之前在國(guó)外工作時(shí)，我養(yǎng)成了一個(gè)“follow up(跟進(jìn))”的做事習(xí)慣。如果我約好一個(gè)人兩周后見(jiàn)面，我首先將時(shí)間鎖定在我的日程表上。到會(huì)議兩天前，日程表會(huì)提醒我再去確認(rèn)這個(gè)會(huì)議。
據(jù)我觀察，在我多年的工作經(jīng)驗(yàn)中，好像很少出現(xiàn)會(huì)議最后會(huì)變化或取消。而且每次見(jiàn)面，我必然會(huì)約好下次的見(jiàn)面時(shí)間，然后到約會(huì)前一兩天再去確認(rèn)。這與我的習(xí)慣有關(guān)，我喜歡主動(dòng)，同時(shí)，我喜歡主動(dòng)跟進(jìn)事情，促進(jìn)事情的進(jìn)展。
相反，我覺(jué)得不及時(shí)跟進(jìn)會(huì)帶來(lái)負(fù)面分。比如我的一位同事，不是很喜歡做跟進(jìn)的溝通。當(dāng)事情交給他后，會(huì)很久沒(méi)有聲音。過(guò)了幾個(gè)星期我突然想起來(lái)，就問(wèn)他到底怎樣了，他說(shuō)：“完成了?！笨赡芩€以為有分加，誰(shuí)知道在我心里已經(jīng)減了兩分。
減兩分是有原因的。
首先，因?yàn)闆](méi)有反饋的話，我就會(huì)一直以為這個(gè)事情未完成。就算他已經(jīng)做完，卻因?yàn)闆](méi)有告知，因此這個(gè)事情并沒(méi)有反饋到我這里，從而影響我對(duì)整個(gè)事件的把握，這里扣一分;其次，如果我從別的渠道聽(tīng)說(shuō)這個(gè)事情已經(jīng)完成，但作為事件負(fù)責(zé)人的我居然不知情，這個(gè)事情的核心進(jìn)度都不再我的把握范圍內(nèi)，因此也會(huì)扣一分。
有人認(rèn)為這是習(xí)慣問(wèn)題，但我認(rèn)為這也許是一個(gè)價(jià)值觀問(wèn)題。如果認(rèn)同“溝通”的意義，就并不認(rèn)為這是工作之外的事情，也不以忙碌等借口來(lái)排斥，那么整個(gè)工作事件就絕對(duì)不會(huì)少了溝通，而且事情絕對(duì)是更有效率的。
1
基層員工更應(yīng)該注重及時(shí)溝通
我以前培養(yǎng)基層銷售人員時(shí)，會(huì)要求他們每天一次電話匯報(bào)，其實(shí)就是為了培養(yǎng)一個(gè)溝通的習(xí)慣。而且，我還會(huì)教他們?cè)鯓訁R報(bào)，這樣如果碰到問(wèn)題我們可以馬上一起解決。到后來(lái)員工養(yǎng)成了這種及時(shí)匯報(bào)的習(xí)慣，當(dāng)我改為每周匯報(bào)時(shí)，有些員工還有些不適應(yīng)。
就如培養(yǎng)基層員工的溝通習(xí)慣一樣，其實(shí)并沒(méi)有天生的溝通高手，“溝通達(dá)人”都是有意識(shí)地去學(xué)習(xí)以及養(yǎng)成習(xí)慣的。而學(xué)習(xí)的第一步，就是正確認(rèn)識(shí)溝通的價(jià)值。要把溝通當(dāng)做事情的一部分，而且是非常重要的一部分。一旦溝通開(kāi)始，就表示事情開(kāi)始了。
以助理訂機(jī)票的事情為例。假如老板要后天飛北京，靠譜的助理定義這件事就是將老板順利地送到北京然后順利地接回來(lái)。整個(gè)過(guò)程他會(huì)先走一遍，在自己的腦海里先走一次流程，連老板沒(méi)有碰上的他都想到了。
而有些助理卻不同。他一不問(wèn)時(shí)間，二不問(wèn)事情，隨便定下了機(jī)票后也不告知老板已經(jīng)完成。雖然看似他的工作已經(jīng)完成，但其實(shí)因?yàn)榍啡绷嗽S多溝通，所以這張機(jī)票也許會(huì)遇到要“退訂”、“延期”等等遭遇。
非常明顯的兩種對(duì)比。第一種，助理的小心程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)了你，這樣當(dāng)老板的才能完全放心。不然，遇到第二種助理就輪到老板整天在幫助理查漏補(bǔ)缺?？梢?jiàn)，缺乏溝通的助理沒(méi)有增值，反而成為負(fù)擔(dān)了。
這個(gè)例子里，一個(gè)靠譜的助理將“溝通”定義“訂機(jī)票”這件事情中：首先是問(wèn)清楚航班的型號(hào)、時(shí)間、座位的要求;然后在訂好機(jī)票后，會(huì)將一切確定的信息反饋給當(dāng)事人，讓他知道這件事情已經(jīng)結(jié)束。
因此，任何事情必然有溝通的部分，而且是到位的溝通。不到位的溝通，雖然實(shí)際上你做了8分工作，但最后給扣了4分;但如果溝通有效，7分工作變成10分。
2
下屬可用SMART工具主動(dòng)溝通
所以一個(gè)專業(yè)的職業(yè)經(jīng)理人必須要重視溝通。溝通讓你出色，但也可能讓你出局，必須要十分重視。
但如果是你的上司不善溝通，還反過(guò)來(lái)怪你溝通不足，那怎么辦?如果你是下屬，你可以利用SMART 來(lái)將溝通“機(jī)制”搭好。SMART中，S指的是Specific(具體的);M指的是Measurable(可衡量的);A指的是Achievable(可行的);R指的是Relevant(相關(guān)的);T指的是Time(時(shí)限)。
當(dāng)上司將對(duì)你的期望說(shuō)完之后，你可以用SMART作為一個(gè)反饋工具。比如，會(huì)有這樣的對(duì)話：“老板，我聽(tīng)到你對(duì)我的要求了，我怕聽(tīng)錯(cuò)了，還是重復(fù)一次讓你確認(rèn)一下比較好。我具體聽(tīng)到的是??你是否同意?”、“要衡量這件事情是否做成功，我覺(jué)得還是要沿用你一直在推動(dòng)的KPI機(jī)制。你看看我建議這個(gè)KPI是否可行，或者你有其他KPI的建議?”、“我想與老板分享一下我聽(tīng)懂你的要求后我的一個(gè)判斷。我認(rèn)為這件事情絕對(duì)是可行的，但是以我目前手上的資源來(lái)說(shuō)，我可能要放慢一下我另外一個(gè)項(xiàng)目的速度，如果你可以接受的話，我們可以馬上開(kāi)始這個(gè)項(xiàng)目。”、“我希望能夠每?jī)蓚€(gè)星期給你一個(gè)簡(jiǎn)單的進(jìn)度匯報(bào)，就給你發(fā)一條微信，有必要時(shí)再開(kāi)會(huì)。您覺(jué)得這樣可以嗎?”
可見(jiàn)，溝通一開(kāi)始就不能停下來(lái)，持續(xù)的溝通是任何關(guān)系改善必經(jīng)的環(huán)節(jié)。職業(yè)經(jīng)理人必須要將“跟進(jìn)”作為一種職場(chǎng)基因來(lái)培養(yǎng)，“等待”的心態(tài)一定不會(huì)讓你在職場(chǎng)有太順利的發(fā)展。
■ 文 / 林正剛 剛逸領(lǐng)導(dǎo)力公司CEO、前思科中國(guó)區(qū)總裁（本文首發(fā)于《經(jīng)理人》雜志2019年05月刊）
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