對于公司的HR來說，每月需要統(tǒng)計的數(shù)據(jù)非常多，如公司招聘情況、公司人員的考勤情況、員工每月的工資等。當然，在統(tǒng)計的過程中肯定需要借助一些函數(shù)公式來協(xié)助HR快速而又準確地獲取結(jié)果。
但Excel中包含的函數(shù)多達500種，記住和掌握每個函數(shù)的使用方法肯定是不現(xiàn)實的，對于HR來說，只需要掌握工作中常用到的函數(shù)即可。
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快速求和，SUM函數(shù)
SUM函數(shù)在計算各種費用、員工培訓成績、員工工資和考勤等方面都會用到，它用于對所選單元格或單元格區(qū)域進行求和計算。
語法結(jié)構(gòu)為：SUM(number1,[number2],...)
使用SUM函數(shù)時，最少為函數(shù)設(shè)置一個參數(shù)，最多只能設(shè)置255個參數(shù)。需要注意的是，如果參數(shù)是文本、邏輯值和空格，都將自動被忽略，如下圖所示。
但不會忽略錯誤值，參數(shù)中如果包含錯誤值，公式將返回錯誤，如下圖所示。
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按條件求和，SUMIF函數(shù)
SUMIF函數(shù)也是求和函數(shù)，與SUM函數(shù)不同的是：SUMIF函數(shù)是對區(qū)域中滿足條件的數(shù)據(jù)進行求和計算。
語法結(jié)構(gòu)為：SUMIF (range,criteria,[sum_range])
其語法結(jié)構(gòu)也可以理解為：SUMIF ( 條件區(qū)域 , 求和條件 , 求和區(qū)域 )。
舉個例子，在計算加班費時，計算員工的加班費只需要簡單的公式或SUM函數(shù)就能實現(xiàn)。當要計算各部門結(jié)算的加班費總額時，就需要使用SUMIF函數(shù)來計算，具體操作步驟如下：
Step01 選擇J2單元格，單擊【公式】選項卡下【函數(shù)庫】組中的【數(shù)學和三角函數(shù)】按鈕 ，在彈出的下拉列表中選擇【SUMIF】選項。
Step02 打開【函數(shù)參數(shù)】對話框，在參數(shù)框中分別輸入?yún)⑴c計算的單元格引用，單擊【確定】按鈕。
Step03 計算出項目部加班費總額，向下拖動控制柄，計算出其他部門的加班費總額。
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判斷是與非，IF函數(shù)
IF函數(shù)在人力資源管理中使用頻率非常高，如判定是否上繳個人所得稅、判定培訓是否合格、判定績效是否達標、判定是否被錄用等。通常用于判斷是否滿足某個條件，如果滿足返回一個值；如果不滿足，則返回另一個值。返回的值可以是字符串，也可以是邏輯值（false & true）和數(shù)值等。
語法結(jié)構(gòu)為：
IF(logical_test,[value_if_true],[value_if_false])
也可以理解為：IF( 判斷的條件 , 條件成立時返回的結(jié)果 , 條件不成立時返回的結(jié)果 )。使用IF函數(shù)既可以從多個結(jié)果中選擇符合條件的一個結(jié)果，也可以結(jié)合AND函數(shù)判斷是否同時滿足多個條件或結(jié)合OR函數(shù)判斷是否滿足多個條件中的某個條件。
從多個結(jié)果中選擇符合條件的一個結(jié)果
IF最簡單的用法就是在兩種結(jié)果中選擇符合條件的一個結(jié)果，如根據(jù)筆試成績來判定面試員工是否合格，評定的標準為：如果分數(shù)達到60分，則評定為合格；否則評定為不合格。公式為“=IF(B2>=60,'合格 ',' 不合格 ')”。
一個IF函數(shù)只能執(zhí)行一次選擇，當需要面對兩次選擇時，就需要用到兩個IF函數(shù)，而第2個 IF 函數(shù)將用在第1個IF函數(shù)的參數(shù)位置。例如，當需要對員工的培訓成績進行優(yōu)、良、差評定時，就需要面對兩次選擇，第1次選擇是滿足什么條件評定為優(yōu)，第2次選擇則是滿足什么條件評定為良，否則評定為差，公式為“=IF(F2>90, ' 優(yōu) ', IF(F2>80,' 良 ',' 差 '))”。
結(jié)合AND函數(shù)判斷是否同時滿足多個條件
當需要使用IF函數(shù)同時對多個條件進行判定時，就需要與AND函數(shù)嵌套使用。
AND函數(shù)用于檢測是否所有參數(shù)都為TRUE，如果所有參數(shù)均為TRUE，則返回TRUE；如果有一個參數(shù)為FALSE，則返回FALSE，它相當于“并且”的意思。
其語法結(jié)構(gòu)為：AND(logical1,logical2, ...)。其中，Logical1, logical2, ... 表示待檢測的1~30個條件值，各條件值可為TRUE或FALSE。
例如，使用IF函數(shù)嵌套AND函數(shù)來同時對面試人員的筆試成績和面試成績是否都在60分合格線內(nèi)進行判定，公式為“=IF(AND(B2>=60,C2>=60),' 是 ',' 否 ')”。
結(jié)合OR函數(shù)判斷是否滿足多個條件中的某個條件
OR也用于多條件的判定，但與AND函數(shù)剛好相反，只要滿足多條件中的某一個條件，就會返回TRUE，只有當所有條件都不滿足時，才會返回FALSE，它相當于“ 或” 的意思。其語法結(jié)構(gòu)為：OR(logical1,logical2,...)。
例如，對員工是否可以申請退休進行判定，可申請退休的條件為年齡到達55歲或工齡達到30年，其判定公式為“=IF(OR(B9>=55,C9>=30),' 是 ',' 否 ')”。
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按指定的條件計數(shù)，COUNTIF函數(shù)
COUNTIF 函數(shù)用于統(tǒng)計滿足某個條件的單元格的數(shù)量，經(jīng)常用于對學歷人數(shù)、男女人數(shù)、部門人數(shù)、職位人數(shù)等進行統(tǒng)計。
語法結(jié)構(gòu)為：COUNTIF(range,criteria)，如下圖所示，可以簡單理解為：COUNTIF( 單元格區(qū)域 , 計數(shù)條件 )。
例如，對各部門的人數(shù)進行統(tǒng)計，公式為“=COUNTIF($C$2:$C$24,E2)”，最終效果如下圖所示。
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查找符合條件的值，VLOOKUP函數(shù)
在工資薪酬表、出勤統(tǒng)計表及福利津貼表中，經(jīng)常需要根據(jù)關(guān)鍵字進行數(shù)據(jù)的查找與引用， 而VLOOKUP函數(shù)則可以在某個單元格區(qū)域的首列沿垂直方向查找指定的值，然后返回同一行中的其他值。
語法結(jié)構(gòu)為：
VLOOKUP((lookup_value,table_array,col_index_num,range _lookup)
如下圖所示，可以簡單理解為：VLOOKUP ( 查找值，查找范圍，返回值所在的列，精確匹配 / 近似匹配 )。
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計算兩個日期之間的差值，DATEDIF函數(shù)
在人事數(shù)據(jù)表中，經(jīng)常需要計算兩個日期之差，如通過出生日期和當前日期計算員工年齡、利用參加工作時間來計算員工工齡等，這時就需要用到DATEDIF函數(shù)，它用于計算兩個日期值間隔的年數(shù)、月數(shù)和天數(shù)。
語法結(jié)構(gòu)為：DATEDIF(start_date,end_date,unit)，可以簡單理解為：DATEDIF( 起始日期 , 終止日期 , 返回值類型 )。其中，Start_date 參數(shù)和 end_date 參數(shù)中的日期可以是帶引號的字符串、日期序列號、單元格引用及其他公式的計算結(jié)果等；Unit參數(shù)表示要返回的信息類型，共有6種，如下表所示。
例如，在員工信息表中通過出生年月和系統(tǒng)當前的日期計算員工的年齡，公式為“=DATEDIF(G2,NOW(),'y')”，效果如下圖所示。
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數(shù)字格式之間的轉(zhuǎn)換，TEXT函數(shù)
在制作考勤表、員工信息表時，經(jīng)常需要將數(shù)值轉(zhuǎn)換為指定格式的數(shù)字格式，這時就需要用到TEXT函數(shù)，其作用是將各種形式的數(shù)值轉(zhuǎn)化為文本，并可使用戶通過使用特殊格式字符串來指定顯示格式。
語法結(jié)構(gòu)為：TEXT(value,format_text)，如下圖所示，可以簡單理解為：TEXT( 數(shù)值 , 單元格格式 )。
下面對函數(shù)進行一些舉例說明，讓用戶更容易理解，如下圖所示。
這些函數(shù)你都會了嗎？
