韓英是某家教育培訓(xùn)機構(gòu)的外聘美術(shù)教師，入職時便與該教育機構(gòu)簽訂了為期3年的勞動合同，在勞動合同履行第二年時，韓英很偶然的得知了，教育機構(gòu)在一次樓上樓下搬家時，把所有人的勞動合同丟失了，于是韓英心生一計，在咨詢過專業(yè)人士后，向所在地勞動爭議仲裁委員會提出申請，主張該教育機構(gòu)未與其簽訂勞動合同的二倍工資，教育機構(gòu)極力抗辯稱：勞動合同肯定是簽了，但是因保管不善丟失了......教育機構(gòu)并未就“丟失”向法庭遞交證據(jù)。因此仲裁最終支持了韓英的申請請求。
事后該教育機構(gòu)就本案向?qū)I(yè)律師請教，如何處理？
分析：根據(jù)《勞動合同法》82條規(guī)定，用人單位自用工之日起超過一個月不滿一年未與勞動者訂立書面勞動合同的，應(yīng)當(dāng)向勞動者每月支付二倍工資。就上述案例中的教育機構(gòu)，在庭審中未舉證證明自己與勞動者簽訂過勞動合同，也因此仲裁支持了勞動者的訴求。
教育機構(gòu)表面看是委屈冤枉的，但實際來看，導(dǎo)致教育機構(gòu)敗訴的原因主要是因為對勞動合同保管不善而導(dǎo)致的。無論是《勞動法》、《勞動合同法》還是相關(guān)法律，究竟該如何保管勞動合同未有明確規(guī)定，那么用人單位究竟在實務(wù)如何避免因丟失而造成的法律風(fēng)險呢？
我們給出實務(wù)操作技巧：
1、在勞動者與用人單位簽訂了勞動合同后，用人單位應(yīng)妥善保管勞動合同，建立專檔專管。
2、另外為了避免因丟失而導(dǎo)致不可控的法律風(fēng)險，用人單位在員工入職時可以讓員工多簽訂幾份勞動合同，分部門分主管保管，以保證即使是丟失了一分，仍然不影響，已簽訂勞動合同的事實。
3、與員工簽訂了勞動合同后，讓員工出具勞動合同已簽收的證明，該操作就是為保證，簽訂了勞動合同后，用人單位已經(jīng)將勞動合同文本交付至員工手中。（避免了用人單位簽訂勞動合同后沒有給員工交付的法律風(fēng)險）
4、在簽訂勞動合同時，一定要讓員工親自捉筆簽字（筆是用人單位提供），絕對不能離開用人單位視線而簽字，實務(wù)中我們遇到過，有的員工用消字筆簽名，事后員工的簽名自動消失，該員工主張用人單位未與其簽訂勞動合同。（用人單位冤枉死了）另外，員工在簽名時，不能字跡潦草，最起碼要能明確辨認。
5、在簽訂勞動合同時，印章一定是用人單位的印章，而不是具體的工作部門。既然是簽訂勞動合同，一定要保障合同的主體是對的。實務(wù)我們也經(jīng)常遇到，用人單位是銷售科部門、或是后勤部門，或是其它的工作部門，招聘權(quán)在實務(wù)中是可以下放，但是用工的主體一定得是用人單位。
6、對于不愿意簽訂勞動合同的員工，用人單位應(yīng)立即終止用工關(guān)系，以免自己帶來法律風(fēng)險，需要注意的是，終止的同時應(yīng)先固定員工不愿意勞動合同的證據(jù)，而后再終止用工。
