把去年的論文排版寫的東西整理一下，幫助大家遠(yuǎn)離老師給的腦殘模板和手工改一個個段落圖表樣式的痛苦。全文原創(chuàng)手打，沒有復(fù)制粘貼任何一個Word貼，請大家還是系統(tǒng)地認(rèn)真看一下排版的過程，不要迷信網(wǎng)上那一坨Word小貼士，否則出問題的時候你可能必須考慮把學(xué)長掰彎才能幫你了。
三個指導(dǎo)原則：
1. 請拋棄word2003，因為你的快速樣式列表會是一坨翔，超出你的控制范圍，（自然，請多用樣式，不要手工改每個地方）
2. 請不要在老師給的模板上改，除非你論文能一次成型之后完全不會有改動，因為你可能會失去很多自動化的途徑。請重新建立一個docx新文件，老師的模板可以參考各項頁邊距的設(shè)置，當(dāng)你拿到的論文要求里沒有說明某些數(shù)值時，參考該模板就可以了。
3. 一！定！不！要！拿！W！o！r！d！格！式！去！打！??！店！不但你要調(diào)可能在打印店造成的排版問題，你還會耽誤后面排隊等待打印的同學(xué)的時間，在打印店你未必也能很快把格式改好。請保存成PDF再去打印店。
一、頁面設(shè)置和節(jié)
一直想寫這樣一個東西，但是長篇又不想寫。受ArtsBlock.org的C君啟發(fā)，原來也可以一點一點地寫=w=
首先是工大老師給的模板各種不堪入目，全是封閉的doc文檔就算了，樣式里混亂得完全沒法用，直接后果就是編號很麻煩很容易亂。然后各個同學(xué)為了實現(xiàn)排版效果也是各顯神通，各種好的壞的方法，參差不齊。排版和打印論文變成了一件非常痛苦的事情。
于是在blog里簡單地介紹下如何使用Microsoft Word的內(nèi)建功能盡可能方便地完成排版，我只提供一種可以達(dá)成自動化又方便寫的方法，就是說按照這個方法來寫論文一定會很漂亮，但是也可能有其他方法實現(xiàn)。這里附上最近用Word2010寫的中期報告的PDF檔，以作參考。
類似的功能可以舉一反三，我相信在OOo和WPS之類里都會有，我用的是Office 2010來做例子。
然后嚴(yán)重地不推薦Office 2003，也許它寫一個不需要太多排版的小說、通知沒什么問題，但是對一個需要對圖文、表格、題注、目錄進(jìn)行復(fù)雜排版的科技論文來說，Word 2003就是渣渣。
章節(jié)的編排順序是希望大家寫論文時考慮到的順序。首先要從什么開始設(shè)置，再設(shè)置什么，最后設(shè)置節(jié)。
扯了很多其他的，下面開始本文的正題。首先要說明的是，工大的論文標(biāo)準(zhǔn)都會給的很詳細(xì)，教務(wù)處賣的一個小冊子上會有說明，哪些地方該是多少磅、多少字號等。而我的說明主要都以默認(rèn)設(shè)置為例。
1頁面設(shè)置
首先，為了打印到一張A4紙上，我們需要知道A4的尺寸。然后就是頁面邊距設(shè)置出場的時候了。
左右邊距、上下邊距、頁眉頁腳距邊界，是在頁面設(shè)置里可以調(diào)的幾個地方。
這些數(shù)據(jù)的意思分別是：
2 Word里的節(jié)
頁面設(shè)置就那幾個數(shù)據(jù)需要注意，接下來的節(jié)(Section)是Word里非常好用的一個概念。這和寫文章的“章節(jié)”不是一個意思，而是Word對文檔的邏輯分割。
只要設(shè)置了不同的節(jié)，章節(jié)編號、頁眉和頁腳、乃至上面說到的頁面設(shè)置完全都可以互不干擾地存在于一篇文章之中。
不像計算機(jī)專業(yè)的同學(xué)論文基本只要A4就夠了，一些同學(xué)可能要在A3紙上畫工程圖，可以在插圖之前設(shè)置一個分節(jié)符，然后在新的一節(jié)的新頁面上，將頁面設(shè)置調(diào)節(jié)為A3紙和恰當(dāng)?shù)倪吘?。這樣一個docx文檔中就存在了多個不同紙型。
而如果需要目錄使用i,ii,iii這樣的頁碼，正文使用1,2,3這樣的頁碼，這些需求都可以將文章不同部分分屬不同的節(jié)來輕松解決。
事實上，不同節(jié)頁眉和頁腳也可以設(shè)置為和前一節(jié)相同，這樣就算多分了節(jié)也不會有壞事。推薦大家最少把封面、目錄、摘要、索引、正文、附件等內(nèi)容分別放到不同的節(jié)中。
首先把光標(biāo)定位到頁面任何一個需要分節(jié)的地方，在如下地方找到分隔符按鈕，點擊即可。
最常用的就是在新的一頁上開始新的一節(jié)了，大多情況下選它即可。如果是作家要將章節(jié)分節(jié)，可能需要設(shè)置新節(jié)從奇數(shù)頁（或者偶數(shù)頁）開始，這樣打印出來的書上每一章的第一頁都是在翻開書的右邊（或左邊）了。
3最后介紹一個好用的按鈕
按下之后就能看到所有的Word內(nèi)部排版標(biāo)識符。
最好自己體會一下光標(biāo)在某個地方，按Backspace或者Del刪除的感覺，就知道那個分節(jié)符具體是怎么回事了。
下圖為一張A4+一張A3的紙型在兩節(jié)中的搭配。
二、文字段落對應(yīng)的樣式
前面說了頁面設(shè)置和節(jié)，下面就該調(diào)整文字段落對應(yīng)的樣式了。
雖然Word有一些自動更正、按下Tab縮進(jìn)、按兩下空格自動首行縮進(jìn)兩字符、輸入一個1.再按空格可以自動編號……諸如此類的小功能，不過把它們先全部忘掉吧。
首先在規(guī)劃一篇文章的時候，只需要調(diào)整好各個樣式就行了。
一個樣式可以管理的內(nèi)容有：
Word有很多內(nèi)建樣式，但是它幾乎不會恰好符合畢業(yè)論文的要求，所以必需要自己設(shè)置。主要看字體、段落兩項，推薦再設(shè)置下快捷鍵一項，至于其他的完全不要去碰（除非論文要求正文使用3D特效或者把9寫作⑨＝。＝），那個編號雖然看著很誘人不過也不要管它，因為它會增加你的樣式復(fù)雜程度（加編號的、不加編號的樣式太多了）。
樣式設(shè)置有一個指導(dǎo)原則：當(dāng)且僅當(dāng)一篇文檔里的某種類型的文字會持續(xù)重復(fù)出現(xiàn)時，才把這種文字具有的特性作為樣式設(shè)置出來，如果沒有對應(yīng)的樣式再新建一個。
Word2003的doc樣式管理非常混亂，即使把2003編輯后的doc拿來2007下轉(zhuǎn)換成docx也不會有絲毫好轉(zhuǎn)。如下是一個doc的典型混亂的樣式列表。
顯然，這樣的樣式嚴(yán)重缺乏可讀性。
在Word中，按Ctrl+Alt+Shift+S，打開樣式列表，這里顯示的是默認(rèn)的快速樣式庫，大部分不用去管它。
首先在“正文”上點擊右鍵，選擇修改，修改正文的樣式。點擊彈出對話框中左下角的格式，分別對字體、段落、快捷鍵上進(jìn)行修改。下面會主要說一下字體和段落兩個對話框，熟悉的童鞋可以直接略過看第三節(jié)。
1正文字體
這是哈工大畢業(yè)論文的正文要求。
字體的高級設(shè)置里有些擴(kuò)展的內(nèi)容，在設(shè)置樣式的時候，除非論文格式明確要求，否則不要改默認(rèn)值。
在老師給的模板里常會有一些設(shè)置了字體高級設(shè)置，完全不知道領(lǐng)導(dǎo)們怎么想的。僅在這個時候才需要記錄下舊模板中這個高級標(biāo)簽下的數(shù)據(jù)，對著設(shè)置到我們的文檔的字體設(shè)置中。但是那樣特殊的文字一般不會重復(fù)出現(xiàn)，所以根據(jù)樣式設(shè)置的指導(dǎo)原則，不要為了老師給的文檔模板中某些特別的文字而特意設(shè)置樣式。
2正文段落
段落設(shè)置需要改的東西要多一些。第一個標(biāo)簽頁下倒是沒什么，對照著選項一個個改就行了：對齊方式（居中、兩段對齊、左對齊），左右縮進(jìn)和首行縮進(jìn)（不推薦為“正文”樣式設(shè)置首行縮進(jìn)2字符，后面會說），段前段后行距和多倍行距。
一般畢業(yè)論文會要求段前段后空多少“磅”或者多少“行”，這都是Word中文版能識別的單位。
注意，Word中段前2行指，正文與前面的正文之間空了2行或更多行。段后空1行也是一樣。段落間實際空行數(shù)取前一段段后 和后一段段前的最大值。也就是說，上面示意的兩個相同段落放在一起時，段與段之間只會空2行，而不是3行。且如果前一個段落后要空4行，那么這一段前空2 行就不生效了。
行數(shù)指頁面設(shè)置中定義的行距，默認(rèn)一頁會分割好一定行數(shù)（即文檔網(wǎng)格）。
第二個標(biāo)簽頁下有些好用的功能，特別說一下：
孤行控制
段落不會在某頁的下方僅出現(xiàn)第一行、也不會在某頁的上方僅出現(xiàn)最后一行
與下段同頁
段落會和下一個段落同一頁面（章節(jié)標(biāo)題就可以和它后面的正文處于同一頁了）
段中不分頁
段落不會分割到兩頁去
段前分頁
此樣式的段落自動放到新的一頁去（不會自動插入分頁符）
其他功能都不用改，也就不解釋了。
3樣式快捷鍵
在第一張圖所示的格式按鈕下選快捷鍵即可。按快捷鍵可以讓光標(biāo)所在段落立刻應(yīng)用上該快捷鍵對應(yīng)的樣式。一般我的設(shè)置是：
正文Ctrl+0，一級標(biāo)題Ctrl+1，二級標(biāo)題Ctrl+2，…，四級標(biāo)題Ctrl+4
更多的快捷鍵也不怎么常用了。當(dāng)然，不用快捷鍵，在快速樣式列表中手動選取也是可以的。
4新建樣式
上面提到正文不要設(shè)置首行縮進(jìn)2字符，因為正文是最主要的默認(rèn)樣式，很多樣式都基于正文的，比如表格里的文字也是正文，這樣會導(dǎo)致所有表格內(nèi)容都首行縮進(jìn)2字符，手動調(diào)節(jié)變得非常麻煩。
為此，一般再新建一個“縮進(jìn)正文”樣式，點擊Ctrl+Alt+Shift+S打開的樣式框的左下角按鈕，打開新建樣式對話框。
基準(zhǔn)當(dāng)然是正文，類型不用管就選段落，后續(xù)段落指，當(dāng)你在此樣式最后。
三、章節(jié)編號
這幾天忙著寫另一個工具，打開VS就沒法注意其他事了orz
前兩篇的內(nèi)容是頁面設(shè)置和樣式設(shè)置，其實這個時候就可以開始寫正文了，文章推薦采用這樣的設(shè)置：
為了以后擴(kuò)充方便，最好在正文前后都預(yù)留出一個節(jié)來。此時，將光標(biāo)停在正文處即可開始輸入論文內(nèi)容。
注意：要輸入的內(nèi)容只是不需要自動化生成的內(nèi)容。所有編號、圖表題注此時完全不要寫，也絕不要利用Word自動更正的編號功能（即輸入一個'1.'然后按空格自動編號）。
例如，可以先輸入幾個標(biāo)題內(nèi)容，然后分別將它們?nèi)珣?yīng)用'標(biāo)題1'樣式（記得用Ctrl+Alt+Shift+S打開快速樣式列表）。
然后就需要編號登場了。對一個系統(tǒng)的論文而言，這里不能應(yīng)用普通的編號，要使用Word提供的多級列表。
寫到后面發(fā)現(xiàn)需要來前面補(bǔ)一句，在本篇中，我們需要多級列表來完成：建立一個'級別1、級別2……'的編號列表，然后把它們分別和我們已經(jīng)設(shè)置完畢 的'標(biāo)題1、標(biāo)題2……'等樣式對應(yīng)上。這件事是在多級列表的對話框中完成的，所以下面會大篇幅講這個對話框。多級列表是Word文檔編號的核心。
1多級列表
編號右邊的那個按鈕就是多級列表，雖然系統(tǒng)有一些自定義的，不過一般不會恰好符合論文要求，所以一律選擇建立新的多級列表，打開對話框。
左下角有個“更多”按鈕，首先點擊他打開全功能的多級列表對話框。
左邊可以選擇標(biāo)題級別。需要依次對各級標(biāo)題進(jìn)行設(shè)置，一般哈工大論文推薦最多使用到4級標(biāo)題，即只能使用章、節(jié)、條、款標(biāo)題，再多就推薦各位重新編排一下論文的邏輯結(jié)構(gòu)了。總之，這里9級標(biāo)題完全夠用了。
注意下面的編號格式：
編號格式就是最后“1 畢業(yè)論文內(nèi)容概述”的前面部分。那個1是Word內(nèi)部的'域'，在此可以不用管它，你可以在前后加上漢字：“第”“章”，這樣編號依然是1,2,3，而最 后標(biāo)題的效果就是“第1章 畢業(yè)論文內(nèi)容概述”了。也就是說，那個“第1章”字樣，也完全可以由Word自動編號來做。不過軟件學(xué)院不允許使用這樣的章標(biāo)題，只能是簡單的'1 '。
默認(rèn)情況下，編號格式是：級別1[.級別2[.級別3[...]]]，如果你只想顯示第2節(jié)，而不想顯示1.2節(jié)，那么就在級別2的格式里把前面的級別1和點'.'刪掉編號樣式可以選用阿拉伯?dāng)?shù)字，或者羅馬數(shù)字等等。
這個選項非常重要，假設(shè)你選擇了'一、二、三'這樣的編號樣 式，那你自動在第二章中插圖時，圖片的編號就是“圖二-3”這樣的格式了，一般我常見的插圖都是'圖2-3'這樣的，所以輕易不要將編號樣式改成阿拉伯?dāng)?shù) 字以外的樣子，除非論文格式明確要求。
不過這也是Word的一個弱項：不能設(shè)置圖表編號的編號樣式，而必需跟章節(jié)掛鉤（可能這個是規(guī)范論文必需的？）。
至于對齊方式，一般當(dāng)然都是左對齊，對齊位置和文本縮進(jìn)位置可以自己點旁邊的上下小箭頭看一下，實際就是調(diào)節(jié)標(biāo)題的懸掛縮進(jìn)。另外，這里調(diào)整的只是標(biāo)題。當(dāng)標(biāo)題超過一行的時候同樣應(yīng)用這里的懸掛縮進(jìn)。標(biāo)題下面的段落由該段落的樣式控制，不在這里設(shè)置。
一般我喜歡利用那個設(shè)置所有級別按鈕，一次把全部對齊和縮進(jìn)都設(shè)成0 囧rz
這個鏈接需要手動調(diào)節(jié)一下，級別1鏈接到標(biāo)題1，級別2鏈接到標(biāo)題2，直到標(biāo)題5，因為我們前面要求了沒有更多的標(biāo)題，所以多的也不用設(shè)了。
這里實際都不用調(diào)，默認(rèn)就是正常的。起始編號就是指這個級別的編號從1開始，重新編號就是當(dāng)前一個級別出現(xiàn)時重新編號這個級別。下圖為一個注釋的樣例：
最后推薦把右下角插入制表符改為插入空格：
改為插入空格
因為制表符會導(dǎo)致編號和標(biāo)題之間的距離不可控制。
上述設(shè)置需要對每個標(biāo)題級別進(jìn)行設(shè)置。
至此，基本的設(shè)置就完全結(jié)束了。盡情地打字吧，然后適當(dāng)?shù)匕匆幌翪trl+1，Ctrl+2應(yīng)用不同的樣式，你會發(fā)現(xiàn)整個文檔的自動排版和自動編號完全自己完成了。
假如你在第一個標(biāo)題前回車一下，換行了，但是上面空出來的那一行卻自動標(biāo)上了'1'，原來的第一個標(biāo)題變成了2，很著急怎么辦？按一下Ctrl+0，把它應(yīng)用為正文樣式，你會發(fā)現(xiàn)整個段落的寬度和編號都恢復(fù)正常了。樣式和多級列表結(jié)合就是這么爽！
2再加更多的多級列表
最后，當(dāng)寫到末尾參考文獻(xiàn)的時候，有時會要求這個“參考文獻(xiàn)”雖然是一級標(biāo)題，但是不為它標(biāo)上章節(jié)序號怎么辦？一般這種章節(jié)只是少數(shù)，將光標(biāo)點到章節(jié)文字中間，注意上面現(xiàn)在編號按鈕是選中的，點擊它，把它取消即可。（這時如果后面還有標(biāo)題1需要編號，則跳過這個標(biāo)題接著前面的編號繼續(xù)，即相當(dāng)于這個特殊標(biāo)題1并不是級別1）。
因為默認(rèn)的標(biāo)題1樣式是跟多級列表綁定的，所以如果你后悔了，再重新應(yīng)用標(biāo)題1樣式，那編號就恢復(fù)了。
但是這種章節(jié)下面如果有2級標(biāo)題，那后果就是這個標(biāo)題2沿著前面的序號繼續(xù)了，前面是1.4那現(xiàn)在就是1.5。
也就是說，當(dāng)那個多級列表末尾結(jié)束了，甚至還有“附件1附件2“這樣的標(biāo)題需要編號，那就需要更多的多級列表了。
注意注意，建議先插入一個分節(jié)符，免得將來對這部分“附件”的頁眉頁腳做更多調(diào)整。
因為正文樣式?jīng)]有綁定過多級列表，因此首先寫附件1的內(nèi)容，把它應(yīng)用標(biāo)題1樣式。光標(biāo)停在此處，重新按照上面的方法選擇一個新的多級列表。選中此項：
然后下面的標(biāo)題1、標(biāo)題2等等樣式，就和這個全新的多級列表綁定了。
似乎本篇已經(jīng)太長了，每涉及到對話框的內(nèi)容就會這樣。目錄和圖表什么的就在下一篇再說吧。
四、圖表和目錄
到前面三篇為止論文的正文部分已經(jīng)可以很漂亮地排出來了，本篇繼續(xù)補(bǔ)充上一篇的編號之后的內(nèi)容，即給圖表編號，同時為之前編號的內(nèi)容生成目錄。
其實本篇中提到的大部分內(nèi)容都不用改，只是使用對話框里的默認(rèn)設(shè)置即可，不過還是說一下它們的關(guān)系。
1圖表題注編號
在任意一張圖或者表上面點擊右鍵，選擇插入題注，來插入圖表的題注說明。
彈出對話框中需要注意，一般國內(nèi)論文常見的標(biāo)簽是'圖1-2'或'表3-1'之類的形式，前面是大章節(jié)編號，后面是圖表在章節(jié)中的序號。但是“圖”“表”標(biāo)簽Word里默認(rèn)都沒有，需要手工點擊“新建標(biāo)簽”按鈕加上。
同時默認(rèn)也不會加上章節(jié)編號，因此點擊“編號”按鈕把“包含章節(jié)號”選中。由于論文圖表的編號要求前面的是章節(jié)號，因此相關(guān)聯(lián)的樣式直接用默認(rèn)的標(biāo)題1樣式(即章標(biāo)題的樣式)。
注意，圖、表等標(biāo)簽是由Word本身來管理的，因此當(dāng)你把這個docx拷貝到其他機(jī)器上以 后，對方在進(jìn)行Word各項操作時是無法看到這個標(biāo)簽的（比如生成圖表目錄、建立交叉引用之類）。解決的辦法是，在其他機(jī)器上也隨便弄張圖點右鍵選擇插入 題注，在該對話框中把“圖”“表”添加進(jìn)去。
一般圖的題注要求在圖片下方，表的題注要求在表格上方，注意選擇即可。
題注本身的段落由題注樣式控制，這個在樣式那篇有所提及。
2交叉引用
大多數(shù)時候，我們在圖表上下文都可以看到“如圖1-3所示”這樣的文字。顯然，按照我寫本系列的目的是絕對不會允許手工輸入這類文字的。一般我的做法是先輸入“如所示”字樣，然后插入圖表的題注，然后就使用交叉引用了。
把光標(biāo)停在正文的任意一個地方，在插入或者引用下面找到交叉引用，打開插入交叉引用對話框。
在打開的對話框中選擇要插入的標(biāo)簽，并將引用內(nèi)容的默認(rèn)值改為只有標(biāo)簽和編號。
如果你的題注格式是包含了章節(jié)號的'圖1-3'，那么這時你插入的標(biāo)簽就只是'圖1-3'了，正文就變成了“如圖1-3所示”。類似的，這里引用類型不止是圖表，還可以是段落編號，這樣也就可以實現(xiàn)“如1.2.1節(jié)所述”等更多的用法了。
交叉引用的好處就是，當(dāng)你插入新的一節(jié)，導(dǎo)致了圖表的編號有改變，此時正文雖然不會自動改正，但可以手工右鍵某個交叉引用，選擇“更新域”，然后就 自動更正了。更方便的做法是，Ctrl+A全選整篇文章，在任意一個有域的地方（交叉引用、編號、甚至目錄）右鍵，選擇更新域，有目錄時會彈出一個對話框 選擇“更新整個目錄”即可。這樣全文的編號就正常了。
如果引用類型選擇了標(biāo)題，那為了讓這個交叉引用跟著標(biāo)題編號變化，右邊引用內(nèi)容需要選擇標(biāo)題編號(完整上下文)。
交叉引用也有麻煩之處，當(dāng)不小心刪掉了一個題注或者其他編號，它相關(guān)的交叉引用均會變成“無法找到引用源”提示，即使你重新加回了一樣的題注或編號也不行，因為域已經(jīng)變了。所以建議就是，輕易不要刪除一個帶編號的段落，即便你要修正它的內(nèi)容，也不要先刪掉它再改，先把內(nèi)容填在一個地方，再把前后不要的文字刪掉。
舉一個例子，Word的引文管理其實很麻煩，雖然可以智能地加入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)的內(nèi)容，但是引文也要手工輸入，而實際上我都是從知網(wǎng)拷貝了引文格式字符串 過來的囧（例如'余慧佳;劉奕群;張敏;茹立云;馬少平;基于大規(guī)模日志分析的搜索引擎用戶行為分析[J].中文信息學(xué)報,2007, (01):109-114. '）。
然后我將這些參考文獻(xiàn)全部列到文章最后，不用多級列表，而用簡易的編號方式給它們每段編號。然后按照要求在正文中需要標(biāo)明的地方加入編號如'[2]'等。但是當(dāng)我對參考文獻(xiàn)進(jìn)行了修改時，就發(fā)生了前面說的交叉引用混亂問題。
因為交叉引用和域之間有緊密的關(guān)系，且跟我們實際看到的編號沒有必然相關(guān)，所以還是那句話，不要輕易刪掉含域的段落，即使你想修改它。這樣，我們就能舒心地利用Word自動編號了。
3插入各種目錄
有了編號就可以插入各種目錄了，在引用菜單下有普通的目錄、圖表目錄可以插。
在Word2003時，據(jù)侯捷先生所說，目錄的插入是Word通過“抽取所有包含標(biāo)題1、標(biāo)題2等樣式的段落”得來的，因此他推薦你要建立自己的樣式時，要把自己的“我的標(biāo)題一”樣式選擇基于系統(tǒng)的標(biāo)題1。
但現(xiàn)在不用那么麻煩了，如果根據(jù)前幾篇之前的設(shè)置來的話，現(xiàn)在我們的章標(biāo)題都有了兩個屬性：它即是'標(biāo)題1'，同時在段落里也是'大綱級別1'。
在引用下選擇目錄，如果懶的話可以直接選擇自動目錄一，或者選擇下面的“插入目錄”
因為自動目錄不用設(shè)置，這里說一下插入目錄的對話框。一般我們選擇3個級別，即論文要求目錄最多顯示3級標(biāo)題。點擊選項按鈕可以看到：
Word實際上抽取了帶有這些樣式的段落，和指定了大綱級別的段落，根據(jù)它們來生成目錄。
目錄的級別1、2、3等，則又是由目錄1、目錄2等樣式控制，在生成目錄之后快速樣式表里可以看到它們。例如軟件學(xué)院給的模板往往要求目錄的級別1要加粗，在目錄1樣式上設(shè)置即可。
類似這些按鈕可以插入圖表的目錄，不過我們沒有要求過，跟插入目錄的對話框類似，點擊選項按鈕都能看到這個目錄是如何跟樣式相關(guān)的。
END
