編者按：本文來(lái)自WPS?云辦公，為企業(yè)用戶服務(wù)的專業(yè)辦公套件。作為一款旨在幫大家提高效率的辦公神器，WPS?云辦公在本文中分享了職場(chǎng)高效能人士每天都會(huì)做的6件事，希望能對(duì)大家有所啟發(fā)。
你知道自己一周內(nèi)處于高效工作狀態(tài)的時(shí)間有多長(zhǎng)嗎？研究數(shù)據(jù)顯示：人們平均每周工作45小時(shí)，其中17個(gè)小時(shí)是沒(méi)有效率的。
我們都可以通過(guò)延長(zhǎng)工作時(shí)間來(lái)完成更多事情，但話說(shuō)回來(lái)，沒(méi)有人想成為工作狂。如果能在完成大量工作的同時(shí)做到工作與生活的平衡，這自然最好。但如何才能做到這點(diǎn)呢？
超級(jí)暢銷書《每周工作4小時(shí)》(The 4-Hour Workweek）的作者Tim Ferriss肯定是回答這個(gè)問(wèn)題的最佳人選。對(duì)此，Tim 分享了6條建議：
（1）管理好你的情緒
如果你能平靜地開(kāi)始新的一天，你就能很容易把事情做好并做到專注。
但是，每天當(dāng)我們醒來(lái)時(shí)，各種外界的混亂和干擾已經(jīng)向我們襲來(lái)了：電話響了，郵件來(lái)了.....你一整天都在被動(dòng)地應(yīng)對(duì)外界的種種狀況。這意味著你沒(méi)有在主動(dòng)處理你的優(yōu)先事項(xiàng)，你是在被動(dòng)地回應(yīng)外界涌向你的事情，不管那些事情對(duì)你惡言重不重要。
Tim曾這樣說(shuō)道：“我努力讓自己在每天早晨前90分鐘時(shí)間內(nèi)做的事形成慣例，不對(duì)其做太多變動(dòng)。我認(rèn)為晨間慣例是非常必要的，這讓你有控制感，而非被動(dòng)反應(yīng)，從而減少焦慮，也會(huì)讓你更有效率。
研究表明，如何開(kāi)始新的一天對(duì)你的工作效率有很大影響。當(dāng)你心情不好時(shí)，你拖延的問(wèn)題就會(huì)更嚴(yán)重。研究還表明，快樂(lè)可以提高工作效率，讓你變得更成功。
Shawn Achor 在《幸福的優(yōu)勢(shì)》（The Happiness Advantage）一書中曾寫道：醫(yī)生的情緒一旦積極起來(lái)，他們做出正確診斷的速度會(huì)比消極的醫(yī)生快19%。樂(lè)觀的銷售員能比悲觀的銷售員多賣56%的商品。在參加數(shù)學(xué)考試前，感到快樂(lè)的學(xué)生的考試成績(jī)通常要比其他學(xué)生好，我們的大腦在積極的情緒下能夠發(fā)揮出最佳水平。
所以，要少想一點(diǎn)如何管理工作，多想一點(diǎn)如何控制你的情緒。
那么，起床后控制情緒的第一步是什么呢？
（2）不要一起床就查看郵件
對(duì)有些人來(lái)說(shuō)，這個(gè)建議太過(guò)荒謬。許多人無(wú)法想象起床后不去立即查看電子郵件或數(shù)社交網(wǎng)絡(luò)會(huì)是什么樣子的。
我采訪了一些非常高效的人，沒(méi)有人會(huì)建議你說(shuō)一起床就去查看郵件。為什么不建議你這么做呢？因?yàn)槿绻氵@么做，就等于讓自己處于被動(dòng)反應(yīng)的狀態(tài)。
如果早上你做的第一件事就是查看電子郵件，收到新郵件后，就等于你把晨間最寶貴的時(shí)間都貢獻(xiàn)在了別人的目標(biāo)上，而不是你自己的目標(biāo)上。這時(shí)，你沒(méi)有利用早上這段寶貴的時(shí)間去好好規(guī)劃你的一天，沒(méi)有分清輕重緩急，你讓你的目標(biāo)被隨意進(jìn)入你收件箱的人劫持了。
對(duì)此，Tim 曾這樣說(shuō)道：只要有可能，在一天的前一兩個(gè)小時(shí)不要查看電子郵件。對(duì)此，有些人很難想象：“我怎么能不查看電子郵件呢？我需要查看電子郵
件才能獲取有關(guān)我需要處理的最重要的一兩個(gè)待辦事項(xiàng)的信息?！?你會(huì)驚訝地發(fā)現(xiàn)，很多時(shí)候事實(shí)并非如此。你可能需要進(jìn)入你的電子郵件才能100%地完成你最重要的事情。但是你能在進(jìn)入郵箱、讓你的大腦因恐懼、多巴胺興奮和皮質(zhì)醇恐慌而爆炸前就完成80%或90%的事情嗎？其實(shí)是可以的。
研究顯示，郵件：
會(huì)讓你壓力重重。
比酒精和煙草更容易讓人上癮。
經(jīng)常查看電子郵件相當(dāng)于把你的智商降低了10分。
你希望用這種方式開(kāi)始你的一天嗎？
說(shuō)到這里，你已經(jīng)知道了不應(yīng)該做什么。但另一個(gè)更重要的問(wèn)題來(lái)了：你應(yīng)該做什么呢？
（3）在你嘗試更快地完成工作之前，先問(wèn)自己是否應(yīng)該做這件事
每個(gè)人都會(huì)問(wèn)：“為什么沒(méi)有可能把所有事情都做完呢？” 答案很簡(jiǎn)單：你做的事情太多了。
想要變得更有效率？在你問(wèn)自己：“我是否需要做這件事？”這個(gè)問(wèn)題前，不要問(wèn)：“如何更高效地完成這件事情？”
對(duì)此，Tim 說(shuō)道：“做好一件事并不意味著這件事就重要。我認(rèn)為這是很多時(shí)間管理或效率建議中最常見(jiàn)的問(wèn)題之一。他們專注于如何更快地完成事情，但是人們快速做的絕大多數(shù)事情根本就不應(yīng)該去做?！?/p>
可笑的是，我們總是抱怨時(shí)間太少，但是當(dāng)我們對(duì)事情優(yōu)先級(jí)進(jìn)行排序時(shí)，就好像時(shí)間是用不完似的。相反，你要做重要的事情，不要做太多其它事情。
（4）專注就是排除干擾
在工作場(chǎng)所中，人們常會(huì)受到干擾，繼而影響工作效率。無(wú)論是數(shù)碼產(chǎn)品帶來(lái)的干擾，還是人為干擾，都會(huì)使我們難以集中注意力。這個(gè)問(wèn)題會(huì)給個(gè)人和集體帶來(lái)?yè)p失，比如出錯(cuò)的可能性會(huì)大大增加，壓力也會(huì)隨之而來(lái)，效率更是會(huì)大幅降低。
我們的注意力都被肆無(wú)忌憚地偷走了，而偷走它的就是各種持續(xù)不斷且不受約束的干擾?？膳碌氖沁@些干擾的種類越來(lái)越多，比如電子郵件、App、電話、社交網(wǎng)絡(luò)通知，加上周圍林林總總的人。實(shí)際上你會(huì)發(fā)現(xiàn)，沒(méi)有多少地方能讓我們?cè)诤翢o(wú)干擾的情況下集中注意力。
雖然如此，你依然有辦法來(lái)抵御外界的干擾。你要做的是把自己鎖在某個(gè)地方，讓所有閃光、嗡嗡叫的干擾項(xiàng)全部消失。
集中注意力并不是什么神奇的能力，就像是把你關(guān)進(jìn)一個(gè)小黑屋，關(guān)上門，解開(kāi)一道難題你就能出來(lái)一樣，你能把這種精神復(fù)制并系統(tǒng)化到什么程度，你就能集中注意力到什么程度。
大量的研究表明，改變你的行為最簡(jiǎn)單、最有效的方法就是改變你的環(huán)境。
據(jù)調(diào)研，CEO們平均每20分鐘就會(huì)被打斷一次。他們?cè)谶@種情況下是如何完成工作的呢？
他們通過(guò)早上在家工作90分鐘，這段時(shí)間是沒(méi)有人可以打擾他們的。他們知道，一到辦公室，他們就沒(méi)有用于專注工作的完整時(shí)間段了。
我知道你們中的一些人在想什么：我還有其它很多事情要忙，還有很多會(huì)議要開(kāi)，我的老板隨時(shí)會(huì)找我，我愛(ài)人隨時(shí)可能會(huì)給我打電話。我不能自己藏在一個(gè)房間里專注工作。
這就是你需要一個(gè)系統(tǒng)的原因所在。
（5）有一個(gè)“日常慣例系統(tǒng)”
我和很多非常高效的人交流過(guò)。你知道他們都沒(méi)說(shuō)的話是什么嗎？就是：“我不知道我是怎么把事情做好的。我只是即興發(fā)揮，抱最好的希望?！?/p>
你的日常慣例系統(tǒng)可以是正式的、科學(xué)的，也可以是個(gè)性化的、另類的，但無(wú)論如何，高效的人都有自己的日常慣例系統(tǒng)。依靠日常慣例系統(tǒng)比依賴自律更有效。
好的日常慣例系統(tǒng)之所以有效，是因?yàn)樗鼈兡茏屖虑樵跊](méi)有意志力參與的情況下自動(dòng)運(yùn)行，從而不會(huì)對(duì)給有限的意志力造成負(fù)擔(dān)。
當(dāng)我們系統(tǒng)地研究有史以來(lái)最偉大的天才時(shí)，我們發(fā)現(xiàn)了什么呢？幾乎所有天才都有適合自己的日常慣例系統(tǒng)。
你如何開(kāi)始開(kāi)發(fā)自己的個(gè)人系統(tǒng)？可以運(yùn)用二八法則思維：
① 哪一小部分的活動(dòng)能讓你取得事半功倍的效果？
② 哪一小部分的活動(dòng)會(huì)嚴(yán)重削弱了你的工作效率？
③ 重新安排你的日程，盡量多做與①相關(guān)的工作，少做與②相關(guān)的工作。
你如何確保你明天能按照這些步驟去做呢？
（6）前一天晚上就確定第二天的目標(biāo)
在一天的偽緊急事件闖入你的生活之前，在你的收件箱向你發(fā)出新的指令之前，你要做到每天醒來(lái)后就立刻知道這一天什么才是真正重要的。
對(duì)此，Tim 建議：在前一天的晚飯前，就為第二天確定一兩個(gè)最重要的目標(biāo)和事項(xiàng)。
暢銷書作家Dan Pink也給出了同樣的建議：可以定一個(gè)下班的慣例，知道什么時(shí)候停止工作，每天以同樣的方式結(jié)束工作，清理辦公桌，關(guān)上電腦，然后制定一個(gè)明天需要做的事情的清單。
研究也表明，如果你有一個(gè)特定的目標(biāo)并把它們寫下來(lái)，你就能更好的堅(jiān)持。將目標(biāo)寫下來(lái)還有一個(gè)好處，就是幫助你釋放焦慮的心情并享受下班的時(shí)光。
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