1．績效輔導(dǎo)的時機(jī)
績效輔導(dǎo)要選擇恰當(dāng)?shù)臅r機(jī)，在分配工作、日常管理、匯報工作、部門會議和部門培訓(xùn)時，管理者都可以對員工進(jìn)行績效輔導(dǎo)。但需要注意的是，最好選擇一個雙方都有空閑的時間段，這樣雙方才能夠避免受其他事務(wù)的干擾，進(jìn)行充分的交流。一般來說，績效輔導(dǎo)的時機(jī)可以根據(jù)實際情況靈活調(diào)整，但應(yīng)盡量避免安排在以下時間段：工作繁忙時；剛下班、快上班或者明顯時間不夠的短時間內(nèi)；周五下班時、節(jié)假日的前一天等。
績效輔導(dǎo)的時機(jī)
2．選擇合適的場所
進(jìn)行正式的輔導(dǎo)時，一間安靜的、單獨的辦公室或會議室是不錯的選擇。辦公室應(yīng)該是與外界隔開的，以外面的員工看不到、聽不到面談的過程為最佳。如果是非正式的輔導(dǎo)，則可以選擇安靜、人少的咖啡廳、茶館或餐廳。
3．營造良好的溝通氛圍
輔導(dǎo)溝通時，管理者不能端著領(lǐng)導(dǎo)的架子，擺出一副高高在上、拒人于千里之外的姿態(tài)，而是應(yīng)該多點兒微笑與親和力，鼓勵員工暢所欲言。要讓員工明白，你們之間是績效伙伴的關(guān)系，處于平等的地位，是為了能夠解決績效過程中的問題而真誠地在溝通。只有這樣，管理者才能夠了解員工的真實想法。另一方面，管理者也不能擺出一副毫不在乎、敷衍的樣子，否則，會打擊員工表達(dá)的積極性，認(rèn)為管理者對自己的績效表現(xiàn)過于失望，或者并不是真的關(guān)心自己的績效，只是為了走流程才進(jìn)行輔導(dǎo)的。
1．全程投入，注意力集中
在實際輔導(dǎo)過程中，常常出現(xiàn)一種情況，就是管理者只對自己的話感興趣，當(dāng)員工進(jìn)行表達(dá)時，管理者不認(rèn)真聽，完全沒有接收到對方話語中的關(guān)鍵內(nèi)容。這樣會導(dǎo)致雙方交流信息不對接，有的管理者甚至還會說：“你剛才說什么？再重復(fù)一遍?！边@會讓員工感覺不受尊重，從而打擊他表述的積極性。作為一個有效的傾聽者，管理者應(yīng)該適當(dāng)?shù)攸c頭，或者適時地與員工進(jìn)行目光接觸，以此來表明自己對下屬的談話內(nèi)容很感興趣，顯示自己正在用心傾聽。
2．避免出現(xiàn)小動作
在輔導(dǎo)面談過程中，管理者要盡量避免出現(xiàn)含消極情緒的小動作。比如，一邊聽員工說話，一邊看電腦、看手機(jī)、打哈欠、伸懶腰、不停地翻動手中的文件或者是蹺著二郎腿、把手背在腦后，這些小動作都表明管理者對員工的談話內(nèi)容不感興趣，沒有給予足夠的關(guān)注，同樣會嚴(yán)重挫傷員工溝通的積極性。而且，有些管理者會有習(xí)慣性的小動作，如經(jīng)常性地皺眉。員工在說話時，如果看見自己的上司皺著眉頭，一定會認(rèn)為他對自己的績效很不滿意，就會不由得緊張甚至語無倫次，導(dǎo)致溝通失敗。因此，在交談時，雙方應(yīng)呈現(xiàn)出自然開放的狀態(tài)，盡量不要營造出緊張的交談氛圍。
3．不隨意打斷員工講話
在員工說話時，管理者不要隨意打斷，要讓員工把話講完，鼓勵員工講出問題所在。在實際操作過程中，很多管理者都會犯一個毛病，即先入為主，急著下結(jié)論，沒等員工說完，就直接打斷：“可以了，你想說什么，我知道，不用再說了?！边@樣不僅會挫傷員工的積極性，而且會出現(xiàn)溝通偏差的情況，雙方談?wù)摰慕裹c南轅北轍，根本不在一個層面上。還有一些管理者，聽到員工發(fā)表不認(rèn)同自己的觀點，就著急去反駁，從而使一個好好的輔導(dǎo)變成了雙方的爭執(zhí)。因此，管理者在溝通時不要輕易打斷下屬員工，務(wù)必在聽清楚并準(zhǔn)確理解員工話語的基礎(chǔ)上，確定自己已經(jīng)找出合理的建議時，再表達(dá)自己的想法。
4．適時地反饋
在傾聽的過程中，管理者要適時地給員工一些反饋，比如適當(dāng)?shù)攸c頭、自然的眼神交流、要點的重復(fù)等，這些都能夠表示你已經(jīng)了解到員工所要表達(dá)的信息，并且鼓勵對方講下去，并說出內(nèi)心真實的想法。如果在溝通時，管理者全程面無表情，沒有一點兒反饋，那么即便是在思考員工的話，員工也無法判斷你是否在認(rèn)真聽。尤其是在電話溝通時，長時間沒有反饋，會讓員工很尷尬，甚至?xí)a(chǎn)生是否已經(jīng)斷線的疑問。因此，管理者在明確理解員工想法的基礎(chǔ)上，應(yīng)歸納總結(jié)員工的觀點，抓住談話的重點，迅速做出判斷，給出自己的意見和建議，幫助員工理清思路，找到解決問題的辦法。
