excel 2010-01-13 13:44:12 閱讀140 評論0 字號：大中小
不知道朋友們有沒有注意到在EXCEL的插入菜單欄中有一個叫“名稱”的子菜單，同時它還有五個分子菜單。如此多的選項，想來微軟做這個工具一定可以為操作者起相當(dāng)大的作用。但實(shí)際運(yùn)用中我發(fā)現(xiàn)許多EXCEL用戶用這個工具的機(jī)率很小，為什么呢？我想關(guān)鍵還是不熟悉的關(guān)系吧?，F(xiàn)在我在這里寫個小小的介紹，來說明一下“名稱”這個東東的作用。
首先說一下“名稱”它在EXCEL中是什么意思，名稱：代表單元格、單元格區(qū)域、公式或常量值的單詞或字符串。即我們在工作表中使用列標(biāo)志和行標(biāo)志引用這些行和列中的單元格時可以用“名稱”來表示。例如：下圖所示
此公式就可以用“名稱”來表示，操作方法為，打開插入菜單，進(jìn)入名稱子菜單，選定義，然后在當(dāng)前工作簿中的名稱鍵入你想起的名稱如“AA”，然后在引用位置鍵入你想代替的單元格，如B2*C2。如圖所示
定義完名稱后，那就可以看出這個“名稱”工具具體有什么作用了。我們可以在此工作表的任何位置引用AA，它的意思就是B2*C2，講到這兒，想必各位朋友已經(jīng)知道“名稱”的作用了。
下面就可以講一下定義名稱在各方面的運(yùn)用，好處，以及另外四個工具“粘貼”“指定”“應(yīng)用”“標(biāo)簽”的作用。
先講一下好處吧，第一：容易認(rèn)人理解
在上圖中，如果要合計總金額，公式為“=SUM（D2：D6）”，如果你要演示的話恐怕沒有“=SUM（總金額）”，來得一目了然吧。
第二：減少輸入工作量
如果你在名稱中定義了很長的一段公式，如“A1+B1+A3+B4+A5+B7”，命名為“BB”，那以后你需要引用這段公式，只需鍵入“BB”就可以了。同理，如果定義了文本內(nèi)容也是一樣的，如“What is the good of it” 。
第三：超出某些公式的嵌套
用過IF函數(shù)的人都了解，IF函數(shù)在EXCEL中只能進(jìn)行七層嵌套。如果你綜合利用了名稱定義就可以解決這個問題了。（七層嵌套公式太長了，我偷下懶了^_^）
第四：某些EXCEL函數(shù)只能在名稱中使用
例如：宏表函數(shù)，曾經(jīng)在老版的office中使用中，2003以后就不支持直接使用了。
EVALUATE函數(shù)，這個函數(shù)的作用是將單元格中的四則運(yùn)算進(jìn)行計算，另外各位有沒有注意到，在引用中為SHEET2！A2，它是一個相對引用，效果和EXCEL中的公式內(nèi)的相對引用完全一樣了。
還有宏表函數(shù)只能在名稱中使用。如GET.CELL函數(shù)，還有GET.DOCUMENT宏表函數(shù)。
第五：字符數(shù)超過一個單元格允許的最大量
名稱的引用位置中的字符最大允許量也是有限制的，你可以分割為兩個或多個名稱。輔助單元格也可以解決此問題，不過不如名稱方便。
第六： 圖片的自動更新連接
例如你想要在一周內(nèi)每天有不同的圖片出現(xiàn)在你的文檔中，具體做法是：
6.1 找7張圖片分別放在SHEET1 A1至A7單元格中，調(diào)整單元格和圖片大小，使之恰好合適
6.2 定義名稱MYPIC = OFFSET(SHEET1!$A$1,WEEKDAY(TODAY(),1)-1,0,1,1)
6.3 控件工具箱 – 文字框，在編輯欄中將EMBED("Forms.TextBox.1","")改成MYPIC就大功告成了。
這里如果不使用名稱，應(yīng)該是不行的。
第七：動態(tài)設(shè)定設(shè)定打印區(qū)域與頂端標(biāo)題。
在菜單插入/名稱/定義中設(shè)定一個名稱：Sheet4!print_area，其中Sheet4為工作表的名稱，!要為英文狀態(tài)下鍵入，print_area為固定，而引用中鍵入=OFFSET(Sheet4!$A$1,,,MAX((Sheet4!$A$1:$A$10000<>"")*ROW(Sheet4!$A$1:$A$10000)),MAX((Sheet4!$1:$2<>"")*COLUMN(Sheet4!$1:$2)))，這樣設(shè)定完了之后，該工作表的打印區(qū)域高就會隨第一列的內(nèi)容自動動態(tài)改變，而寬會跟據(jù)第一、二行的內(nèi)容而改變！！而設(shè)定一個名稱Sheet4!print_titles(注意點(diǎn)同上），引用為=OFFSET(sheet4!$A$1,,,sheet4!$B$1,256)，這樣頂端標(biāo)題列就可以隨B1格的值改變而改變。
第八：此外，名稱和其他，例如數(shù)據(jù)有效性的聯(lián)合使用，會有更多意想不到的結(jié)果。象引用其它工作簿的數(shù)據(jù)做為序列等。名稱之粘貼
此功能鍵的作用就是調(diào)出你在工作表中所有命名的名稱，以方便你的使用。操作過程也比較簡單，插入》名稱》粘貼，出現(xiàn)粘貼名稱對話框，選中要使用的名稱即可。它效果和在單元格內(nèi)直接輸入名稱的效果是一樣的。另外如果你點(diǎn)擊對話框中的列表按鈕，可將你定義的名稱列一個清單粘貼到你的單元格中。
名稱之指定
此功能鍵的作用是用指定單元格的方法命名。如果使用命令，插入》名稱》指定，會出現(xiàn)指定對話框，里面包括首行，最左行，末行，最右行。關(guān)于這個命令需要解說一下了。比如我選擇首行，其作用是，將首行單元格名稱定義為名稱。如A1格內(nèi)的文字為甲，A2：A4都是要引用的數(shù)字，首先選中A2：A4單元格，然后使用指定命令。然后當(dāng)你重新進(jìn)入定義名稱時會發(fā)現(xiàn)對話框內(nèi)多了一個“甲”的定義名稱。引用的內(nèi)容是=Sheet01!$A$2:$A$4，至于另外三個，我想也不用我多介紹了吧。
名稱之應(yīng)用
將公式中的單元格引用改為名稱，選中包含公式的單元格區(qū)域，在該公式中您想用名稱替換引用?；蜻x中單個單元格來將工作表上所有公式中的引用更改為名稱。在“應(yīng)用名稱”框中，單擊一個或多個名稱，接上題，鍵入=SUM（A2：A4），你會發(fā)現(xiàn)單元格內(nèi)會變成=SUM（甲）。
待續(xù)
名稱之標(biāo)簽
默認(rèn)情況下，Excel 不會識別公式中的標(biāo)簽。要在公式中使用標(biāo)簽，請單擊“工具”菜單上的“選項”，再單擊“重新計算”選項卡。在“工作簿選項”之下，選中“接受公式標(biāo)簽”復(fù)選框。如果把接受公式標(biāo)簽取消掉，公式自己轉(zhuǎn)換為區(qū)域引用。
插入標(biāo)簽就是為了創(chuàng)建容易理解的公式，并且不用定義名稱。當(dāng)視窗顯示比例很小時，標(biāo)簽區(qū)域就被藍(lán)色外框包圍，定義的名稱則不會。
使用方法在A1格內(nèi)為“數(shù)量”，A2到An為實(shí)際的數(shù)量，選中A1，插入》名稱》標(biāo)簽，添加。
添加完成以后，在C6格（任意單元格）輸入 =SUM('數(shù)量') （可以是任意計算函數(shù)）可得到A2到An的合計數(shù)量。
