無論你現(xiàn)在從事著怎樣的工作，無論你是領(lǐng)導(dǎo)還是員工，毫無疑問每一天都有大量的事情等著你去做。從早到晚，我們就像一個機器一般，仿佛被預(yù)先設(shè)定好了各種各樣的程序，按部就班的做著一切。等真正緩過神來的時候，一天的時間很快就過去了。
也許這并不是我們認為的最佳狀態(tài)，是時候為自己的生活和工作做出改變了?！皶r間管理”作為一個新鮮的名詞映入眼簾，其重要性不言而喻，越來越多的人都在尋求著高效管理時間的方法，為了解燃眉之急，以下歸納出能讓你高效工作的時間管理五大步驟，希望對你有所幫助：
在進行任何改變之前，先要確認好你的工作現(xiàn)狀。這不僅可以清晰的發(fā)現(xiàn)問題，還能更加直觀的找到解決方法。這是時間管理的第一步，也是最重要的一步，它常常被人忽視，因為它很容易自欺欺人。你會想當然的認為，不就是完成了1、2、3等那些工作上的事嗎？除此之外，我也沒干別的。其實，如果你沒有通過嚴格清晰的記錄，僅憑自己頭腦中的印象，你就很難發(fā)現(xiàn)問題。
這里提供兩種方法：
第一種方法是估計時間花費。如上圖所示，我們將時間劃分為完成任務(wù)所需的“可計劃時間”（plannable time）和不可避免的“反應(yīng)時間”（reactive time）。我們會發(fā)現(xiàn)我們的大部分時間其實都是不可控的，真正用于完成實際工作任務(wù)的時間也許只占了不到20%。
第二種方法，也是最直接有效的方法就是使用時間日志。它會逐一的記錄你在一天中的每個時間段分別都做了什么，以及這個星期做了什么，如果有多余的時間，你會用來做什么。絕大多數(shù)人通過記錄時間日志，都會有“驚人的發(fā)現(xiàn)”。
因為你會發(fā)現(xiàn)其中的某一件事情所花費的時間比你想象中的多了很多，甚至于好幾倍。而這正是問題的關(guān)鍵所在。一旦你通過有效的方法解決了它，你會發(fā)現(xiàn)你的工作原來也可以如此輕松。
目標的作用不言而喻。做任何事情之前一定要有明確的目標，而且最好是十分具體且量化的。一旦目標模糊，你的行動也會變得捉摸不定，思想也會猶豫不決。國外有一套優(yōu)秀的SMART目標原則，大家可以參考學(xué)習(xí)。
SMART原則即：具體（specific）、可衡量（measurable）、可實現(xiàn)（achievable）、現(xiàn)實（realistic）和定時（timed）。
舉一個例子來說，大家更容易理解。比如一個演講者想要舉辦一場課程培訓(xùn)的演講，如果目標僅被確定為：“把這場演講做好，讓聽眾有所收獲，達到課程培訓(xùn)的效果?！蹦蔷褪且粋€模糊的目標，是沒辦法具體落實的。我們可以按照以上的SMART原則來對這個目標進行拆分：
具體（specific）：要以適應(yīng)聽眾的方式和風(fēng)格來計劃演講，并增強表達的效果。
可衡量（measurable）：如何知道完成了這個目標呢？我們需要設(shè)計一些小調(diào)查和互動游戲，通過這樣的方式來檢驗自己的演講效果。
可實現(xiàn)（achievable）：這對演講者自身的素質(zhì)和能力提出了要求，演講者是否具備足夠的經(jīng)驗和水平來實現(xiàn)這個目標呢？
現(xiàn)實（realistic）：能否真正通過這短短的一場演講來達到預(yù)期的效果，是否需要在之前做很多準備工作，以及后續(xù)的跟蹤調(diào)查行動。
定時（timed）：這個課程演講應(yīng)有具體的時間規(guī)定，需要進行仔細的拆分，確定每一個時間段所講述的具體內(nèi)容。并在規(guī)定時間內(nèi)圓滿完成，以達到整體效果。
其實，很多人都有做計劃的習(xí)慣，只是做計劃的態(tài)度和方式不對。很多人的計劃最終沒能實施的原因只有兩個，第一就是計劃模糊，不具體；第二就是沒有及時的審查和調(diào)整，一旦遭遇突發(fā)情況，就全盤崩潰了。
針對這兩個問題，想要高效的管理好自己的時間，就必須明確的制定出書面的計劃，并對其進行定期的審查和更新。所以，有人稱之為：滾動計劃（rolling plan）。
通過書面寫下來的計劃，讓你一目了然，你能很清楚的知道這一個月，這一周，以及這一天，需要做哪些具體事情。而實際上的工作現(xiàn)狀遠比你計劃當中要復(fù)雜得多，當出現(xiàn)問題時，就要懂得隨時調(diào)整，有了它，你可以對某個固定時刻的剩余工作量一目了然，你也知道應(yīng)該如何合理主動的利用時間，去超越你的計劃。
這些計劃工作看起來很繁瑣，記錄起來也很麻煩，可是一定要告訴自己不要灰心。只要你養(yǎng)成了習(xí)慣，并在實際工作中不斷微調(diào)，你會迅速的找到最符合你當下工作狀態(tài)的最佳方法，而這些計劃工作純粹是“磨刀不誤砍柴工”，它們只是訓(xùn)練你，讓你更好的完成目標，養(yǎng)成習(xí)慣而已。
如上所述，我們在實施計劃的過程中，難免會遭遇各種無法預(yù)測的事情。使得大量本來可控的時間瞬間流逝，而令人懊悔不已的是，這些突如其來的打斷，往往并不是由于事情的特殊和緊急，而大多數(shù)是一些無關(guān)緊要的事情。
面對這樣的情況，你可以采取兩種方法直接消除它們的影響。
第一，直接拒絕。面對很多無厘頭的打擾，我們必須有自己的原則，勇于說“不”，這樣會使你清閑不少，久而久之，那些干擾因素也會自覺無趣而不再打擾，何樂而不為呢？
第二，合理推遲。既然事情不是很緊急，那么就不要占用當下完成重要任務(wù)的時間，等自己處理完這些“大頭”之后，再騰出時間來集中處理這些“小頭”，既能主次分明，又做到了“面面俱到”，也不失為一大妙計。
總之，在面對突發(fā)的“危機”時，一定要理性的對待，切不可產(chǎn)生不必要的負面情緒，只需積極面對和靈活繞過去即可。負面情緒是一切的殺手，如果沾染上了它，別說高效工作，就連最基本的正常工作也無法進行了。
思考，是上帝賜給人類最好的禮物。有了思考，人們就與動物產(chǎn)生了本質(zhì)的區(qū)別。想要真正的做到“高效工作”，僅僅依靠上述的步驟和技巧，還是遠遠不夠的。我們必須養(yǎng)成時刻思考的習(xí)慣，用最好的方法來推動工作向前進展。
尤其是對于一個管理層人員來說，你所處的層級越高，就越需要花更多的時間在思考，計劃和決策上，而不是去做其他那些具體的事情。因為你的一個想法和決策往往決定著整個公司未來的命運。
即使我們并非管理者，我們也要養(yǎng)成勤于思考的習(xí)慣。在做時間管理計劃時，必須要安排出一段固定的時間好好的思考，思考整個工作計劃，思考改進工作，提升效率的具體方法，因為與其他的按部就班的重復(fù)工作相比，思考才是最有生產(chǎn)力的事情，無論對于你的工作，還是個人發(fā)展而言，都起著舉足輕重的作用。
實際的時間管理中，還會有很多小技巧，根據(jù)不同的行業(yè)，以及不同的身份，職業(yè)，地位的不同而有差別，有人說，想要做好時間管理，只需要按照一套固定的系統(tǒng)來就好了。
其實，最好的系統(tǒng)便是自己通過實踐，不斷總結(jié)，微調(diào)，而形成的最終與自己相適應(yīng)的系統(tǒng)，除了按照以上五大步驟做好時間安排外，以下這三個原則也不容忽視，它們能夠為你保駕護航，確保時間更高效的利用起來。
這一點在之前有提到過，能夠拒絕的一定要勇于拒絕，拿具體的對象來說，你可能要拒絕你的同事，下屬，甚至于你的老板。
對于同事的請求，你必須找到一個平衡點，雖說能力范圍內(nèi)的互幫互助，能夠為自己的人際關(guān)系加分，可是如果事無巨細，什么要求都答應(yīng)的話，一定會顧此失彼，在別人的稱贊中忘掉自己手頭的重要工作。你應(yīng)該有自己的原則，要記住，如果不是你該做的事情，并不是每一件你都要去做。
對于你的下屬，你需要做的不是替代而是引導(dǎo)和決策，當然如果他們真的需要你的幫助，你也一定不能袖手旁觀。對于老板來說，并不是每一個老板的決策都是英明神武的，在特定的條件下，我們可以通過協(xié)商和談判，讓他改變自己的某些決定，從而避免不必要的工作負擔，提升團隊整體的工作效率，也同時節(jié)省了自己的時間。
有些天生的完美主義者，總希望在工作中，自己能把控好每一個細節(jié)，盡量做到盡善盡美，于是總是不斷的自我優(yōu)化，以追求更加完美的狀態(tài)，這雖然是積極正面的，可是我們必須在質(zhì)量，時間和成本這三者上找到平衡。
多年前，一個做服裝生意的親戚準備向工廠下單做一批褲子，在經(jīng)過了精心的市場調(diào)研，完美的策劃和不斷的調(diào)整優(yōu)化中，歷時3個月，褲子終于投入了批量生產(chǎn)，這位親戚馬上開始做詳細的營銷計劃。而令人意想不到的是，如此完美的準備工作下，卻并沒有帶來褲子的暢銷，反而一度陷入了滯銷，這位親戚百思不得其解，其中一位朋友直言不諱：時間過去了這么久，別說市場熱度消退了，現(xiàn)在也到了換季的時候，怎么能賣得出去呢？親戚聽完恍然大悟。
因此，我們在做一件事情的時候，不要一開始就一味的追求完美，必須考慮到“時間成本”的重要性。時間雖然不是金錢，卻比金錢重要多了，有人說：時間是最大的成本。尤其是現(xiàn)在的市場競爭白熱化，很多時候都是在與時間賽跑，所以，我們必須對市場動向了如指掌，從全局出發(fā)，在這種情況下，完成真的比完美重要多了。
我們的生活不僅僅只有工作，每個人都希望擁有一段屬于自己的“美好時光”，這可能是你與家人共進晚餐，或者是與妻子閑庭漫步，又或者是陪伴小孩，與他們共同成長。有人認為，我們進行時間管理，開啟高效工作的模式，其實就是為了節(jié)省時間，去做自己真正想要做的事情，去享受與家人在一起的幸福時光。這樣的說法并不為過，也是絕大多數(shù)人的共同心聲。
所以，當我們把眼界放寬，提升一個高度再來看“時間管理”這個問題，也就是不只是關(guān)注于工作時，我們應(yīng)該對自己的時間做出更好的規(guī)劃。明確自己在工作，旅行，陪伴家人或者其他特定事情上所需要花費的時間。
比如，每周一次家庭活動，每月一次旅行等，這些可以作為對自己的獎勵，也是對家人的一種承諾，還可以增加我們的幸福感，讓我們更有動力去思考和完成自己的工作。相信在這樣莫大的精神鼓舞下，我們一定會更積極主動的規(guī)劃好自己的時間，踏上“高效工作”的光明大道。
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