高效辦公Excel排序方法
排序是數(shù)據(jù)處理中的經(jīng)常性工作，Excel排序有序數(shù)計(jì)算（類(lèi)似成績(jī)統(tǒng)計(jì)中的名次）和數(shù)據(jù)重排兩類(lèi)。本文以幾個(gè)車(chē)間的產(chǎn)值和名稱(chēng)為例，介紹Excel 2000/XP的數(shù)據(jù)排序方法。
一、數(shù)值排序
1.RANK函數(shù)
RANK函數(shù)是Excel計(jì)算序數(shù)的主要工具，它的語(yǔ)法為:RANK （number，ref，order），其中number為參與計(jì)算的數(shù)字或含有數(shù)字的單元格，ref是對(duì)參與計(jì)算的數(shù)字單元格區(qū)域的絕對(duì)引用，order是用來(lái)說(shuō)明排序方式的數(shù)字（如果order為零或省略，則以降序方式給出結(jié)果，反之按升序方式）。
例如E2、E3、E4單元格存放一季度的總產(chǎn)值，計(jì)算各車(chē)間產(chǎn)值排名的方法是:在F2單元格內(nèi)輸入公式“=RANK（E2，$E$2: $E$4）”，敲回車(chē)即可計(jì)算出鑄造車(chē)間的產(chǎn)值排名是2。再將F2中的公式復(fù)制到剪貼板，選中F3、 F4單元格按Ctrl+V，就能計(jì)算出其余兩個(gè)車(chē)間的產(chǎn)值排名為3和1。如果B1單元格中輸入的公式為“=RANK（E2，$E$2:$E$4，1）”，則計(jì)算出的序數(shù)按升序方式排列，即2、1和3。
需要注意的是:相同數(shù)值用RANK函數(shù)計(jì)算得到的序數(shù)（名次）相同，但會(huì)導(dǎo)致后續(xù)數(shù)字的序數(shù)空缺。假如上例中F2單元格存放的數(shù)值與 F3相同，則按本法計(jì)算出的排名分別是3、3和1（降序時(shí)）。
2.COUNTIF函數(shù)
COUNTIF函數(shù)可以統(tǒng)計(jì)某一區(qū)域中符合條件的單元格數(shù)目，它的語(yǔ)法為COUNTIF（range，criteria）。其中range為參與統(tǒng)計(jì)的單元格區(qū)域，criteria是以數(shù)字、表達(dá)式或文本形式定義的條件。其中數(shù)字可以直接寫(xiě)入，表達(dá)式和文本必須加引號(hào)。
仍以上述為例，F2單元格內(nèi)輸入的公式為“=COUNTIF（$E$2:$E$4， ">"&E2）+
此公式的計(jì)算過(guò)程是這樣的:首先根據(jù)E2單元格內(nèi)的數(shù)值，在連接符&的作用下產(chǎn)生一個(gè)邏輯表達(dá)式，即“>
3.IF函數(shù)
Excel自身帶有排序功能，可使數(shù)據(jù)以降序或升序方式重新排列。如果將它與IF函數(shù)結(jié)合，可以計(jì)算出沒(méi)有空缺的排名。上例中E2、E3、 E4單元格的產(chǎn)值排序?yàn)槔?，具體做法是:選中E2單元格，根據(jù)排序需要，單擊Excel工具欄中的“降序排序”或“升序排序”按鈕，即可使工作表中的所有數(shù)據(jù)按要求重新排列。
假如數(shù)據(jù)是按產(chǎn)值由大到?。ń敌颍┡帕械?，而您又想賦予每個(gè)車(chē)間從1到n（n為自然數(shù)）的排名?？梢栽?/span>G2單元格中輸入1，然后在G3單元格中輸入公式“=IF（E3=E2， G3,G3+1）”，只要將公式復(fù)制到G4等單元格，就可以計(jì)算出其他車(chē)間的產(chǎn)值排名。
二、文本排序
選舉等場(chǎng)合需要按姓氏筆劃為文本排序， Excel提供了比較好的解決辦法。如果您要將數(shù)據(jù)表按車(chē)間名稱(chēng)的筆劃排序，可以使用以下方法: 選中排序關(guān)鍵字所在列（或行）的首個(gè)單元格（如A1），單擊Excel“數(shù)據(jù)”菜單下的“排序”命令，再單擊其中的“選項(xiàng)”按鈕。選中“排序選項(xiàng)”對(duì)話框“方法”下的“筆畫(huà)排序”，再根據(jù)數(shù)據(jù)排列方向選擇“按行排序”或“按列排序”，“確定”后回到“排序”對(duì)話框。如果您的數(shù)據(jù)帶有標(biāo)題行（如“單位”之類(lèi)），則應(yīng)選中“有標(biāo)題行”（反之不選），然后打開(kāi)“主要關(guān)鍵字”下拉列表，選擇其中的“單位”，選中排序方式（“升序”或“降序”）后“確定”，表中的所有數(shù)據(jù)就會(huì)據(jù)此重新排列。
此法稍加變通即可用于“第一名”、“第二名”等文本排序，請(qǐng)讀者自行摸索。
三、自定義排序
如果您要求Excel按照“金工車(chē)間”、“鑄造車(chē)間”和“維修車(chē)間”的特定順序重排工作表數(shù)據(jù)，前面介紹的幾種方法就無(wú)能為力了。這類(lèi)問(wèn)題可以用定義排序規(guī)則的方法解決:首先單擊Excel“工具”菜單下的“選項(xiàng)”命令，打開(kāi)“選項(xiàng)”對(duì)話框中的“自定義序列”選項(xiàng)卡。選中左邊“自定義序列”下的“新序列”，光標(biāo)就會(huì)在右邊的“輸入序列”框內(nèi)閃動(dòng)，您就可以輸入“金工車(chē)間”、 “鑄造車(chē)間”等自定義序列了，輸入的每個(gè)序列之
間要用英文逗號(hào)分隔，或者每輸入一個(gè)序列就敲回車(chē)。如果序列已經(jīng)存在于工作表中，可以選中序列所在的單元格區(qū)域單擊“導(dǎo)入”，這些序列就會(huì)被自動(dòng)加入“輸入序列”框。無(wú)論采用以上哪種方法，單擊“添加”按鈕即可將序列放入“自定義序列”中備用。
使用排序規(guī)則排序的具體方法與筆劃排序很相似，只是您要打開(kāi)“排序選項(xiàng)”對(duì)話框中的“自定義排序次序”下拉列表，選中前面定義的排序規(guī)則，其他選項(xiàng)保持不動(dòng)。回到“排序”對(duì)話框后根據(jù)需要選擇“升序”或“降序”，“確定”后即可完成數(shù)據(jù)的自定義排序。
需要說(shuō)明的是: 顯示在“自定義序列”選項(xiàng)卡中的序列（如一、二、三等），均可按以上方法參與排序，請(qǐng)讀者注意Excel提供的自定義序列類(lèi)型。
電腦愛(ài)好者 作者：張迎新
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