當(dāng)我們實(shí)踐了高效時(shí)間管理的前面三個(gè)步驟之后，已經(jīng)可以清楚的認(rèn)識(shí)到自己在時(shí)間分配上的現(xiàn)狀，并通過(guò)做減法削減了很多不必要的工作，同時(shí)通過(guò)購(gòu)買專業(yè)服務(wù)進(jìn)一步節(jié)省時(shí)間。

接下來(lái)，我們來(lái)聊一下如何提高自己做事的效率。這是高效時(shí)間管理的第四個(gè)步驟，如果說(shuō)通過(guò)前面三個(gè)步驟的實(shí)踐，我們已經(jīng)塑造好高效時(shí)間管理的骨架和外形，那么第四個(gè)步驟可以算是一種精雕細(xì)琢，能夠讓我們更有效的管理時(shí)間。我把它歸納為七個(gè)小方法。

1 善用記事本，把它作為時(shí)間管理的起點(diǎn)

無(wú)論是紙質(zhì)的還是手機(jī)中的電子記事本，都是時(shí)間管理必須使用的工具。因?yàn)樗軐⑽覀兝脮r(shí)間的方法一目了然地羅列出來(lái)，非常簡(jiǎn)便。

俗話說(shuō)“好記性不如爛筆頭”，我們的大腦每天都要記憶很多內(nèi)容，大腦里面各種事情交織在一起，難免出現(xiàn)偏差，特別是對(duì)于時(shí)間管理計(jì)劃這種有嚴(yán)格順序的內(nèi)容來(lái)說(shuō)，則更是如此。所以我們應(yīng)該把有關(guān)時(shí)間管理的計(jì)劃通過(guò)記事本記錄起來(lái)，讓我們不用專門(mén)動(dòng)腦去記憶這些內(nèi)容，而是把精力集中用于思考和其他更復(fù)雜的事情上。

好記性不如爛筆頭

但是，不少人只是在記事本上寫(xiě)下一些重要內(nèi)容，或者近一兩周的的計(jì)劃安排。這就會(huì)讓我們分難分清事情的先后順序，也難以讓我們觀察自身的進(jìn)步，從而變得較為被動(dòng)。所以，我們需要更為主動(dòng)的利用記事本去確保我們的時(shí)間。

對(duì)于需要坐班的上班族，由于必須待在公司，行動(dòng)受到公司規(guī)定的限制，所以我們每天有大概9-10個(gè)小時(shí)的時(shí)間比較被動(dòng)，克服方法就是：首先在一定程度上擬定自己的時(shí)間管理計(jì)劃，同時(shí)要學(xué)會(huì)拒絕與自己的計(jì)劃相沖突的突發(fā)事件。一開(kāi)始，我們可以拒絕一些相對(duì)容易拒絕的工作，并把節(jié)省下來(lái)的時(shí)間用在自身投資上，逐漸增強(qiáng)核心競(jìng)爭(zhēng)力，逐步擴(kuò)大可以拒絕的突發(fā)事件的范圍，從而增加對(duì)上班時(shí)間的自主控制力。

合理規(guī)劃目標(biāo)

如果實(shí)在沒(méi)有目標(biāo)，那就假定一個(gè)，并根據(jù)這個(gè)假定的目標(biāo)來(lái)分配時(shí)間，這樣我們就有了方向和動(dòng)力，并且能夠在行動(dòng)過(guò)程中找到真正的目標(biāo)，從而避免因?yàn)楠q豫不決而浪費(fèi)的時(shí)間。

但是如果我們?cè)谟浭卤旧弦?guī)劃一些非?？鋸?，難以實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)或者內(nèi)容，那就沒(méi)有意義了。因?yàn)樗^目標(biāo)和計(jì)劃，都是指導(dǎo)我們分配時(shí)間的準(zhǔn)則。如果全都寫(xiě)些不可能完成的任務(wù)，就只能變成紙上談兵，所以我們需要經(jīng)常翻閱記事本，不斷的核查反思，修正我們的行動(dòng)計(jì)劃。

2 養(yǎng)成健康的生活習(xí)慣

身體是革命的本錢，沒(méi)有健康的體魄，就難以長(zhǎng)期維持充沛的體能和精力，其他很多事情也就無(wú)從談起。同時(shí)，健康而有規(guī)律的生活節(jié)奏也是我們有效執(zhí)行時(shí)間管理計(jì)劃的前提，所以我們必須養(yǎng)成健康而有規(guī)律的生活習(xí)慣，而養(yǎng)成良好生活習(xí)慣的基礎(chǔ)是保證睡眠時(shí)間和均衡的飲食。

主要說(shuō)一下睡眠。人類的睡眠可以分為深睡（大腦進(jìn)入Rapid Eye Movement sleep -REM狀態(tài)，眼球運(yùn)動(dòng)加快，會(huì)做夢(mèng)）和淺睡（大腦不在REM狀態(tài)，即None-REM）兩種，一個(gè)完整的睡眠循環(huán)是從None-REM到REM，再到None-REM，這個(gè)周期大概需要90分鐘。我們夜間的整個(gè)睡眠時(shí)間中，REM大概占25%，non-REM占75%。

REM和None-REM睡眠的腦波情況

我們每天需要確保的睡眠時(shí)間是7-8小時(shí)，其中夜間睡眠確保7小時(shí)，中午最好能午休。良好的夜間睡眠不但有助于我們新陳代謝，而且也能讓大腦吸收和規(guī)整白天接收到的信息，而且這也是我們?nèi)祟愖钪匾男菹⒎绞?，不用多說(shuō)。

高效的午睡

再特別說(shuō)一下午休，其目的是恢復(fù)精力和學(xué)習(xí)能力。這是一個(gè)非常有用，而且技巧性比較強(qiáng)的休息方式。根據(jù)目前的研究結(jié)果顯示，而午睡以不進(jìn)入深睡為宜。而10分鐘的午休時(shí)間效果最佳，可以改善醒來(lái)之后2小時(shí)左右的精神效果。從這里我們又可以發(fā)現(xiàn)，其實(shí)午休這種短時(shí)睡眠，可以充分應(yīng)用到其他時(shí)間段，只要我們每天長(zhǎng)期從事高強(qiáng)度的腦力活動(dòng)，差不多每隔2小時(shí)左右就可以小憩10分鐘（僅僅閉眼靜養(yǎng)都可以），以確保我們?cè)谇逍褧r(shí)維持充沛的精力和學(xué)習(xí)能力。

3 借助他人的力量，增強(qiáng)克制力

很多人都發(fā)現(xiàn)，在單位上班會(huì)讓生活變得很有規(guī)律，而在家休息，則容易導(dǎo)致心情松懈，拖拖拉拉的。這就是因?yàn)橛袉挝坏囊?guī)章制度的強(qiáng)制力量在約束自己，所以我們?cè)诿鎸?duì)自身力量難以完成的工作室，可以通過(guò)和別人約好時(shí)間，再反過(guò)來(lái)制定自己的計(jì)劃，這樣就能強(qiáng)迫自己去完成。

借助他人之力

4 從認(rèn)知、情緒和行動(dòng)三方面入手，克服拖延

作為高等生物，我們都有趨利避害的本能，當(dāng)我們面臨困難時(shí)，潛意識(shí)里總會(huì)傾向于選擇逃避困難。但是，拖延不僅僅是簡(jiǎn)單的逃避行為，這個(gè)過(guò)程包含了一系列互相影響的認(rèn)知、情緒和行為。我們每一次做出拖延行為時(shí)，總會(huì)產(chǎn)生一時(shí)的放松、希望、舒坦等愉悅感受，由于這種感受會(huì)不斷的即時(shí)強(qiáng)化我們的拖延行為，從而讓我們更容易再次做出拖延的決定，即便在事后，我們對(duì)自己的拖延行為感到懊悔，內(nèi)心的自責(zé)比剛才一時(shí)的愉悅強(qiáng)烈一百倍，但由于這種自責(zé)并不是即時(shí)發(fā)生的，所以無(wú)法抗衡即時(shí)強(qiáng)化對(duì)我們拖延行為的影響，久而久之，拖延就成為了根深蒂固的習(xí)慣。

克服拖延

拖延的習(xí)慣是進(jìn)行高效時(shí)間管理的大敵，我在《高效工作4》中詳細(xì)分享了克服拖延的具體方法，治標(biāo)治本！，大家可以去看看。這里簡(jiǎn)單介紹一下如何從情緒方面克服拖延。

— 中斷：當(dāng)我們察覺(jué)到導(dǎo)致拖延的消極情緒出現(xiàn)時(shí)，要識(shí)別出導(dǎo)致拖延的原因，并立即中斷我們即將付諸實(shí)施的拖延行為，進(jìn)行自我審視。

— 遏制：動(dòng)用我們的一切認(rèn)知、情緒和行為資源，遏制我們拖延的沖動(dòng)。

— 反思：思考當(dāng)前發(fā)生的事情，當(dāng)我們遏制住拖延的渴望時(shí)，我們感受到什么樣的情緒？我們希望達(dá)成什么樣的目標(biāo)？

— 推理：假設(shè)如果我們服從了拖延的渴望，其后果是什么？如果拒絕拖延而繼續(xù)堅(jiān)持既定計(jì)劃，會(huì)有什么結(jié)果？我們計(jì)劃下一步做什么？

— 抉擇：通過(guò)實(shí)踐感受拒絕拖延帶來(lái)的益處，感受當(dāng)我們建立起對(duì)自己和正在做的事務(wù)的掌控感，感受真正主宰我們的情緒所帶來(lái)的愉悅，逐漸擺脫導(dǎo)致拖延的負(fù)面情緒。

5 充分準(zhǔn)備，有的放矢，提高溝通的效率

溝通是我們生活中不可缺少的一個(gè)環(huán)節(jié)，無(wú)論我們是在打電話，還是在開(kāi)會(huì)，或者是在發(fā)短信，聊天等等，都是在與他人進(jìn)行溝通，溝通的要點(diǎn)在于：不是你告訴了別人什么，而是別人聽(tīng)到了什么。

高效的溝通

溝通是如此重要，但是低效率的溝通也會(huì)浪費(fèi)我們很多時(shí)間。對(duì)此我分別針對(duì)常用的三大溝通方式分享我的心得

— 電話溝通：打電話之前把自己想要問(wèn)的問(wèn)題和希望互通的信息列個(gè)清單，記錄通話中獲取的關(guān)鍵信息，記錄自己和其他人需要處理的下一項(xiàng)工作，以及未完成的工作。工作時(shí)間少接或不接聽(tīng)無(wú)關(guān)緊要的電話。

— 即時(shí)通信工具溝通：不要閑聊與當(dāng)前工作無(wú)關(guān)的話題，除開(kāi)與工作密切相關(guān)的群之外，各個(gè)聊天群都設(shè)置來(lái)消息不提醒。溝通內(nèi)容要寫(xiě)得簡(jiǎn)短，明確，不要延展到無(wú)關(guān)話題。

— 會(huì)議溝通：做好會(huì)前準(zhǔn)備，提前發(fā)放會(huì)議備忘錄給各位參會(huì)者（內(nèi)容包括主題，討論要點(diǎn)，要達(dá)成的目標(biāo)，會(huì)議時(shí)間以及會(huì)議預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)等），并準(zhǔn)備好各種會(huì)議工具（白板、筆、投影儀、錄音器、擴(kuò)音器等）。會(huì)議室要選用比參會(huì)人數(shù)所需空間稍小一點(diǎn)的，擁擠的空間容易讓人產(chǎn)生興奮感，從而促進(jìn)踴躍發(fā)言，嚴(yán)格控制會(huì)議總時(shí)長(zhǎng)，明確會(huì)議結(jié)果及各部分工作的負(fù)責(zé)人，通過(guò)會(huì)議記錄發(fā)放給參會(huì)人，并由參會(huì)最高管理者跟蹤落實(shí)。另外可以嘗試在臨近下班之前的半小時(shí)，站著開(kāi)會(huì)，并控制每個(gè)人的發(fā)言時(shí)間。

6 理清事情的主次，再進(jìn)行分解

在做事之前，首先應(yīng)權(quán)衡一下各個(gè)問(wèn)題的輕重緩急，然后從最重要的事情開(kāi)始，注意這里指的是“最重要”，而不是“最急迫”，我把主要的時(shí)間留給前者，這是我的一個(gè)原則。因?yàn)橛行┦虑楹芗?，但并不是最重要的（例如突然打?lái)的電話），這些事情處理不好，經(jīng)常會(huì)讓重要的事情被擱置，所以我們就不要在這些事情上浪費(fèi)過(guò)多的時(shí)間。

分清事情的主次

在每天的具體工作中，為了分清事情的主次，我的判斷方法是：

— 當(dāng)前必須由自己完成的事情（緊要的）

每件事情都有輕重緩急，有必要和不必要的區(qū)別，通常先做必須要自己去完成的事情，有多余時(shí)間再做其他不一定要自己親自去做的事情，或者也可以把這些事情分給別人去完成。

— 讓自己收益最高的事情（高收益的）

和上面第（2）條類似，這也是一條判斷標(biāo)準(zhǔn)，因?yàn)槊總€(gè)人的精力有限，所以應(yīng)該把有限的精力投入到讓自己收益最高的事情上。

— 能讓自己感到滿足感的事情（帶來(lái)滿足感的）

這點(diǎn)因人而異，但無(wú)論處于什么樣的社會(huì)階層，都需要通過(guò)做事來(lái)讓自己得到滿足和愉悅，只有這樣才能讓生活更加充實(shí)和有趣。

通過(guò)以上三個(gè)判斷要點(diǎn)可以對(duì)要做的事情進(jìn)行綜合判斷，如果三點(diǎn)同時(shí)滿足，則肯定是要在第一時(shí)間完成的，如果每一件事務(wù)僅具備其中一個(gè)要點(diǎn)，那么就根據(jù)以上順序來(lái)選擇，先做必須完成的，最后選讓自己感到滿足的事情。

當(dāng)我們分清事情的主次之后，如果一件事比較復(fù)雜，就需要對(duì)其進(jìn)行分解。復(fù)雜事務(wù)分解的原則是：每件事必須分解到不能再細(xì)分為止，而且分解后的結(jié)構(gòu)要一目了然，目標(biāo)明確，時(shí)間充足。

7 重新認(rèn)識(shí)生活中的零碎時(shí)間

生活中其實(shí)還有很多零碎的時(shí)間，我們可以利用這些時(shí)間來(lái)查詢資料，復(fù)習(xí)單詞，檢查并調(diào)整計(jì)劃等等，但不建議用來(lái)進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，因?yàn)閷W(xué)習(xí)狀態(tài)的進(jìn)入和中斷都需要時(shí)間，一來(lái)一往，零碎時(shí)間就沒(méi)了。

領(lǐng)用好零碎時(shí)間

我們可以在記事本中專門(mén)列出一系列可以用零碎時(shí)間來(lái)完成的事情列表。具體方法如下

— 確認(rèn)目標(biāo)：在利用零碎時(shí)間前，有一點(diǎn)先要明確，近期可以用零碎時(shí)間來(lái)完成的目標(biāo)是什么？這個(gè)很重要，做任何事都要目標(biāo)，都需要很強(qiáng)的驅(qū)動(dòng)力才能戰(zhàn)勝自身的惰性。而且目標(biāo)必須明確，不能很泛泛，最好收斂為1-2個(gè)最佳，否則凡事都想做，又都做不好，一段時(shí)間過(guò)去后，目標(biāo)都沒(méi)完成會(huì)讓人失去動(dòng)力，最后不了了之。

— 梳理任務(wù)：在這過(guò)程中，我們就能發(fā)現(xiàn)，哪些小任務(wù)哪些是可以利用10-20分鐘這些碎片時(shí)間去完成的，記錄并標(biāo)注重要程度，設(shè)置期限。每天的碎片任務(wù)不能太多，畢竟每天究竟有多少碎片時(shí)間并不清楚，有些碎片時(shí)間就是拿來(lái)休息的，千萬(wàn)不要占用這些時(shí)間去安排一些任務(wù)，不會(huì)休息的人不會(huì)成功。

— 自我獎(jiǎng)勵(lì)：每天完成這些碎片任務(wù)后，可以給自己小小的獎(jiǎng)勵(lì)，吃顆巧克力，聽(tīng)首歌等等，告訴自己因?yàn)槲覀兊淖月刹拍苁菇裉斓氖露甲鐾?，才能獲得這額外的幸福。

以上是本來(lái)打算在昨天分享的內(nèi)容O(∩_∩)O~