排版長文檔是學(xué)生整理畢業(yè)論文及辦公人員處理辦公文檔時(shí)必須面對(duì)的問題。內(nèi)容多、序號(hào)多、章節(jié)多、標(biāo)題多、圖表多、頁碼要求多、頁眉頁碼要求多，還有難以搞定的目錄和參考文獻(xiàn)，總之就是要求多！多！多！感覺就是難！難！難！煩！煩！煩！
不論原因是Word能力不足還是排版技能缺失，都會(huì)讓人頭疼不已。在排版長文檔時(shí)，你是否遇到過下面的問題。
問題1：設(shè)置標(biāo)題和正文的字體及段落樣式，之后使用格式刷，從頭至尾刷幾遍，偶爾有幾處還刷不正確。格式設(shè)置錯(cuò)或要求改了，之前的努力白費(fèi)。
問題2：圖片、圖表多，題注手動(dòng)添加，序號(hào)記不住，格式不好改，也是個(gè)大麻煩，費(fèi)了九牛二虎之力改完了，結(jié)果發(fā)現(xiàn)有缺失或多余的圖片。
問題3：編號(hào)和多級(jí)列表總搞不定，想用的時(shí)候出不來；編號(hào)有了，格式不正確；不想用，又結(jié)束不掉，困難重重。
問題4：使用空格將內(nèi)容分頁后，最怕添加或刪除內(nèi)容。還得重來一遍。
問題5：參考文獻(xiàn)、頁眉、目錄……，這些才是大老虎，不多說了 ，說多了都是淚??！
…………
問題這么多？不要擔(dān)心，下面介紹神奇的長文檔排版七步法，逐個(gè)擊破這些難題。
第1步：準(zhǔn)備工作
正式排版前，可根據(jù)情況再結(jié)合高手排版七步法制定個(gè)適合自己的排版流程。
⑴ 根據(jù)論文排版規(guī)范，設(shè)置頁面，并將論文分節(jié)。需要注意各節(jié)頁碼是否連貫、一致。
⑵ 根據(jù)排版規(guī)范，設(shè)置樣式，修改標(biāo)題、正文樣式。
⑶ 制定論文大綱、并撰寫論文，為標(biāo)題、正文設(shè)置樣式。
⑷ 插入圖片、表格、圖表等內(nèi)容并編號(hào)。
⑸ 設(shè)置參考文獻(xiàn)。
⑹ 插入頁眉、頁碼并提取目錄。
⑺ 進(jìn)一步排版美化，完成后打印輸出。
第2步：文檔結(jié)構(gòu)及整體規(guī)劃
一、文檔結(jié)構(gòu)
對(duì)于畢業(yè)論文類長文檔的結(jié)構(gòu)通常包含10個(gè)類別，可以將這10個(gè)類別分為3大部分，分別是開篇部分，包括有封面（包含標(biāo)題）、版權(quán)聲明、中英文摘要、關(guān)鍵詞、目錄；主體部分，包括有正文、參考文件、致謝；結(jié)尾部分，包括有注釋、附錄。
二、整體規(guī)劃
在撰寫論文之前，就可以先錄入各部分標(biāo)題，然后通過插入分節(jié)符、分頁符，將整篇文檔的結(jié)構(gòu)規(guī)劃好，原則如下。
⑴ 在需要設(shè)置不同頁眉、頁腳的部分插入分節(jié)符。
⑵ 在需要另起一頁的部分插入分頁符。
第3步：文檔的頁面、封面
一、文檔的頁面
設(shè)置文檔頁面就是設(shè)置紙張大小、頁邊距、頁眉和頁腳距邊界位置等。通常在【布局】選項(xiàng)卡下【頁面設(shè)置】選項(xiàng)組中即可將這些問題全部搞定！
二、封面
論文封面內(nèi)容不多，看似操作簡單，但也會(huì)讓很多人抓狂，為什么？添加的下劃線總是對(duì)不齊，多個(gè)空格長一點(diǎn)，刪個(gè)空格短一點(diǎn)，有什么辦法讓添加的下劃線整齊、長度一致？
第4步：段落樣式和多級(jí)列表
段落樣式和多級(jí)列表是長文檔排版中常用的操作，只需要一次設(shè)置，就能反復(fù)使用。在撰寫長文檔正文時(shí)，可以先設(shè)置好標(biāo)題樣式及正文樣式，然后再根據(jù)內(nèi)容增加其他樣式。
多級(jí)列表是Word提供的實(shí)現(xiàn)多級(jí)編號(hào)功能，與編號(hào)功能不同，多級(jí)列表可以實(shí)現(xiàn)不同級(jí)別間的嵌套。使用多級(jí)列表最大的優(yōu)勢(shì)在于，更改標(biāo)題的位置后，編號(hào)會(huì)自動(dòng)更新，而手動(dòng)輸入的編號(hào)則需要重新修改。
第5步：頁眉和頁碼
在論文排版中，頁眉和頁碼是比較難以搞定的難題，要么一改全改，要么改不了。下面就來介紹頁眉頁碼的高級(jí)設(shè)置方法，讓你輕松搞定。
一、頁眉
插入頁眉的操作比較簡單，關(guān)鍵是如何設(shè)置頁眉。如設(shè)置首頁不顯示頁眉、奇偶頁不同頁眉以及不同節(jié)顯示不同頁眉等，這些問題都可以在【頁眉和頁腳工具】【設(shè)計(jì)】選項(xiàng)卡下輕松搞定。
二、頁碼
頁碼和頁眉相似，插入頁碼的操作比較簡單，關(guān)鍵在于頁碼的設(shè)置，如設(shè)置奇偶頁不同的頁碼、不同節(jié)顯示不同的頁碼格式、自定義頁碼從第n頁顯示以及不同節(jié)頁碼的連續(xù)。
我們可以在【頁眉和頁腳工具】【設(shè)計(jì)】選項(xiàng)卡設(shè)置奇偶頁不同的頁碼。
在【頁碼格式】對(duì)話框中設(shè)置不同節(jié)顯示不同的頁碼格式、自定義頁碼從第n頁顯示以及不同節(jié)頁碼的連續(xù)。
第6步：參考文獻(xiàn)的制作和引用
參考文獻(xiàn)采用實(shí)引方式，在正文中使用上標(biāo)形式（[1][2]……）標(biāo)注，并且在文檔末尾的參考文獻(xiàn)形成一一對(duì)應(yīng)關(guān)系。
一、參考文獻(xiàn)的制作
快速生成參考文獻(xiàn)的方法有三種。
方法一：搜索并打開“中國知網(wǎng)”，在【文獻(xiàn)檢索】中通過關(guān)鍵詞搜索，選擇與正文接近的參考文獻(xiàn)，將其導(dǎo)出，之后復(fù)制并粘貼至Word文檔中即可。
方法二：使用谷歌學(xué)術(shù)、百度學(xué)術(shù)直接搜索并導(dǎo)出標(biāo)準(zhǔn)的參考文獻(xiàn)格式。
方法三：在網(wǎng)絡(luò)中搜索“參考文獻(xiàn)格式生成器”，根據(jù)提示填入相關(guān)內(nèi)容，即可生成標(biāo)準(zhǔn)格式的參考文獻(xiàn)。
二、參考文獻(xiàn)的插入
插入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)的方法有兩種：一種是使用交叉引用插入；另一種是使用尾注插入。
第7步：添加目錄
目錄通常放置在正文前，可以在排版時(shí)在正文前預(yù)留空白頁。
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