每次寫論文，都需要下載很多文獻(xiàn)資料。由于在知網(wǎng)中如果二十分鐘不操作就會(huì)自動(dòng)退出，所以每次看到可能相關(guān)的內(nèi)容都會(huì)一股腦兒先下載下來(lái)，時(shí)間一長(zhǎng)，各種文獻(xiàn)堆積到一起，不僅分類存放比較困難，想引用某段內(nèi)容的時(shí)候也很難查找，不得不一篇一篇打開來(lái)看，非常浪費(fèi)時(shí)間。因此，學(xué)習(xí)使用文獻(xiàn)管理軟件是做學(xué)術(shù)的必經(jīng)之路。
先上一段網(wǎng)友對(duì)幾款文獻(xiàn)管理軟件的使用心得：
“我用過(guò)幾款文獻(xiàn)管理軟件，Endnote， Mendeley， Zotero，NoteExpress 和NoteFirst，這些文獻(xiàn)管理軟件從功能上各有特色，網(wǎng)上的評(píng)論文章也不少，我自己的的使用體驗(yàn)如下：
A. 功能方面： 在導(dǎo)入中文文獻(xiàn)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性上，Endnote，Zotero和Mendeley都出現(xiàn)不同程度的問(wèn)題，對(duì)中文期刊參考文獻(xiàn)格式不能很好的支持并且對(duì)國(guó)標(biāo)也不能正確理解。這三款是國(guó)外軟件，主要針對(duì)英文作者，因此沒(méi)有重點(diǎn)解決中文期刊作者的問(wèn)題也是可以理解的。人家沒(méi)把咱列為主要目標(biāo)客戶嘛，呵呵。但是值得一提的是Mendeley內(nèi)置的PDF瀏覽器，可以直接收錄英文的PDF文件，這一個(gè)功能很強(qiáng)大，我很喜歡。 Zotero只支持Firefox瀏覽器，對(duì)于我們經(jīng)常用IE的人不適合。
國(guó)內(nèi)的軟件NoteExpress和NoteFirst做的都不錯(cuò)，可以很好的支持中文文獻(xiàn)，但NE在對(duì)國(guó)標(biāo)的細(xì)節(jié)處理上依舊存在問(wèn)題，比如無(wú)法自動(dòng)區(qū)別英文文獻(xiàn)中的作者是中文作者的漢語(yǔ)拼音， 也不支持中英文雙語(yǔ)的參考文獻(xiàn)自動(dòng)形成。 而NoteFirst推出的相對(duì)比較晚，所提供的期刊樣式還有待完善，但它全面支持國(guó)標(biāo)并且支持雙語(yǔ)參考文獻(xiàn)自動(dòng)形成比較適用中文科技期刊的作者，這對(duì)我這個(gè)經(jīng)常需要投被EI收錄期刊的人來(lái)說(shuō)是非常實(shí)用的。
B.設(shè)計(jì)結(jié)構(gòu)方面： Endnote（Web）,Zotero，Mendeley 和NoteFirst是網(wǎng)絡(luò)版的設(shè)計(jì)，而referencemanager, NoteExpress 以及國(guó)內(nèi)的另一款軟件醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)王都只有單機(jī)版。網(wǎng)絡(luò)版軟件的好處就是能夠使用戶在不同地點(diǎn)、不同電腦上均可以同步自己最新的個(gè)人數(shù)據(jù)庫(kù)。我相信隨著互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)版一定會(huì)成為主流產(chǎn)品。而上面提到的這幾款網(wǎng)絡(luò)版軟件中前兩種都沒(méi)有設(shè)計(jì)客戶端，在中國(guó)目前網(wǎng)絡(luò)發(fā)展尚不完善的情況下純粹網(wǎng)絡(luò)版的產(chǎn)品可能會(huì)有問(wèn)題，而只有Mendeley和NoteFirst具有網(wǎng)絡(luò)版和單機(jī)使用的共同設(shè)計(jì)。
C.價(jià)格方面：Endnote和Noteexpress均是收費(fèi)的軟件， Endnote還價(jià)格不菲，只有機(jī)構(gòu)用戶才會(huì)使用。而Mendeley， Zotero和NoteFirst都提供免費(fèi)版本。功能上對(duì)于我這樣的科技期刊作者來(lái)說(shuō)已經(jīng)足夠用了。 當(dāng)然，要寫大論文的博士生們，還是用掏點(diǎn)錢使用軟件的高級(jí)功能吧。”
從檢索的情況來(lái)看，使用EndNote和NoteExpress的是主流，而這兩款軟件里，大家普遍對(duì)NoteExpress比較看好，因此我選擇了NoteExpress作為我首次嘗試使用的文獻(xiàn)管理軟件。
NoteExpress是收費(fèi)軟件，但是有破解版和圖書館版，圖書館版是為各個(gè)學(xué)校圖書館量身打造的，可以在NoteExpress的官網(wǎng)（http://www.reflib.org/CompanyWeb/）上免費(fèi)下載，使用起來(lái)不像破解版的會(huì)出各種問(wèn)題。
文件管理軟件使用過(guò)程中有幾個(gè)概念需要厘清：
1、數(shù)據(jù)庫(kù)。這指的是CNKI數(shù)據(jù)庫(kù)，萬(wàn)方數(shù)據(jù)庫(kù)、維普數(shù)據(jù)庫(kù)等?？梢孕陆〝?shù)據(jù)庫(kù)，最好命名為本身的數(shù)據(jù)庫(kù)名，這樣在更新時(shí)就知道該題錄是從哪個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)上下載的。
2、文件夾。每個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)下有個(gè)文件夾叫“題錄”，“題錄”文件夾下再新建的文件夾才是我們平常用于管理文獻(xiàn)的分類，比如網(wǎng)絡(luò)教育、信息技術(shù)與課程整合等，可以自由新建、移動(dòng)、刪除。
3、題錄。所謂題錄，是文獻(xiàn)的基本信息，如文章標(biāo)題、作者、刊名、頁(yè)碼、摘要等內(nèi)容。文獻(xiàn)管理其實(shí)最關(guān)鍵的是對(duì)題錄的管理。使用文獻(xiàn)管理軟件需要改變的就是不要看到相關(guān)文獻(xiàn)就立刻下載全文，而是先存儲(chǔ)題錄，覺(jué)得確實(shí)有用再下載全文，這樣也可以大大節(jié)省硬盤空間。
4、附件。文獻(xiàn)全文是作為附件鏈接在題錄上的，打開題錄后再進(jìn)一步打開全文閱讀。同時(shí)用文獻(xiàn)管理軟件可以方便地做筆記。一個(gè)題錄可以有多個(gè)附件。
使用NoteExpress進(jìn)行文件管理和論文寫作的流程如下：
1、瘋狂下載題錄。文件檢索初期，從NE的“檢索”菜單進(jìn)到各大數(shù)據(jù)庫(kù)中下載可能相關(guān)的文獻(xiàn)的題錄，先不要下載全文。這一階段注意從哪個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中下載的題錄就放到哪個(gè)NE中以該名稱命名的數(shù)據(jù)庫(kù)下，這是為了方便將來(lái)題錄的更新。
2、粗略分類。在各個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的題錄文件夾下，再新建以文章主題命名的文件夾，將下載的題錄粗略地歸入各文件夾中。不用太細(xì)致，因?yàn)閷?lái)還會(huì)變更。
3、閱讀題錄。閱讀題錄信息，尤其是摘要，判斷該文獻(xiàn)是否確實(shí)與自己的論文相關(guān)，不相關(guān)的直接刪除掉，同時(shí)對(duì)文獻(xiàn)分類略做調(diào)整。
4、下載全文。將精選下來(lái)的文獻(xiàn)，復(fù)制其標(biāo)題，到全文數(shù)據(jù)庫(kù)中下載全文。先全部下載到一個(gè)文件夾下，再利用NoteExpress中“工具”菜單下的“批量鏈接附件”命令將其快速與題錄鏈接到一起。全部鏈接完后，原來(lái)保存全文的那個(gè)文件夾就可以刪掉了，因?yàn)榇藭r(shí)文獻(xiàn)都已轉(zhuǎn)存到NE的附件文件夾下。
5、閱讀全文。用PDF的標(biāo)記功能做標(biāo)記，同時(shí)將自己的心得體會(huì)記錄在NE提供的筆記本中。這一階段可以繼續(xù)對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行分類調(diào)整。
6、開寫論文，用NE插件在word中插入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)。閱讀完文章，你的寫作思路也應(yīng)該出來(lái)了，有了想法就趕緊動(dòng)筆寫吧。寫的過(guò)程中，利用NE插件可以方便地將參考文獻(xiàn)以你要求的格式插入到論文末尾（格式化參考文獻(xiàn)）。
詳細(xì)的軟件操作方法這里不再贅述，請(qǐng)下載學(xué)習(xí)NoteExpress快速教程 。
此外還需要說(shuō)明以下問(wèn)題：
1.批量鏈接附件時(shí)如果有部分附件已經(jīng)存在，則會(huì)出現(xiàn)重復(fù)導(dǎo)入附件的情況，也就是說(shuō)NE不能自動(dòng)識(shí)別哪些附件已經(jīng)鏈接了，哪些沒(méi)有。怎樣才可以既批量導(dǎo)入又不重復(fù)？請(qǐng)大俠們指教！
2、文獻(xiàn)分類問(wèn)題。本人一向不善于分類，有時(shí)候一篇文章可以歸到多個(gè)文件夾中，或者哪一類都不屬于。在NE中，一個(gè)題錄可以屬于多個(gè)文件夾，而且題錄的查找不依賴于文件夾。可以通過(guò)關(guān)鍵字、作者姓名等組織方式查找到題錄。這樣即使分類有些含糊也沒(méi)有關(guān)系。
以上是初步體驗(yàn)NE后的一點(diǎn)體會(huì)，歡迎討論交流~
