職場寫作,除了傳遞信息、總結工作、說服他人之外,方案撰寫也是一個重要的、關鍵的應用場景。
方案可以理解為進行某項工作的具體計劃,或對某一問題制定的規(guī)劃。但更多地側重于解決問題。通過方案向人們展示自己對問題的分析過程,并提出相應的解決辦法。
身在職場,每天都在面對問題,解決問題。發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題的能力,對于職場人士來說極其重要。
通常情況下,僅僅有想法,或只有自己知道如何解決問題遠遠不夠,還需要把分析問題和找到解決方法的過程說出來或寫出來,讓更多人知道你解決問題的思路,和你一起交流探討,尋求解決問題之道。
從“自己知道”到“讓別人知道”,并不是一件容易的事。這是一個隱性知識顯性化的過程。
許多人非常善于分析問題并提出解決方案,但如果讓他把整個過程寫下來向其他人展示,他就會覺得非常困難,甚至苦不堪言。
對個人而言,隱藏在自己大腦中的知識是隱性知識,這種隱性知識有時只是一種意識形態(tài),
可能連自己都意識不到它的存在。但如果想讓別人清楚地了解到自己的想法,就必須把這些隱性知識顯性化。
從隱性知識變成顯性知識,需要對大腦中的信息進行提取、梳理和加工,用結構和語言,使隱性信息清晰而富有邏輯地顯現(xiàn)出來,這就需要一種轉化機制。
結構思考力理論體系就是這樣一種轉化機制,其核心理念體現(xiàn)在“三層次模型”上。該模型由理解、重構和呈現(xiàn)三個層次構成。其核心理念是“透過結構看世界”,即用“結構”的視角看待面對的事物和面臨的問題,將理論內化為理念,外化為模型。
結構思考力理論體系,構建在三層次模型的基礎之上,從人的心智模式層面解構思維方式和思考過程,試圖從“結構”維度建立起一套幫助人們完善和提升思維品質的方法。
在實際應用中,三層次模型對應了思考或表達的三個步驟。
第一步是理解,就是察覺自己和他人思考結構的存在,評估思考結構是否符合現(xiàn)在的客觀環(huán)境,要求人們將日常生活中不曾留意的思考結構顯性化。
第二步是重構,當現(xiàn)有的思考結構不能符合客觀環(huán)境時,需要針對眼前的問題或決策,重構一個更為合適的思考結構。這個新的思考結構不會像固有思考結構那樣深刻,但有助于我們解決問題和進行決策。
第三步是呈現(xiàn),當重構出新的思考結構時,需要運用形象化的方式呈現(xiàn)出現(xiàn)有的思考結構,從而更直觀地讓自己和對方能夠理解。
“三層次模型”是一種底層邏輯,基于這一邏輯,可以構建出適應于各類不同環(huán)境需求的工具和方法。
在方案寫作時,要實現(xiàn)從“自己知道”到“讓別人知道”的轉換,就需要調用三層次模型作為寫作的底層框架。
對于溝通表達,特別是書面表達,需要從主題到框架、從框架到內容,最后將內容進行形象化視覺呈現(xiàn)。這一整套理論、工具和技巧,可以幫助人們從“結構”的角度,快速條理地梳理寫作思路,整理信息,積累素材,組織語言,最終形成清晰且富有邏輯的表達內容。
這套方法具有有完整性和系統(tǒng)性,與解決問題場景下的方案寫作高度吻合,非常適合用于大型方案的構思與寫作。
方案寫作分五個步驟進行,包括:
第一步,描述問題定方向:從問題的描述中挖掘職場寫作的需求,鎖定寫作的目標方向。
第二步,基于目標定主題:以終為始,緊盯方案目標,明確方案寫作的主題和中心思想。
第三步,縱向結構分層次:縱向梳理,形成初步框架。這個框架應體現(xiàn)結構邏輯,要分層次進行。
第四步,橫向結構選順序:梳理邏輯,厘清表達思路。只有思路清晰,才能使表達更加順暢,結構更加合理。
第五步,形象表達做演示:圖文并茂更能打動人心。在方案寫作時,最好能使用一些圖表,做到圖文并茂,這樣能使方案更加直觀,也易于理解和接受。
這五個步驟是結構思考力“三層次模型”在表達場景下的應用形式,也是“透過結構看世界”理念的良好體現(xiàn)。
第一步的描述問題定方向,位于“理解”層。要求我們在正式動手寫作前,首先要對“問題”進行基本的分析,做到“心中有數(shù)”,才能開始著手內容的構思。本質上則是“理解”現(xiàn)狀。第二層包含了三個步驟,“基于目標定主題→縱向結構分層次→橫向結構選順序”。通過這三步要完成對核心內容的梳理,包括主題的設計、框架的搭建、素材的組織,最終將大量碎片化的信息通過結構化的方式梳理為一個有機的整體。
第五步的形象表達做演示,位于第三層“呈現(xiàn)”層。人們從外界獲取信息有80%是通過視覺完成的,對于職場表達來說,視覺化的核心是“形象化”。只有使方案更加生動形象,圖文并茂,才能讓對方不僅看到,而且過目不忘。