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          Notion 使用詳解:來(lái)自未來(lái)的筆記協(xié)作工具

          說(shuō)到筆記應(yīng)用和協(xié)作工具,Evernote、OneNote、Google Doc、Quip……還有一眾國(guó)內(nèi)筆記應(yīng)用,都在爭(zhēng)奪著用戶(hù)設(shè)備上的一席之地。然而縱使競(jìng)爭(zhēng)再激烈,這個(gè)領(lǐng)域也從不缺乏挑戰(zhàn)者,Notion 絕對(duì)是一款前所未見(jiàn)的筆記協(xié)作工具。

          Notion 是一款將筆記、知識(shí)庫(kù)和任務(wù)管理整合的協(xié)作工具。早在 2017 年 6 月,少數(shù)派就曾介紹過(guò) Notion ,在今年的 2.0 版本更新中又加入了表格、看板、日歷等功能的支持,堪稱(chēng)是一把瑞士軍刀。

          或許許多人不知道,Notion 的創(chuàng)始人 Ivan 是一位中國(guó)人,他在五六年前創(chuàng)立了 Notion。曾因一個(gè)版本的 Notion 不夠穩(wěn)定,解雇了全公司的員工。之后與聯(lián)合創(chuàng)始人搬去了日本京都從頭編程,才有了如今的 Notion。

          經(jīng)過(guò)了幾年時(shí)間的考驗(yàn),這款工具在許多方面都得到了進(jìn)一步優(yōu)化,越來(lái)越多的國(guó)內(nèi)用戶(hù)也開(kāi)始上手這款應(yīng)用,受到了許多人的喜愛(ài)。但不少用戶(hù)苦于沒(méi)有一份完整的中文教程做參考。所以今天就來(lái)給大家詳細(xì)解讀 Notion 的種種新奇功能,帶大家更快地上手 Notion。

          來(lái)自 Notion 官網(wǎng)

          Notion:All in One 的協(xié)作平臺(tái)

          將 Notion 直譯成中文,是「概念、觀念」的意思。不同于大部分筆記應(yīng)用的筆記本 + 筆記 + 標(biāo)簽,也不同于 Markdown 編輯器或是富文本編輯器。Notion 最具創(chuàng)造性的地方就在于推翻了用戶(hù)腦子里對(duì)筆記應(yīng)用的刻板印象,從頭設(shè)計(jì)了一套仿佛來(lái)自未來(lái)的頁(yè)面、編輯器、表格,分別對(duì)應(yīng)著 Page、Block、Database,這三個(gè)部分,無(wú)論在哪個(gè)領(lǐng)域都算得上是獨(dú)家功能,確實(shí)對(duì)得起它的名字。

          Notion for iOS

          我們通常向別人介紹 Notion 時(shí)會(huì)說(shuō)它是一款「筆記應(yīng)用」,但在我深入使用過(guò)后,我覺(jué)得它已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了「筆記應(yīng)用」的范疇。要是簡(jiǎn)單的羅列一下功能:編輯器、看板、數(shù)據(jù)庫(kù)、多人協(xié)作,是不是有點(diǎn)像 Word + Trello + Airtable 的組合?

          而官方提供的使用模板就更多了:團(tuán)隊(duì) Wiki、待辦事項(xiàng)、筆記和草稿、設(shè)計(jì)規(guī)范、閱讀清單、每周議程、團(tuán)隊(duì)日歷……甚至是路線圖,你都可以在 Notion 里完成。正如官方給它的定義:一款「將筆記、知識(shí)庫(kù)和任務(wù)管理無(wú)縫整合的協(xié)作平臺(tái)」。

          Pages:兼任筆記和筆記本

          初次上手 Notion,我們通常會(huì)創(chuàng)建一個(gè) Page 然后輸入文字。實(shí)際上,要完全搞明白 Pages 的設(shè)定,還有點(diǎn)不容易。它有著無(wú)限層級(jí),又不同于普通筆記應(yīng)用中的「筆記」。可以說(shuō),Pages 既是筆記、又是筆記本。

          無(wú)限層級(jí)

          傳統(tǒng)的筆記應(yīng)用以「筆記」和「筆記本」來(lái)區(qū)分「文件」和「文件夾」。

          以印象筆記為例,它的 筆記本組、筆記本、筆記 設(shè)計(jì),最多只支持三個(gè)層級(jí)。層級(jí)之外還有標(biāo)簽來(lái)聯(lián)系筆記。最大特點(diǎn)是筆記本只能存儲(chǔ)筆記列表,筆記中存儲(chǔ)文本。

          印象筆記的層級(jí)

          Notion 則采用了無(wú)限層級(jí) Pages 設(shè)計(jì),有下面幾個(gè)特點(diǎn):

          1. 每一個(gè) Page 中都可以正常書(shū)寫(xiě)內(nèi)容。
          2. 如果需要嵌套關(guān)系時(shí),可以讓一個(gè) Page 中包含多個(gè) Page。
          3. Notion 沒(méi)有標(biāo)簽體系,通過(guò) /Link to Page 來(lái)實(shí)現(xiàn) Pages 之間的跳轉(zhuǎn),或用 /Create Linked Database 來(lái)連接到數(shù)據(jù)庫(kù)。
          Notion 的層級(jí)

          為了方便大家理解,可以把它的每個(gè) Page 當(dāng)成「檔案袋」,你可以直接往檔案袋上寫(xiě)字(直接書(shū)寫(xiě))、往檔案袋里放一些新的 Page 信紙(形成嵌套關(guān)系),也可以把所有的東西塞進(jìn)一個(gè)大檔案袋(更多嵌套層級(jí))。

          Page 就像檔案袋

          美觀為先

          每個(gè) Page 從上往下依次有名稱(chēng)、封面、Emoji、標(biāo)題、評(píng)論和正文這 6 個(gè)部分組成。

          每個(gè)頁(yè)面都有一個(gè)名稱(chēng),當(dāng)你將頁(yè)面分享出去時(shí),這個(gè)名稱(chēng)就是網(wǎng)頁(yè)的標(biāo)題。官方提供了一些封面,也可以自己上傳。Emoji 在不同的系統(tǒng)下有不同的顯示,圖中的 Emoji 就是在 Windows 下的表現(xiàn)。

          豐富的頁(yè)面

          在右上角的  中可以調(diào)整文字的風(fēng)格,支持中文,Default 是宋體,Serif 是楷體,Mono 是微軟雅黑。Small Text 會(huì)讓字體小一號(hào),F(xiàn)ull Width 則是寬屏模式,這兩個(gè)選項(xiàng)可以讓頁(yè)面顯示更多的內(nèi)容。

          頁(yè)面設(shè)置

          分享權(quán)限

          Notion 支持頁(yè)面公開(kāi)分享,有兩種級(jí)別可選:允許評(píng)論僅允許閱讀。然后復(fù)制 Page Link 即可讓所有人訪問(wèn)這個(gè)頁(yè)面。

          如果需要和別人協(xié)作,則需要在 Invite a Person 中輸入?yún)f(xié)作者的郵箱,邀請(qǐng)他們加入文檔。有四種級(jí)別可選:全部權(quán)限、允許修改、允許評(píng)論、允許閱讀。分享后,該 Page 的子頁(yè)面也會(huì)被一同分享出去。

          換句話說(shuō),只要你愿意,也可以把 Notion 的頁(yè)面當(dāng)作一個(gè)產(chǎn)品展示頁(yè)面分享出去。

          分享的權(quán)限設(shè)置

          你需要掌握這些快捷鍵:

          在 Notion 中有許多頁(yè)面,為了在這些頁(yè)面中也能進(jìn)行快速操作,就需要掌握一些快捷鍵:

          頁(yè)面操作

          • Ctrl + N:創(chuàng)建新頁(yè)面
          • Ctrl + Shift + N :打開(kāi)一個(gè)新的 Notion 窗口
          • Ctrl + P :快速查找頁(yè)面(可用于快速跳轉(zhuǎn)到其他頁(yè)面)
          • Ctrl + [ :返回上一頁(yè)
          • Ctrl + ] :進(jìn)入下一頁(yè)
          • Ctrl + U :轉(zhuǎn)到父頁(yè)面
          • Ctrl + Shift + L :切換黑暗模式
          • Ctrl + \ :打開(kāi) / 關(guān)閉側(cè)邊欄
          • Ctrl + Shift + P(僅適用于創(chuàng)建新頁(yè)面時(shí)):用于選擇添加頁(yè)面的位置

          好了,理解了 Pages 的基本概念,我們終于要進(jìn)入本文的重點(diǎn):編輯器。

          Block Editor:塊狀的動(dòng)態(tài)編輯器

          Notion 采用了獨(dú)具一格的塊狀動(dòng)態(tài)編輯器。

          從編輯角度來(lái)看,它本質(zhì)上是一個(gè)介于 Markdown 和富文本之間的編輯器。它有著富文本的所見(jiàn)即所得的特點(diǎn),便于排版;又具有 Markdown 的許多特性且可以直接使用部分 Markdown 語(yǔ)法,適合編輯。

          從排版角度來(lái)看,它的內(nèi)容都是由許許多多 Block 組成的。一段文字是一個(gè) Block、一張圖片是一個(gè) Block、一個(gè)列表是一個(gè)大 Block 里套著許多小 Block。

          從視覺(jué)角度來(lái)看,它的最終結(jié)果可以直接作為展示內(nèi)容,并通過(guò)動(dòng)態(tài)的 Block 來(lái)實(shí)現(xiàn) Word 和 Markdown 編輯器無(wú)法顯示的效果。

          Block 操作

          強(qiáng)大的 Block

          編輯器中的 Block 分為 5 類(lèi),可以在每段的開(kāi)頭輸入 / 并輸入 Block 的名字,來(lái)快速使用它們:

          • Basic :基礎(chǔ)類(lèi)型的 Block。新建標(biāo)題、引用、列表等類(lèi) Markdown 格式都屬于 Basic Block。新建頁(yè)面(/Page)也在此列。
          • Database:數(shù)據(jù)庫(kù)類(lèi)型的 Block。與多數(shù)人理解的表格不同,Notion 中的 Database 更接近于數(shù)據(jù)庫(kù),你可以創(chuàng)建一個(gè)單獨(dú)的 Database 頁(yè)面(Full Page),也可以在一個(gè)頁(yè)面中插入 Database(Inline)然后在其他地方調(diào)用其中的數(shù)據(jù)(Linked Database)。
          • Media:多媒體附件統(tǒng)稱(chēng)為 Media Block。圖片、視頻、音頻、代碼框、網(wǎng)頁(yè)書(shū)簽、文件附件都在此列。
          • Embeds:動(dòng)態(tài)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)是 Embeds Block。支持插入 Google Drive、Tweet、Github Gist 等網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的動(dòng)態(tài)頁(yè)面。
          • Advanced:高級(jí)模塊。目前有 3 種:TeX 公式、新建自定義模板、當(dāng)前路徑。
          所有的 Block 一覽 / 來(lái)自 Notion 官方文檔

          這么一看是不是很復(fù)雜?在實(shí)際使用中,你不必在意到底用什么 Block,需要用到的時(shí)候 Notion 會(huì)自動(dòng)識(shí)別鏈接插入相關(guān)的 Block。當(dāng)你從外部粘貼一個(gè)網(wǎng)址進(jìn)來(lái)時(shí),就會(huì)自動(dòng)提示是否轉(zhuǎn)為 Web Bookmark,圖片和文件同理。

          我們?cè)?Notion 中使用最頻繁的是 Basic 和 Database,接著就是 Media 中的網(wǎng)頁(yè)書(shū)簽和圖片,體驗(yàn)上和在普通編輯器中插入圖片沒(méi)有什么區(qū)別。

          快捷調(diào)整 Block

          Block 的另一個(gè)特點(diǎn)是便于統(tǒng)一調(diào)整,把鼠標(biāo)放在 Block 前面,拖動(dòng)六個(gè)點(diǎn)的圖標(biāo)可以改變順序,拖動(dòng)時(shí)按住 Option / Alt 鍵可以復(fù)制。按下則是改變 Block 的類(lèi)型和樣式。用鼠標(biāo)框選就可以直接選中多個(gè) Block,進(jìn)行批量拖拽。

          問(wèn)題也有不少,Block 內(nèi)不能單獨(dú)調(diào)整文字的顏色和樣式,只能統(tǒng)一調(diào)整。這種形式帶來(lái)的好處和劣勢(shì),下面就會(huì)有專(zhuān)門(mén)討論,這里暫且不提。

          動(dòng)態(tài)的編輯器

          普通的 Markdown 編輯器通常是不支持動(dòng)態(tài)內(nèi)容的,一個(gè)純文本編輯器,一個(gè)靜態(tài)的瀏覽頁(yè)面,再也沒(méi)有其他東西了。

          而 Notion 的編輯器不一樣,它的 Media、Embeds、Advenced 模塊都是動(dòng)態(tài)的,你可以往編輯器里直接放一個(gè)視頻、放 Google 地圖、放一個(gè)自定義模板。然后在編輯器里點(diǎn)擊它們、與它們交互。

          舉幾個(gè)例子,Toggle List,輸入 > 或是 /toggle 再回車(chē),生成一個(gè)可以折疊的列表;Video Block,可以添加一個(gè)視頻文件直接播放;PDF Block,可以插入一個(gè) PDF 文件預(yù)覽……瀏覽的界面可大可小,可以為它們添加備注,也可以點(diǎn)右上角的 Original 查看原文件。

          快捷添加 Github Gist Block

          其中最令人稱(chēng)道的是支持直接插入特定區(qū)域的 Google Maps 網(wǎng)頁(yè),Google Maps Block 不像其他編輯器只能貼一張圖片,而是從 Google Maps 挖了一塊貼在了編輯器里,放大縮小、衛(wèi)星地圖、星標(biāo)保存、規(guī)劃路線都能直接完成,一篇筆記中還能添加多個(gè) Maps Block。在 PC 端完成旅游規(guī)劃編輯,手機(jī)端查看、縮放完整版的地圖。這在其他應(yīng)用中是不可想象的。僅憑這一項(xiàng)優(yōu)勢(shì),就從根本上完爆了其他所有的旅行規(guī)劃工具。

          可以交互的 Google Maps Block

          總之,這些動(dòng)態(tài)功能在 Markdown 和 Word 中是無(wú)法實(shí)現(xiàn)的。在 Notion 的編輯器里,你更像是在編輯一個(gè)網(wǎng)頁(yè),隨意組織串聯(lián)各種內(nèi)容、文件、服務(wù),我稱(chēng)之為動(dòng)態(tài)編輯器。

          Markdown + 富文本,有得有失

          作為網(wǎng)站編輯,Markdown 編輯器一直都是我的首選,Word 的打開(kāi)次數(shù)非常低。這是由于我不需要為文章調(diào)整特殊的樣式、特殊的字體、不一樣的字體顏色……直到有一天,有人跟我抱怨 Markdown 怎么連個(gè)居中都做不到。我才頓悟,無(wú)論 Markdown 有多少優(yōu)點(diǎn),它也無(wú)法替代一些特定的工作——它的能力本來(lái)就是有限的。

          但在 Word 中,我又會(huì)深刻地感受到 Markdown 給我?guī)?lái)的便利。一個(gè)不注意,文本的樣式就改變了。想要寫(xiě)一篇符合格式的論文,你需要多次調(diào)整文本的樣式、標(biāo)題層級(jí)、字體、字體大小。用上了格式刷和自定義格式也不見(jiàn)得方便多少——它太復(fù)雜了。

          而 Notion 很巧妙地結(jié)合了兩者的優(yōu)點(diǎn),各刪去了一些功能,從而在 Markdown 和富文本之間找到了一個(gè)平衡點(diǎn),一款全新的編輯器誕生了。

          從 MD 和富文本中各取精華

          這里介紹一下 Notion 編輯器與它們的異同。

          Markdown 方面的調(diào)整

          Notion 對(duì) Markdown 編輯的支持并不完整(主要是標(biāo)題級(jí)別),但它支持 Markdown 文件的導(dǎo)入和直接復(fù)制

          Markdown 標(biāo)記:使用 ` 、*、** 時(shí)需要先打字,再標(biāo)記。同時(shí)需要在文字前加上一個(gè)空格才會(huì)生效。(這可能和中文輸入環(huán)境有關(guān)系,將來(lái)或許會(huì)改進(jìn))

          不支持表格:Notion 取消這一點(diǎn)改用 Database 是一次合理的改進(jìn),畢竟 Markdown 形式的表格難用是有目共睹的。

          僅支持一級(jí)標(biāo)題和二級(jí)標(biāo)題:也就是只能用 # 和 ## ,### 之后就不能用了。這在官方文檔中被描述為「標(biāo)題」和「子標(biāo)題」。我個(gè)人的解讀是官方覺(jué)得超過(guò)三級(jí)的標(biāo)題就可以用新開(kāi)一個(gè) Page 來(lái)完成了,但在習(xí)慣使用 Markdown 語(yǔ)法之后,這確實(shí)是個(gè)挺影響體驗(yàn)的問(wèn)題。

          引用由 > 變成了 " :> 變成了一個(gè) Toggle List,也就是折疊列表,而引用則變成了 "。此外,在段落的開(kāi)頭輸入 [] 可以創(chuàng)建待辦事項(xiàng)。無(wú)序列表和有序列表則與普通 Markdown 沒(méi)有區(qū)別。

          Markdown 的調(diào)整

          富文本方面的小加成

          Notion 還謹(jǐn)慎地支持了一小部分類(lèi)似富文本的功能,這讓 Markdown 中無(wú)法實(shí)現(xiàn)的許多功能也在 Notion 中實(shí)現(xiàn)了。

          所見(jiàn)即所得:Notion 直接砍掉了 Markdown 的預(yù)覽模式,而所見(jiàn)即所得一直都是富文本的特征。

          多功能拖放:Block 的最大好處可能就是拖拽了,上面已經(jīng)講過(guò) Block 的拖拽方法。

          允許分列:這是 Word 中比較的獨(dú)特功能,在 Notion 中可以通過(guò)拖拽來(lái)快速實(shí)現(xiàn)列寬。僅限 PC 端,移動(dòng)端查看時(shí)按順序顯示。

          字體顏色和背景色:給 Block 的文字或是背景上色,來(lái)突出一些內(nèi)容(不能同時(shí)生效)。

          全文件類(lèi)型支持:想在筆記中插入其他附件時(shí),普通 Markdown 編輯器通常只支持圖片。而 Notion 編輯器支持圖片、視頻、音頻、代碼、網(wǎng)頁(yè)書(shū)簽、文件,而且每一樣的體驗(yàn)都做的很不錯(cuò)。

          富文本加成

          關(guān)于圖床

          Notion 有自己的圖床,不支持自定義。用到圖片時(shí)可能有兩種情況:

          • 如果從本地上傳文件,會(huì)把原圖上傳到 Notion 的圖床。導(dǎo)出 Markdown 文件時(shí),Markdown 中引用的是圖片的相對(duì)地址,圖片會(huì)被一起打包進(jìn)壓縮包。
          • 如果從鏈接粘貼圖片,會(huì)直接使用圖片原鏈接。導(dǎo)出 Markdown 文件時(shí),Markdown 中會(huì)直接引用圖片原地址,不會(huì)打包進(jìn)壓縮包。

          所以大家自己在寫(xiě)作時(shí),我推薦免費(fèi)用戶(hù)完全使用外部圖床,節(jié)省容量空間;推薦付費(fèi)用戶(hù)從本地直接上傳到 Notion 的圖床,導(dǎo)出功能很完善。

          你需要掌握這些快捷鍵:

          Block 除了可以通過(guò)鼠標(biāo)操作,還可以用這些快捷鍵來(lái)調(diào)整 Block(macOS 下將 Ctrl 替換為 Commend):

          選取 Block

          • Esc 鍵:選中當(dāng)前編輯的 Block,邏輯是退出編輯,進(jìn)入 Block 操作。
          • Shift 鍵:多選 Block
          • 選中 Block 時(shí),↑ ↓ ← → 方向鍵:上下選取 Block
          • 選中 Block 時(shí),Ctrl + A:全選所有的 Block

          對(duì) Block 操作

          • 選中 Block 時(shí),Ctrl + D:復(fù)制一份 Block。
          • 選中 Block 時(shí),Ctrl + Enter:激活,可以用于按鈕、選中、切換待辦事項(xiàng)、或者進(jìn)入全屏圖片
          • 選中 Page Block 時(shí),Ctrl + Shift + R:重命名這個(gè) Page
          • 選中 Image Block 時(shí),空格鍵:進(jìn)入圖片全屏瀏覽

          格式方面

          由于上面這些調(diào)整,再加上沒(méi)有預(yù)覽界面,使得在 Notion 中使用 Markdown 標(biāo)記時(shí)顯得不夠友好。所以學(xué)會(huì)使用快捷鍵就變得很有必要了,我建議每一位 Norion 用戶(hù)都熟練掌握這幾個(gè)改變文字樣式的快捷鍵。

          • Ctrl + B:加粗文字
          • Ctrl + I:斜體文字
          • Ctrl + K:添加超鏈接
          • Ctrl + E:添加代碼格式(同時(shí)變?yōu)榈葘捵煮w)
          • Ctrl + Shift + S:添加刪除線

          格式方面的調(diào)整,還可以選取文字后用鼠標(biāo)在工具欄上進(jìn)行。

          工具欄

          這些快捷鍵是比較常用的,如果希望學(xué)習(xí)完整的快捷鍵,Notion 已經(jīng)在官方文檔中提供了所有的快捷鍵使用方法,你可以在頁(yè)面的右下角的 ? 圖標(biāo)中看到 Tutorial & Guides。

          官方文檔快捷入口

          為何 Notion 要采用 Block 形式?

          塊狀 + 動(dòng)態(tài)的設(shè)計(jì)著實(shí)新穎,但越是基礎(chǔ)的東西,人的使用習(xí)慣越是根深蒂固。這種形式前所未見(jiàn),它的實(shí)際體驗(yàn)究竟如何?

          許多人遇到的第一個(gè)問(wèn)題就是 Notion 的門(mén)檻高,與平日用的普通編輯器有太多不一樣的地方。比如只支持到二級(jí)標(biāo)題,Markdown 的許多語(yǔ)法不再靠符號(hào)來(lái)實(shí)現(xiàn)(更多的使用快捷鍵),再一看 Block 之間竟然不允許「跨段落選取」直接勸退……所以給人第一印象可能會(huì)比較差,「難用」往往是第一個(gè)貼上的標(biāo)簽。

          但只要稍微了解一番快捷鍵,逐漸適應(yīng)它的編輯器之后,就會(huì)有截然不同的感覺(jué)。除了三四級(jí)標(biāo)題仍然無(wú)法實(shí)現(xiàn),大多數(shù) Markdown 能做到的功能都能做到。網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的加持,讓 Notion 的編輯器更是獲得了質(zhì)的提升,許多不曾想過(guò)的功能都可以在一個(gè)頁(yè)面中實(shí)現(xiàn)。

          那么為什么 Notion 要采用這種形式的編輯器呢?我個(gè)人認(rèn)為有這幾個(gè)原因:

          1. 為了動(dòng)態(tài)頁(yè)面:Notion 希望展現(xiàn)的內(nèi)容是動(dòng)態(tài)的,直接采用純文本或富文本編輯器無(wú)法支持這種內(nèi)容動(dòng)態(tài)顯示,排除了使用傳統(tǒng)編輯器的可能。
          2. 為了規(guī)范文本:如果內(nèi)容是動(dòng)態(tài)的,就很難保證用戶(hù)不會(huì)在段落內(nèi)隨意插入一些組件(比如代碼段里加一個(gè)視頻文件),引起結(jié)構(gòu)的混亂。需要 Block 來(lái)規(guī)范文本內(nèi)容,禁止這種情況的出現(xiàn)。
          3. 為了兼容性:獨(dú)有格式之所以不受歡迎,是因?yàn)椴煌ㄓ?,難以導(dǎo)入導(dǎo)出(比如印象筆記的 .enex 格式)。Notion 在這點(diǎn)上選擇了完全放棄獨(dú)有格式,盡可能去兼容 Markdown、Word、Excel 等傳統(tǒng)格式。這是出于兼容性和通用性的考慮。

          所以,我認(rèn)為 Notion 的編輯器完全稱(chēng)得上是一款新時(shí)代編輯器,為了深度結(jié)合網(wǎng)頁(yè)的動(dòng)態(tài)效果而誕生的動(dòng)態(tài)編輯器。至于 Block,或許只是妥協(xié)的產(chǎn)物,是為了兼容老格式而采取的一種措施,可拖動(dòng)、可排版則是附帶的優(yōu)勢(shì)。

          Database:數(shù)據(jù)庫(kù)而非表格

          講完了 Page 和 Block,相信各位已經(jīng)對(duì) Notion 有了一個(gè)初步的了解,下面來(lái)講講 Notion 中的另一個(gè)大模塊:Database。

          這個(gè)表格不一般

          許多人第一眼看到 Notion 的 Database 功能下意識(shí)的認(rèn)為這是表格,但在實(shí)際使用時(shí)又覺(jué)得不是那么一回事。這個(gè)表格既不是 Markdown 下那種簡(jiǎn)陋的字符表格,也不同于 Word 和 Excel 中的多功能表格。

          我們習(xí)慣中新建表格時(shí)除了方方正正的格子之外別無(wú)他物。而 Notion 中的 Databse 不僅可以單獨(dú)使用,還能添加其他的視圖,當(dāng)做看板、列表甚至是日歷來(lái)用。感嘆表格功能強(qiáng)大之余又有些疑惑,這個(gè)表格怎么和我們習(xí)慣上的表格差別這么大?

          Notion 中的表格

          實(shí)際上是數(shù)據(jù)庫(kù)

          實(shí)際上,Notion 的 Database 更像是一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù),將其理解為「表格」是一種誤讀。數(shù)據(jù)都在數(shù)據(jù)庫(kù)中,表格只能算是其中的一種表現(xiàn)形式。

          Database 可以有 5 類(lèi)視圖:

          • Table:表格形式,類(lèi)似于 Airtable 表格,便于做數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。每一行都可以單獨(dú)打開(kāi)變成一個(gè) Page,添加更多的內(nèi)容。
          • Board:看板形式,類(lèi)似于 Trello 看板,便于任務(wù)分配、分類(lèi)??ㄆ械倪x項(xiàng)可以完全由自己定義,看板的分組也可以用選項(xiàng)來(lái)改變。
          • Gallery:畫(huà)廊形式,便于查看多張卡片中的開(kāi)頭部分,可以在卡片開(kāi)頭添加一些概要內(nèi)容。
          • List:列表形式,便于查看一部分關(guān)鍵性的信息,比如只顯示名稱(chēng)和進(jìn)度,來(lái)明確任務(wù)的進(jìn)度。
          • Calendar:日歷形式,便于查看時(shí)間相關(guān)的信息,可以在日歷上按時(shí)間順序查看任務(wù)。
          改變 Database 視圖

          在使用時(shí),Database 有 3 種表現(xiàn)形式,覆蓋了大多數(shù)可能遇到的情況:

          • Full Page Databse:整頁(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)。就像 Excel 一樣,整個(gè)頁(yè)面就是一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)。
          • Inline Database:段落內(nèi)數(shù)據(jù)庫(kù)。則像是在 Word 中插入的表格一樣,可以在文章中間放一個(gè)表格或是日歷。
          • Create Linked Database:連接到現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫(kù)。同樣是在 Word 中插入表格,但內(nèi)容是調(diào)用現(xiàn)有的 Database 中的數(shù)據(jù),通過(guò)過(guò)濾和篩選來(lái)使用其中的一部分?jǐn)?shù)據(jù)。在文章中修改時(shí),也會(huì)對(duì)原有的 Database 數(shù)據(jù)進(jìn)行修改。

          篩選、排序、搜索、隱藏列,一個(gè)都不少

          在右上方,可以對(duì)表格內(nèi)容進(jìn)行篩選、排序、搜索和隱藏特定列。

          相比在 Word 中做表格,在 Notion 文章內(nèi)的表格同樣具備完整的功能,使用體驗(yàn)高度一致。

          隱藏列、篩選、排序、搜索

          Import:導(dǎo)入全類(lèi)型文檔

          不過(guò),正是因?yàn)?Notion 的設(shè)計(jì)如此超前,最初使用 Notion 的用戶(hù)常常會(huì)一頭霧水,冒出許多問(wèn)題:「為什么在 Pages 里還能再新建一個(gè) Pages?編輯的時(shí)候怎么是一塊一塊的?這是 Markdown 還是富文本?」……這種對(duì)工具的陌生感發(fā)生在我身邊的許多人身上。

          相信許多人在認(rèn)識(shí) Notion 之前,已經(jīng)有一部分文檔了。為了減少?gòu)念^學(xué)起的陌生感,我們可以先從歷史文檔中導(dǎo)入一部分,然后逐漸深入。

          你可以在空白 Page 中選擇 Import,也可以在右上角的「…」中選擇 Import 來(lái)導(dǎo)入文檔。

          導(dǎo)入文檔的 2 種方法

          Notion 的導(dǎo)入支持 5 種基礎(chǔ)格式: TXT、Markdown、CSV(Excel)、Word、HTML,以及 7 種服務(wù):Trello、Asana、Google Docs、Dropbox Paper、Quip、Evernote、Workflowy。由此可見(jiàn),Notion 主要支持的文件類(lèi)型是純文本、富文本、表格、列表,以及 Trello 獨(dú)有的看板,支持批量導(dǎo)入。

          支持豐富的導(dǎo)入類(lèi)型

          除了不支持 PPT 和 PDF 導(dǎo)入之外,該有的導(dǎo)入功能都有了。當(dāng)然,你也可以把 PPT 和 PDF 作為附件添加在頁(yè)面中。

          將 PDF 作為附件導(dǎo)入

          導(dǎo)入之后也先別急著高興,Notion 盡可能地對(duì)多種格式進(jìn)行了兼容,但對(duì) Markdown 和 Word 格式仍然有一定的要求,主要表現(xiàn)為「Markdown 的雙回車(chē)換行」和「Word 大綱級(jí)別」等要求,一級(jí)標(biāo)題會(huì)變成 #,二級(jí)和更高的標(biāo)題級(jí)別都會(huì)變成 ##。

          如果你的文檔格式一團(tuán)糟,Notion 是無(wú)法識(shí)別的。如果遇到了這種問(wèn)題,可以通過(guò)轉(zhuǎn)換工具格式化一下,用更標(biāo)準(zhǔn)的 Markdown 導(dǎo)入。

          若不在 Word 中設(shè)置大綱級(jí)別,則 Notion 無(wú)法識(shí)別標(biāo)題

          Template:組合無(wú)限可能

          Notion 的開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)在官方幫助文檔中提到了這樣一句話:使用數(shù)據(jù)庫(kù)的最大障礙是想象力。

          The biggest hurdle when it comes to using databases is one of imagination.

          沒(méi)錯(cuò),只要合理的使用 Notion 中的各個(gè)模塊,你就能發(fā)現(xiàn)它幾乎可以實(shí)現(xiàn)無(wú)限多的需求。僅僅是官方的內(nèi)置模板就有 19 種之多,涉及到工作的方方面面。

          官方模板庫(kù)

          這些 Template 不僅制作精美,使用方便,還能起到開(kāi)拓使用思路的作用。

          這里也有一些實(shí)用的模板:

          • 博客文章:利用 Notion 的分欄功能,輕松排版出一篇圖文并茂的博客文章。
          • 每周議程:把一頁(yè)分欄成五列,分別安排周一到周五的任務(wù)。
          • 閱讀清單:在數(shù)據(jù)庫(kù)中添加希望閱讀的書(shū)籍、鏈接、概述、作者,來(lái)督促自己看書(shū)、實(shí)時(shí)記錄讀書(shū)筆記、查閱閱讀進(jìn)度都是不錯(cuò)的選擇。

          如果你正在初次上手 Notion,我非常建議先去看一看這些模板的使用方法,可以幫助你更快的熟悉它的方方面面。

          所有官方模板一覽

          Web:純網(wǎng)頁(yè)應(yīng)用的勝利

          在這方面,Notion 其實(shí)和 Slack 一樣,是一個(gè)純網(wǎng)頁(yè)應(yīng)用。你會(huì)發(fā)現(xiàn)網(wǎng)頁(yè)端的界面和客戶(hù)端的界面幾乎是完全一致的,也就是我們常說(shuō)的套殼應(yīng)用。

          純 Web 應(yīng)用讓 Notion 輕易地完成了全平臺(tái)客戶(hù)端的設(shè)計(jì),支持 macOS、Windows、Android、iOS,而且優(yōu)化做的相當(dāng)不錯(cuò),實(shí)現(xiàn)了完全一致的操作邏輯。在不同系統(tǒng)的設(shè)備上登錄、寫(xiě)作、排版都有著一致的體驗(yàn),這在人人都有 2 個(gè)以上設(shè)備的今天是一件非常重要的事情,有效降低了學(xué)習(xí)的成本。

          就我個(gè)人而言,我很少在手機(jī)上大篇幅寫(xiě)作的原因主要是效率低下。手機(jī)屏幕小,電腦上輕松完成的排序、加圖,手機(jī)上都可能要戳好多下才能完成,相當(dāng)?shù)托?。但?Notion 中就異常高效,在手機(jī)上也可以對(duì)段落進(jìn)行拖拽排列,插入附件。而且電腦版跟手機(jī)版的顯示效果幾乎完全一致,當(dāng)我想到一些細(xì)節(jié)需要補(bǔ)充時(shí),打開(kāi)手機(jī)就可以直接調(diào)整段落順序、增補(bǔ)內(nèi)容。

          手機(jī)調(diào)整順序

          目前尚存的一些問(wèn)題

          盡管我很喜歡 Notion,有時(shí)也不得不承認(rèn)還有不完善的地方,而且問(wèn)題還不小,最主要的問(wèn)題是以下三點(diǎn):

          1. 不支持剪藏:與印象筆記的方向不同,Notion 不以網(wǎng)頁(yè)剪藏為主要目的。
          2. 不支持自動(dòng)化:Notion 不支持 IFTTT 等自動(dòng)化功能,只有一個(gè)「打開(kāi)」的 URL Scheme。
          3. 本地存儲(chǔ)功能糟糕:由于是純 Web 應(yīng)用,只能通過(guò)「導(dǎo)出」把文件存到本地。沒(méi)有網(wǎng)絡(luò)時(shí)只能查看當(dāng)前正在編輯,或者近期打開(kāi)過(guò)的少量文檔。

          那么這三個(gè)問(wèn)題該怎么解決?這里也給出我的建議。

          1. 如果你更希望用剪藏,那還是印象筆記類(lèi)的工具更適合你。
          2. 自動(dòng)化方面,我目前在同時(shí)使用印象筆記和 Notion,一個(gè)專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)剪藏,一個(gè)專(zhuān)門(mén)產(chǎn)生內(nèi)容。利用好印象筆記的 API 就可以了,兩者其實(shí)并不沖突。
          3. 離線問(wèn)題,在我的使用過(guò)程中,我發(fā)現(xiàn)徹底沒(méi)網(wǎng)的情況其實(shí)很少,手機(jī) 4G 流量也是逐年增多,著急時(shí)開(kāi)個(gè)熱點(diǎn)其實(shí)用不了太多流量。

          當(dāng)然,如果真的經(jīng)常需要在無(wú)網(wǎng)環(huán)境下使用,非常重視離線,不離線很多工作無(wú)法完成,那就不建議遷移了,有許多筆記應(yīng)用在這方面做得更好。

          總結(jié)

          Notion 就像是一本精致的手賬,它不像論文那么嚴(yán)肅,也不像日記一樣隨性。比純文本多了一份個(gè)性,比富文本少了一份復(fù)雜。既兼容了老的文檔,又誕生了新的規(guī)則。

          我一直相信,選擇工具的關(guān)鍵在于找準(zhǔn)工具的特性,Notion 的特性就是兼容性強(qiáng)、功能豐富、整合完善,兼具廣度和深度。從簡(jiǎn)單記事到寫(xiě)作長(zhǎng)文,從創(chuàng)建表格到數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù),從規(guī)范文檔到項(xiàng)目管理,種種功能都能在 Notion 中以不同的形式實(shí)現(xiàn)。我想,這就是 Notion 的魅力所在。

          Notion 的概念之領(lǐng)先,近乎一款來(lái)自未來(lái)的工具。在各類(lèi)工具百花齊放的今天,它依舊能采各家之所長(zhǎng),走出自己的獨(dú)特道路,實(shí)屬難能可貴。

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