前言
很多人在用Excel做報表時，往往都花費很多時間，卻因為不懂方法去驗算每個數(shù)字的對錯，所以常常會出現(xiàn)錯誤的資訊。這是很讓人挫折的經(jīng)驗。
其實Excel是一個只要學習部分功能就能發(fā)揮強大效益的工具。盡管系統(tǒng)內(nèi)置了許多功能和函數(shù)，但是只要掌握最基礎(chǔ)的觀念和做法，就足以應付職場里大部分的資料分析需求，讓你的作業(yè)效率大幅提升，快速交出報表，還能確保報表數(shù)字的正確性。
在接下來的內(nèi)容里，我們將按照輸入資料、整理資料、資料運算、分析資料和制作圖表這5個商務場景，介紹Excel里9個一定會用到的功能。
1.設(shè)定單元格格式
選對格式、準確輸入，更改類別設(shè)定不用重復輸入
1-文字格式/手機號碼要這樣輸入，第一個0才會出現(xiàn)
不需要計算的資料，最好設(shè)定為文字格式，才不會被Excel自動判斷為數(shù)值，改變呈現(xiàn)的樣貌。 最常見的例子是，你想輸入員工編號，明明輸入的是088xx,最后顯示出來卻變成88xx,首位0莫名其妙的消失了。這是因為Excel誤判為數(shù)值，而0在數(shù)值首位是沒有意義的數(shù)字，會被直接舍棄。其他像辦公電話、統(tǒng)一發(fā)票號碼等，都是屬于可以設(shè)定為文字的格式的類型。
方法一：加個單引號
要讓數(shù)值變數(shù)字，可以在輸入時先鍵入單引號['],例如['0193'],此時電話號碼的數(shù)字就會顯示最前面的0
方法二：統(tǒng)一改為文字格式
①先點選要改變格式的儲存格 ②按右鍵選擇[設(shè)置單元格格式] ③把[數(shù)值]改成[文本] ④按下確定即可
2-數(shù)值格式：想用來運算的資料，都要設(shè)置為數(shù)值
有時候運用函數(shù)計算卻發(fā)現(xiàn)結(jié)果有誤，可能就是儲存格式格式設(shè)定錯誤導致的。比如說：常用來求和的SUM函數(shù)，碰到不是數(shù)組格式的數(shù)字會自動視為0，所以如果你輸入的資料要用來運算，最好設(shè)置為數(shù)值格式。 除了方便計算，數(shù)值格式里還有許多呈現(xiàn)資料的格式，可以幫助你凸顯報表的重點。
3-日期格式/年、月、日、星期，一個鍵就自由切換
excel內(nèi)置的日期和時間格式有很多種，方便你切換資料呈現(xiàn)的樣子，唯一的關(guān)鍵就是輸入資料時必須按照標準打法[年/月/日 24小時制的時間]，例如2020/01/01 14:00:00，這樣Excel就能辨別出這個資料是時間而非數(shù)值。之后就可以仰賴Excel儲存格式的功能，變換需要的呈現(xiàn)形式，不需要重新輸入資料。
2.儲存單元格
搞懂相對引用與絕對引用，復制公式不出錯
1、相對位置：復制函數(shù)到其他單元格，Excel會自動調(diào)整公式行列設(shè)定
一般來說，你可以適用SUM函數(shù)計算總銷售，例如在C6單元格輸入函數(shù)【=SUM(C3:C5)】,就能得到產(chǎn)品A的銷售總和。 想接著計算計算產(chǎn)品B的銷量，只要復制黏貼上A的銷量和函數(shù)到D6就好了。Exceld的預設(shè)狀態(tài)就會幫助你調(diào)整公公式，方便你在第一時間輸入函數(shù)，可以直接復制和套用。不過，這份貼心的設(shè)計，有時候就是造成公式【跑掉】的原因。 比方說：你在同個工作表里設(shè)計了另一個表格【年度銷售統(tǒng)計表】，打算把剛剛算出來的產(chǎn)品A第四季度的銷量復制到年度統(tǒng)計里，一復制黏貼上卻發(fā)現(xiàn)，明明要C13顯示第四季度銷量，缺出現(xiàn)了自動調(diào)整的函數(shù)【SUM(C10:C12)】!Excel的善意反而成為了困擾。
2、混合位置：無論怎么復制，都要計算制定的單元格
如果想要確保公式在復制黏貼上之后，會呈現(xiàn)你想要的樣子，就要靠你的手工調(diào)整，告訴Excel不論把公式復制到哪里，都要計算你指定的哪一個單元格，別隨便變動位置。 這個功能的【暗號】就死金錢符號【$】,表示[固定]。例如原本在輸入公式時，單元格表示方式為A1,如果改成輸入[$A$1],表示行不動、列不動。之后復制公式到其他單元格時，都是以A1來計算。假如你只希望固定行，但列依然要請Excel自動調(diào)整，就只要在行位旁邊加上金錢符號，如【$A1】；若只想固定列，行位依然要請Excel自動調(diào)整，就只要在列位旁邊加上金錢符號 ，如【A$1】。
想要確認自己是不是弄清楚【位置】的概念，不妨來玩一個小測試：
你可以再C3設(shè)定一個公式，再經(jīng)過復制黏貼上，不用手工修改公式，就完成[九九乘法表]嗎？沒有位置觀念的人會直接輸入[=C2*B3],要是直接往下和往右復制公式，Excel的自動調(diào)整公司行業(yè)功能，會導致所有該相乘的數(shù)字都跑掉，無法得出九九乘法表應該有的結(jié)果。 那究竟怎么設(shè)定公式才會正確？其實只要掌握一個事就好；【不管公式估值到哪里，永遠用B行的數(shù)字和第2列的數(shù)字相乘】，所有看到行號是B的就使用金錢符號，列位是2的也用金錢符號固定住就好了。
3.單一/多重行列排序
把資料分門別類排列整齊，讓業(yè)績一目了然
如果你的資料是隨機輸入的、沒有特別整理過，通常很難從中看出數(shù)據(jù)的脈絡(luò)，得出有助于商業(yè)判斷的結(jié)果。Excel里最常被用到的資料整理功能，叫做【排序】，專門協(xié)助你將資料分門別類，將同類型的資料排列在一起，方便閱讀。
1、單一列排序：依照業(yè)績來排名
假如公司規(guī)定，只有當月業(yè)績排名前3名才能平分獎金。那可以先按照每個業(yè)務員的銷售金額高低進行排序，銷售額越高的員工，名詞越靠前，這種功能叫做【單一列排序】
2、多個列排序:在特定銷售區(qū)域里，看出業(yè)務員的業(yè)績排名
如果是因為第一個區(qū)的業(yè)績增長最高，公司額外獎勵一筆激勵費用，那光按照銷售金額排名還不夠的。Excel里設(shè)有【多個列排序】，可以針對兩個以上的分類來排序，也就是一次性將2個列都排出順序來，讓資料更細致的分類歸納?；氐缴鲜隼?，主管必須將【銷地區(qū)】作為第一層的排序分類，而同個銷售地區(qū)的資料要以【銷售金額】當做第二層的排序分類，由大到小的排序
4.自動篩選
從上萬筆資料中，快速挑出需要的信息
面對上萬筆資料，篩選絕對是你的好幫手。它可以快速挑出你想看的資料內(nèi)容，而你不想要的資料則會被隱藏起來。 下面是一份人事資料表，里面包含公司里每個員工的編號、姓名、入職時間、工齡、生日等信息。身為人事主管，你要挑出幾個人選，作為可能派往其他分公司的名單。
1、文字資料篩選：只顯示戶籍地為臺中的員工資料
2、數(shù)字資料篩選：資歷在兩年以下的人選全部排除
5.SUMIF與COUNTIF
想指定項目計數(shù)和求和，用函數(shù)公式設(shè)計你的條件
學會輸入和整理資料后，接下來就進入Excel的核心功能：數(shù)據(jù)運算。不過，有時候只想針對【特定條件】的項目做求和或者計數(shù)，這時候可以使用SUMIF和COUNTIF函數(shù)來實現(xiàn)。
SUMIF:只有符合條件的項目，才會被[加總]計算
SUMIF(數(shù)據(jù)范圍，條件，要求和的區(qū)間)
COUNTIF:只有符合指定條件的項目，才會被計算【個數(shù)】
6.小計
不用函數(shù)也可以做運算，9步驟完成資料分類統(tǒng)計
還沒學會許多函數(shù)，就要交報表，該怎么樣先做簡單的資料運算和整理？為了方便使用者建立資料的摘要，Excel內(nèi)置【小計】的功能，可以幫你把資料分門別類、快速統(tǒng)計。完全不需要用到任何函數(shù)!
1、小計：一次算出各部門的申請總額
①將資料按照[申購部門]進行排序；
②點選[數(shù)據(jù)]功能選項卡中的[分類匯總]；
③設(shè)定分組：分類字段/小計設(shè)置為【申購部門】，這是告訴Excel請按照部門來分類資料，再進行統(tǒng)計；
④設(shè)定使用函數(shù)為【求和】；
⑤新增小計位置勾選【求和】；
⑥勾選【替代當前分類匯總】(取代當前小計)；
⑦視情況勾選【每組數(shù)據(jù)分頁】；
⑧勾選【匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)下方】;
⑨按下【確定】，完成分類匯總。
7.樞紐分析
精通樞紐功能，8成分析需求迎刃而解
要想再精進Excel技巧，別著急投入研究復雜的函數(shù)，而是要先弄清楚Excel內(nèi)置的【樞紐分析】，就是excel表格中的數(shù)據(jù)透視表。這個項目操作起來簡單、方便上手，但功能卻十分強大，可以說是Excel最重要的精髓。幾乎可以解決8成的Excel分析需求，幫你洞察資料內(nèi)真正有意義的信息。
1、建立樞紐分析表:設(shè)定資料分析的范圍，建立新的工作表
假定A公司需要請銷售部分做一次市場調(diào)查，以決定是否進入新的行業(yè)。
4步完成透視表的新建；【快捷鍵為ALT-D-P】
①在【插入】中選擇【數(shù)據(jù)透視表】； ②確認數(shù)據(jù)范圍； ③選擇放置分析表的位置； ④確定
2、設(shè)定樞紐分析表的組成：選擇需要的字段，擺到對應的位置
樞紐分析表分為上下兩個區(qū)塊，上半部是勾選想出現(xiàn)在報表上的資料字段，下半部分則是你希望資料出現(xiàn)在報表的哪個位置。
3、樞紐分析表的資料分組：時間/金錢等數(shù)字資料，可以合并為一組
8.數(shù)據(jù)可視化
把樞紐分析表做成圖，變身互動式圖表
Excel和其他Office系列的軟件一樣，都有內(nèi)置的繪制圖表的功能，可以將數(shù)字表格化為可視化圖表。
1、建立樞紐分析圖：在一般工作表中，就能建立新圖表
2、設(shè)定樞紐分析表的組成：將字段拖放到對應的位置，作出想要的圖表
3、整理樞紐分析圖：運用篩選功能，過濾不想看到的字段
9.地圖功能
數(shù)據(jù)與地圖對照，利于比較、掌握各地概括
如果你想利用Excel圖表呈現(xiàn)某產(chǎn)品在全球的銷售概括，但是又嫌直線圖、餅圖過于簡單，那么你可以適應office365訂閱版本中內(nèi)置的Excel[地圖]功能來繪制視覺化圖表，用地理位置來對照數(shù)值或類別，更容易理解與溝通。
以上為本章介紹的9個Excel小技能，快快動手實際操作起來吧。
