，姓名應當與其身份證上的姓名一致，同時寫上身份證號碼。
2、買賣的標的物
雙方一定要明確約定買賣產(chǎn)品名稱、品牌、規(guī)格、型號、等級、生產(chǎn)廠家、數(shù)量等詳細內(nèi)容，盡可能把產(chǎn)品的各項指標都作為標的內(nèi)容寫進合同。同時，要求供貨方對產(chǎn)品的所有權及處分權做出保證或承諾，防止其產(chǎn)品上存在權利限制，如產(chǎn)品被出租、抵押、涉嫌侵犯他人的知識產(chǎn)權等影響到標的物的交付。
3、價款及支付方式
采購合同的主要義務是一方給物，一方給錢。因此，價款是采購合同最為重要的內(nèi)容之一。采購單一貨物，價格固定，價款比較清楚，一般不會產(chǎn)生爭議。如果采購多種貨物或進行長時間的貨物買賣，價款較為復雜，一旦約定不明，則極易產(chǎn)生爭議。因此，合同中應明確產(chǎn)品單價、計量標準、數(shù)量、產(chǎn)品附件等，對于涉外合同，還應當明確貨幣種類及外匯結算標準，防止出現(xiàn)分歧。
另外，支付方式也應當約定明確，價款支付是現(xiàn)金支付，還是用支票支付;如果采用匯款，匯費由誰負擔等細節(jié)都應當明確。
4、標的物交付
標的物的交付即所謂的收貨、送貨，是采購合同中至關重要的內(nèi)容，其涉及到貨物風險的承擔、所有權的轉移等諸多問題，所以，應在采購合同中對交貨方式、運輸方式、交貨地點、時間及運輸費用的承擔等事項約定明確。
5、質(zhì)量標準
很多采購人員存在誤區(qū)：如果存在國家強制性標準，則應當符合國家強制性標準，不必寫;如果沒有國家強制性標準，沒什么可寫。結果導致采購合同中并無質(zhì)量標準的具體內(nèi)容，這對采購方非常不利。實際上，商品缺少國家強制性標準的情況非常普遍。因此建議采購合同一定要寫上具體的質(zhì)量標準，避免發(fā)生質(zhì)量糾紛時“沒有規(guī)矩”;在供方為外商的情況下，更應該明確約定質(zhì)量標準，因為我國國家的強制性標準(如果有)僅約束國內(nèi)企業(yè)，對外商并無直接約束力。在這種情況寫上適用國家強制性標準，將無法確定是哪個國家的標準，從而導致此約定不明，等于沒有約定，因此，此種情況應寫明適用我國國家的強制性標準。
6、違約責任
違約責任是促使采購合同當事人履行合同義務，使對方免受或少受損失的法律措施，也是保證合同履行的主要條款，應在采購合同中做出較為詳盡的規(guī)定，如約定定金、違約金以及賠償金的計算方法等。大量的采購合同中只是概括地約定了違約責任，如“任何一方違約，則應當賠償因此給守約方造成的經(jīng)濟損失”，這種約定等同于沒有約定，沒有實質(zhì)意義。違約責任條款應當明確約定一方不履行合同具體條款或者不在約定的時間內(nèi)履行的，對方應承擔多少違約金或約定—定的違約金計算方式，例如，“每遲延一天，支付總價款萬分之一的違約金”，“貨物質(zhì)量不符合約定的，買方有權退貨，賣方支付多少違金，如果買方因為使用質(zhì)量不合格的產(chǎn)品造成的其他財產(chǎn)、人身損害還應當予以賠償”。這樣，一旦一方違約，違約的責任將比較容易確定，要追究一方的違約責任也比較容易。
7、爭議解決條款的約定
爭議解決條款涉及的是當事人在履行采購合同過程中一旦產(chǎn)生糾紛，經(jīng)協(xié)商不成時可以選擇的解決方法。糾紛解決方式主要有兩種，即仲裁和訴訟。
訴訟和仲裁各有利弊。訴訟是最常見的糾紛解決方式，即任何一方均有權向有管轄權的人民法院提起訴訟。合同沒有爭議解決條款，自動適用訴訟方式解決。根據(jù)《中華人民共和國民事訴訟法》第25條的規(guī)定，合同當事人可以在書面合同中協(xié)議選擇被告住所地、合同履行地、合同簽訂地、原告住所地、標的物所在地人民法院管轄合同糾紛。合同爭議由不同的法院管轄，直接影響當事人的訴訟成本，影響當事人的人力、財力，物力支出。因此，采購方可以根據(jù)上述法律規(guī)定，選擇對自己有利的法院管轄合同爭議。一般來說，選擇當?shù)胤ㄔ狠^為有利。
如果要約定仲裁，仲裁條款應包括以下內(nèi)容：請求仲裁的意思表示、仲裁事項、選定的仲裁委員會。合同中必須明確約定由哪—個仲裁機構仲裁，仲裁機構名稱一個字都不能寫錯。例如北京仲裁委員會仲裁寫成了“北京市仲裁委員會”，將無法提交仲裁機構仲裁，只能向法院起訴。
綜上所述，在簽訂采購合同過程中，應當在當事人主體、買賣標的、價款及支付方式、交付方式、質(zhì)量標準及驗收、違約責任等方面盡量進行詳細的明確約定，以使雙方順利地依約履行，減少履行過程中發(fā)生爭議的機率。一旦發(fā)生爭議，能夠依據(jù)合同約定進行處理，如果一方違約也可以依據(jù)合同約定追究對方責任。
三、采購合同履行過程中的法律風險管理
這個環(huán)節(jié)，也應該是我們公司重點防范的地方，如發(fā)現(xiàn)影響合同履行的異常情況，應及時向公司匯報，以便于公司采取進一步的措施，減少損失。
簽訂合同重要，合同簽訂后履行過程中的問題同樣重要，如合同簽訂與合同執(zhí)行脫節(jié)，必將增加產(chǎn)生糾紛的機會，也會給企業(yè)帶來不必要的經(jīng)濟損失。
合同簽訂后即具有了法律效力，對合同雙方當事人都具有約束力。企業(yè)必須要重視采購合同的履行及其風險管理。在采購合同履行過程中，采購人員應該密切關注合同標的物的交付時間及權利過期的時間，敦促出賣方按時交付標的物;注意對合同標的物的質(zhì)量檢查，如遇到標的物不符合合同約定的質(zhì)量要求的，應及時進行退、換貨處理;合同履行完畢后對供貨商進行評價，為下次確定供貨商積累材料等。如果采購合同存在保密條款，應注意通知合同履行人員，注意保護商業(yè)秘密。為實現(xiàn)上述目標，企業(yè)必須加強對采購合同的管理。
1、建立采購合同管理的機構與制度
企業(yè)應配備管理采購合同的專門機構或?qū)Ｂ毴藛T負責管理合同，并制定采購合同管理的制度，建立健全采購合同登記、匯報檢查制度，統(tǒng)一保管合同、統(tǒng)一監(jiān)督和檢查合同的執(zhí)行情況。利用ERP管理軟件等電子技術手段管理合同，及時發(fā)現(xiàn)問題，采取措施，處理違約，提出索賠，解決糾紛，保證合同的履行。
2、合同核對
采購合同簽訂后，合同管理人員應認真審核合同，一方面是審查合同文本在法律上是否存在錯誤或疏漏，如有，要及時告知企業(yè)負責人，以免造成損失;一方面要檢查合同文本是否存在文字、措辭方面的錯誤或筆誤，告知企業(yè)負責人，與合同另一方當事人進行協(xié)商，重新修訂合同文本，消除筆誤。
3、合同整理
有些采購合同文本并不是單一的一張紙或完整的合同文本，而是由合同雙方當事人之間協(xié)商往來的各種函電、郵件等構成，合同管理員應在合同審核的基礎上，進一步對合同進行整理，按照合同的業(yè)務種類和履行期限進行歸檔，登記入冊，開列出“合同履行的備忘錄”。
4、合同履約臺賬管理
負責采購的部門應建立合同履約的管理臺賬，對雙方的履約進程逐次、詳細地進行書面登記，并保存好能夠證明合同履約的原始憑證。
四、采購合同的變更與發(fā)生糾紛的補救
(一)采購合同的變更
采購合同的變更是指采購合同成立以后、履行完畢之前由合同雙方當事人依法對原合同內(nèi)容所進行的修改。采購合同在實際履行過程中，由于各種影響合同履行情況的發(fā)生，如因天氣原因影響運輸導致貨物交付時間延后，原材料價格突然大幅度提高，造成貨物價格變化等情況，很難做到完全遵照合同的約定履行，一方當事人總是會在情況發(fā)生后，與對方當事人協(xié)商變更合同部分條款。
1、采購合同變更的方式
采購合同變更的方式包括兩種：一種是雙方當事人協(xié)商變更;另一種是申請法院或仲裁機構裁決變更。
《合同法》第77條規(guī)定：“當事人協(xié)商一致，可以變更合同?！碑斒氯藚f(xié)商變更合同是最常見的合同變更方式。當事人就變更合同內(nèi)容達成一致的，應當簽訂補充協(xié)議，由雙方當事人簽字蓋章后生效。
根據(jù)《合同法》第54條規(guī)定，因重大誤解，顯失公平，被欺詐、脅迫或乘人之危簽訂合同的，受損害的一方當事人有權請求人民法院或者仲裁機構變更或者撤銷。采購合同如果出現(xiàn)法律規(guī)定的違背當事人意思表示的情形的，應當依法向人民法院起訴或申請仲裁機構裁決變更相應合同內(nèi)容。
2、采購合同變更的內(nèi)容必須明確
《合同法》第78條規(guī)定：“當事人對合同變更的內(nèi)容約定不明確的，推定為未變更。”采購合同內(nèi)容的變更主要集中在如下幾個方面：①標的物數(shù)量的增減;②標的物品質(zhì)的改變;③價款的增減;④履行期限、地點的改變;⑤結算方式的改變;⑥違約金的變更等。上述內(nèi)容變更應當具體明確。
合同變更的目的是通過對原合同的修改，保障合同更好地履行以實現(xiàn)合同目的。采購合同的變更是合同進一步履行的依據(jù)，最好都采用書面形式簽訂補充協(xié)議，以防止出現(xiàn)合同爭議。
(二)采購合同糾紛的處理
合同在履行過程中，很難保證不出現(xiàn)糾紛，當企業(yè)的采購合同發(fā)生糾紛時，首先由雙方當事人協(xié)商解決。協(xié)商不成時，雙方當事人可以按照雙方合同的約定選擇訴訟或者仲裁的方式解決合同糾紛。
在處理采購合同糾紛時，應當注意采購合同糾紛的訴訟時效，一般的買賣合同的訴訟時效期間為二年;出售質(zhì)量不合格商品未聲明的訴訟時效期間為一年，國際貨物買賣合同爭議的訴訟時效期間為四年。
總之，企業(yè)如果能夠做到認真審查供貨商的資質(zhì)，簽訂內(nèi)容明確、合法有效的采購合同，加強合同管理，依法及時處理合同糾紛，一定能有效地防范和控制采購合同的法律風險。
