高級秘書是指在國家機(jī)關(guān)中擔(dān)任省、廳級以上職務(wù)的秘書，如中央及省、廳級國家機(jī)關(guān)中的秘書長和不設(shè)秘書長的辦公廳主任等，他們可以參政議政，深入決策制定的全過程，是協(xié)助高級領(lǐng)導(dǎo)人工作的秘書。 [1] 高級秘書是秘書的最高等級。我國所指秘書、是指專門機(jī)構(gòu)、組織、企業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)安排的負(fù)責(zé)日常行政事務(wù)處理和協(xié)調(diào)的專職工作人員。
要求有溝通能力、協(xié)調(diào)能力、預(yù)見力以及判斷力。秘書可以指一政黨之內(nèi)的要職、最高者稱為總書記。
等 級
最高級
作 用
事務(wù)處理和協(xié)調(diào)等
秘書定義
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秘書（Secretary）可以指：1政黨之內(nèi)的要職，最高者稱為
總書記。2寫字樓及商業(yè)機(jī)構(gòu)內(nèi)的文員職位，專長是速記、打字、安排日程、會議、訂機(jī)票、訂酒店等。3香港決策局的最高級公務(wù)員職位。
美國聯(lián)邦政府的部長英文名稱亦為(總統(tǒng)的)部會秘書，如國務(wù)卿為Secretary of State、陸軍部長為Secretary of Army，平時稱為部長先生Mr.Secretary。
我國所指秘書，是指專門為社會機(jī)構(gòu)、組織、企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)安排的負(fù)責(zé)日常行政事務(wù)處理和協(xié)調(diào)的專職工作人員。也指私人事務(wù)助理性質(zhì)的工作人員。
職業(yè)背景
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秘書的職業(yè)要求有溝通能力、協(xié)調(diào)能力、預(yù)見力以及判斷力，同時，還要具備商務(wù)溝通、辦公管理、文書寫作、會議協(xié)調(diào)種種專業(yè)技能。國家勞動和社會保障部2003年重新頒布了《秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》，本職業(yè)有三級秘書（國家職業(yè)資格三級）、二級秘書（國家職業(yè)資格二級）。
國家勞動部早在97年就開始秘書的全國統(tǒng)一認(rèn)證，秘書的國家職業(yè)資格證書已經(jīng)成為用人單位聘用、選拔和考核人才的事實標(biāo)準(zhǔn)。在大多數(shù)企業(yè)，秘書職業(yè)資格證書與持有者個人的薪資福利掛鉤?！?a target="_blank" >中華人民共和國勞動法》第69條規(guī)定：“國家確定職業(yè)分類，對規(guī)定的職業(yè)制定職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn)，實行職業(yè)資格證書制度。”據(jù)此，湖南省勞動和社會保障廳頒布了湘勞社發(fā)[2003]192號文件，該文件規(guī)定，從2005年1月1日起，人力資源管理、營銷、秘書等9個職業(yè)嚴(yán)格實行持證上崗制度，并定期組織專項檢查。
資格鑒定
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資格審查合格并經(jīng)統(tǒng)一培訓(xùn)、考試合格后，可獲得由國家勞動部頒發(fā)、湖南省勞動保障廳核發(fā)全國通用的、職業(yè)準(zhǔn)入必備的國家唯一法定職業(yè)資格證書；電子注冊，網(wǎng)上可查詢，終生有效，全國通用。該證書用以證明持證者具備本職業(yè)所要求的專業(yè)知識、技能和職業(yè)資格，是用人單位招聘錄用、績效考核、選拔晉升的重要依據(jù)，并依據(jù)湖南省勞動和社會保障廳和
湖南省財政廳（湘勞社政字[2006]22號）文件精神可享受相應(yīng)津貼，終生有效。
詳細(xì)要求
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為適應(yīng)企業(yè)對秘書從業(yè)人員的需求，提高秘書從業(yè)人員的職業(yè)技能，根據(jù)湖南省勞動和社會保障廳《關(guān)于組織企業(yè)人力資源管理等9個職業(yè)從業(yè)人員參加全國統(tǒng)一鑒定的通知〔湘勞社函（2003）192號〕文件、湖南省勞動和社會保障廳職業(yè)技能鑒定中心《關(guān)于公布湖南省2008年國家職業(yè)資格統(tǒng)一鑒定考試時間安排的通知〔湘勞社鑒函（2008）3號〕文件的要求，為組織好2008年全省統(tǒng)考培訓(xùn)，現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：
一、鑒定培訓(xùn)目標(biāo)：
通過系統(tǒng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不僅使培訓(xùn)、考試合格人員具有良好的職業(yè)道德，基本具備扎實、全面的秘書相關(guān)知識，基本掌握秘書各相關(guān)領(lǐng)域的運(yùn)作理念，基本掌握各相關(guān)崗位的基本流程及其操作技能，能協(xié)助從事辦公室組織管理、協(xié)調(diào)運(yùn)作等實務(wù)工作，符合《三級秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》的要求；在通過國家統(tǒng)一鑒定考試合格后，可取得高級秘書（三級）國家唯一法定職業(yè)資格證書。
二、鑒定培訓(xùn)對象：
從事辦公室、行政管理的人員或有志于從事本職業(yè)工作的人員。
三、申報條件
（符合任一條件，并取得《湖南省職業(yè)培訓(xùn)證書》）：
（1）取得本專業(yè)或相關(guān)專業(yè)大學(xué)?？萍耙陨蠈W(xué)歷；
（2）從事相關(guān)工作4年；
（3）應(yīng)屆大學(xué)畢業(yè)生。
四、鑒定培訓(xùn)內(nèi)容：
秘書概述、秘書禮儀、辦公室日常事務(wù)管理、文書運(yùn)轉(zhuǎn)管理、會議管理工作、差旅安排、檔案管理與信息工作、商務(wù)溝通與協(xié)調(diào)、客戶服務(wù)、商務(wù)談判、財務(wù)稅務(wù)金融等。
五、鑒定培訓(xùn)教材：
《秘書（三級）國家職業(yè)資格培訓(xùn)教程》－專業(yè)知識、《秘書（基礎(chǔ)知識）國家職業(yè)資格培訓(xùn)教程－基礎(chǔ)知識》、《秘書國家職業(yè)資格培訓(xùn)教程－考試指南》。中心另行免費發(fā)放相關(guān)資料。
（1）培訓(xùn)方式：面授講解、案例分析、模擬考試、課外網(wǎng)上輔導(dǎo)、免費資料發(fā)放、考前總復(fù)習(xí)等方式相結(jié)合。
（2）歡迎相關(guān)單位及學(xué)校集體報名參加培訓(xùn)，集體報名可按我中心統(tǒng)一規(guī)定對培訓(xùn)費予以適當(dāng)優(yōu)惠；同時，歡迎相關(guān)單位、學(xué)校合作舉辦培訓(xùn)。我中心老學(xué)員（參加過我中心職業(yè)資格培訓(xùn)者）可按照中心統(tǒng)一規(guī)定享受優(yōu)惠。
（3）主要上課時間：平時晚上。各期培訓(xùn)、考試時間詳見湖南
考試培訓(xùn)網(wǎng)具體安排。第一次考試未通過的學(xué)員，可免費參加下期培訓(xùn)班學(xué)習(xí)。
六、報名須知：
（1）每天上午8:30-下午6:00，雙休日白天及平時中午均可報名。
（2）培訓(xùn)、報考同時進(jìn)行，報名時請?zhí)峤煌锥缯掌?，一寸照片三張，身份證復(fù)印件、學(xué)歷證或?qū)W生證復(fù)印件；并填寫《國家職業(yè)資格統(tǒng)一考試培訓(xùn)申報表》（可在湖南考試培訓(xùn)網(wǎng)下載此表格填寫）。另:報名時在本中心辦公室進(jìn)行數(shù)碼照相(用于準(zhǔn)考證)。
七、考試與鑒定：
秘書職業(yè)資格考試與鑒定評審由湖南省勞動和社會保障廳統(tǒng)一組織?？荚嚪譃槔碚撝R（含職業(yè)道德）考試、專業(yè)能力考試兩個部分，其中職業(yè)道德10分、理論知識90分，專業(yè)能力100分。兩個部分考試分別達(dá)到60分為合格。采取閉卷筆試、模擬操作等考核方式進(jìn)行。單科合格成績保留一年有效。
八、政策待遇：
凡取得三級秘書職業(yè)資格證書的人員，依據(jù)湖南省勞動和社會保障廳和湖南省財政廳（湘勞社政字[2006]22號）文件規(guī)定享受相應(yīng)津貼，其標(biāo)準(zhǔn)為：“已取得高級技能（國家職業(yè)資格三級）職業(yè)資格證書，且在相應(yīng)崗位工作的，其津貼可按不低于80元/月的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行?！?/div>
必備條件
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第一，有問題，能自己找答案。資深參謀人員應(yīng)為主管設(shè)想出合理的方法，要主管做選擇題而非
是非題。
第二，情緒問題，能自行排解。世界上95%的秘書都是女性，下個世紀(jì)無疑將是女性發(fā)展最快速也是最具挑戰(zhàn)機(jī)會的世紀(jì)。優(yōu)秀秘書必須克服自身的情緒問題，力求成熟穩(wěn)重。
第三，不斷給自己找機(jī)會?；粍訛橹鲃?。危機(jī)就是轉(zhuǎn)機(jī)。
第四，隨時準(zhǔn)備。許多秘書抱怨加班，比老總還忙，這就違反了秘書工作的要求。主管隨傳隨到這是必須的。
第五，話不多但中聽。多數(shù)主管都很忙碌，沒有時間聽閑話。所以秘書在回答前必須思考，做到能言不繁。
第六，做事有分寸。做秘書最難的一件事，是揣度主管的心意。許多反應(yīng)及作風(fēng)都是在日積月累的溝通和協(xié)調(diào)中了解的。所以過度反應(yīng)是需要避免的。
第七，凡事多觀察。秘書就像
氣象局一樣，主管及辦公室的風(fēng)吹草動都唯你是問。要適應(yīng)環(huán)境，而非要環(huán)境適應(yīng)你；要改變自己而非改變他人。
第八，能設(shè)身處地的考慮。優(yōu)秀秘書是未來辦公室資訊的整合者，在這個前提下，你所擁有的資源最多也最完整，所以你的思維應(yīng)該不是單一的，而是整合的。
第九，能扮黑白臉。許多會議和談判的場合可能需要你適當(dāng)?shù)某霈F(xiàn)，配合主管完成工作。所以你的
溝通協(xié)調(diào)能力是相當(dāng)重要的。
第十，有
公關(guān)能力。秘書工作會涉及更多的顧客服務(wù)，也就是對外涉及聯(lián)絡(luò)的能力。優(yōu)秀秘書也將逐步邁向公關(guān)經(jīng)理人或甚至發(fā)言人的角色。
工作特征
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●多樣性與系統(tǒng)性的統(tǒng)一
高級秘書的工作是非?，嵥榉彪s的，呈現(xiàn)出多樣性的特征。有俗語稱“上管天文地理，下管雞毛蒜皮”是其真實寫照。凡上司從事的工作，高級秘書都要了解；凡上司參加的活動，高級秘書都可能參加；凡外來的人員，也都要先找上司的秘書取得聯(lián)系。此外，高級秘書還要從事服務(wù)于上司的其他日常性工作。因此，高級秘書的活動范圍非常全面，體現(xiàn)出綜合性和多樣性。
但是這并不是毫無規(guī)律可循的，只要本著關(guān)心上司、服務(wù)上司、輔助上司的立場，一切的工作都可以變得簡化而又有意義：如為上司管理時間、提供良好的工作環(huán)境、搞好雜務(wù)等，都是“為上司騰出更多的時間”；接待、交際、溝通等，都是“幫助上司處理好人際關(guān)系”；為上司提供信盡、傳達(dá)信息、保管信息等，都是“輔助上司恰當(dāng)?shù)刈龊脹Q策”。它們的根本目的都是提高上司的工作效率。
●輔助性與主動性的統(tǒng)一
所謂輔助性，是對高級秘書的“權(quán)力”范圍來說的，即便是高級秘書，他(她)也是從屬于上司的，只能根據(jù)上司的決定、指示、命令來辦事，決不能超越上司，不能代替上司擅自做決定，即不能越權(quán)。高級秘書的輔助性主要體現(xiàn)在兩個方面：一是輔助決策，輔助管理；二是處理事務(wù)，即代理上司承辦各種日常的、具體的事務(wù)性工作，為上司的工作、學(xué)習(xí)、生活提供便利的條件，都是根據(jù)上司的意圖處理問題，不能自作主張。
所謂主動性，是指高級秘書對于自己職責(zé)范圍內(nèi)的工作，可 以充分發(fā)揮自己的主觀能動性和自己的聰明才智，進(jìn)行富有成效的創(chuàng)造性工作。上司不可能把握全部相關(guān)的知識，精力也不可能花在所有事務(wù)性工作上，高級秘書應(yīng)在這方面發(fā)揮自己的主動性，積極承擔(dān)起這方面的責(zé)任，如日程安排、信息傳遞、文書寫作等，主動為上司分憂解愁。高級秘書必須把輔助性和主動性統(tǒng)一起來，充分發(fā)揮自己在企業(yè)管理中的特殊的、不可替代的作用。
●原則性與靈活性的統(tǒng)一
作為協(xié)助上司從事管理的高級秘書，首先，必須在法律、法規(guī)和政策方面堅持原則性，決不能為了本企業(yè)或上司的私利而損害國家或他人的利益；而且在自己的具體工作中，應(yīng)該嚴(yán)格堅持保密原則、效率原則和實事求是的原則。高級秘書常常有許多機(jī)會接觸公司內(nèi)部的高級機(jī)密，必須有保密意識，在自己的工作和舉止言行中注意保證機(jī)密的安全。效率是對高級秘書工作的時間要求，是秘書工作的重心所在。高級秘書應(yīng)努力創(chuàng)新，盡可能縮短工作的周期，簡化辦事的過程，用較少的時間辦更多的事情。高級秘書常常接觸公司內(nèi)外、上下各方面的信息，有喜有憂，高級秘書不能弄虛作假，應(yīng)該一切從實際出發(fā)，是一說一，是二說二，有喜報喜，有憂報憂，不能摻雜個人的主觀好惡。同時在工作中，高級秘書要講究方式方法，講究策略，發(fā)揮思維的機(jī)敏性和靈活性，正確協(xié)調(diào)各方的利益和關(guān)系，使各方的利益都得到保護(hù)。
●風(fēng)險和機(jī)遇并存
古有“伴君如伴虎”之說，對于高級秘書也是如此。高級秘書是上司身邊最為親近、與上司接觸最多的人。上司的喜怒哀樂都可能轉(zhuǎn)嫁到自己身上，自己可能成為上司發(fā)泄的對象；某些時候可能本是上司的錯，上司卻為了面子而推卸責(zé)任；秘書的建議可能不被采納反倒遭至上司反感；身為女秘書，還可能招來閑言碎語……
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