核心的應用程序格式也經(jīng)過了一個有意義的改造——現(xiàn)在，它們將一個文檔的各部分存儲，如同獨立的文件一樣是一個單一的、壓縮的以及Zip兼容的格式。這就使得在出錯后，文件能更容易被恢復（之前你也許可以恢復文本但是無法恢復宏）；在Office早期的版本，一個毀壞的文件就意味著數(shù)據(jù)不可恢復?，F(xiàn)在這種格式在Word中被命名為.DOCx，Excel中為.XLSx，PowerPoint中則為.PPTx。
將一些問題復雜化也是一個事實，一些應用程序竟然有成對的新的格式。例如，包含了一個宏Word文檔會被命名為.DOCM格式，而在Excel中，使用了宏的文件則被存為一個.XLSM。新格式的一個優(yōu)點在于，文件更小了，這樣就節(jié)省了硬盤空間與網(wǎng)絡帶寬的需要。
當以新的文件格式儲存的文件在Office 2003中打開時，Office會彈出一個警示信息，詢問是否需要下載一個轉換程序（這個步驟僅需要一次）。如果你回答“是”，你就會被鏈接到一個微軟的頁面，在此可以下載一個26.6MB大小的“Compatibility Pack”。下載和安裝過程將占用我們20分鐘以上的時間，即使有著帶寬超大的連接設備。
如果你是Office 2007的早期采納者，那么要讓你的合作伙伴或客戶也唯命是從則似乎仍較為困難。幸運的是，你可以讓Office 2007的應用程序默認以Office 2003的文件格式來進行保存，這是我們所推薦的操作，除非早期Office版本的用戶更愿意通過Compatibility Pack將他們的系統(tǒng)升級。
提到能讓文件更小，就不得不提到一個之前可以通過添加插件在Word中實現(xiàn)的特性現(xiàn)在被內置，它可以在保存之前移除文檔中敏感的及使用空格的數(shù)據(jù)。這個新的“Prepare”特性能夠讓你從文件中刪除敏感信息（作者信息中你的名字、修改記錄等等）。
如果你想保護你的文檔不被修改，你可以將它們轉換為XML Paper Specification（XPS），這是微軟推出的對應于Adobe的PDF格式。PDF輸出是早先Office 2007 beta版本中的部分，現(xiàn)在這個功能仍然可以輕易使用，你只需要從微軟的網(wǎng)站上下載并安裝一個插件就能夠實現(xiàn)。
