Word2000應(yīng)用指南
Word2000是全球流行的字處理軟件。本文將介紹Word2000的一些方便、實(shí)用的精招絕技，使你的Word更具有個(gè)性化的設(shè)置，并提高你應(yīng)用的能力和水平。
一、定制實(shí)用的Word2000界面
（一）添加自動(dòng)滾屏
在閱讀長(zhǎng)文檔時(shí)免不了要反復(fù)滾動(dòng)屏幕。為此，可以給Word2000添加一個(gè)“自動(dòng)滾屏”按鈕。
1．單擊Word2000“工具”菜單下的“自定義”，打開(kāi)“自定義”對(duì)話(huà)框中點(diǎn)擊“命令”選項(xiàng)卡。
2．選中“類(lèi)別”列表下的“工具”選項(xiàng)，然后在“命令”列表中找到“自動(dòng)滾動(dòng)”按鈕，將其拖入工具欄即可。以后只要打開(kāi)文檔，單擊工具欄中的“自動(dòng)滾動(dòng)”按鈕，鼠標(biāo)指針便會(huì)自動(dòng)跳入豎直滾動(dòng)條，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)滾屏。若想暫停滾屏，只需要單擊鼠標(biāo)，即可將自動(dòng)滾屏功能關(guān)閉。
（二）添加著重符號(hào)按鈕
如果經(jīng)常使用Word2000的著重符號(hào)，可以給工具欄添加一個(gè)“著重號(hào)”按鈕。
1．按上面的方法打開(kāi)“自定義”對(duì)話(huà)框的“命令”選項(xiàng)卡。
2．選中“類(lèi)別”列表下的“所有命令”，在“命令”列表中找到“DotAccent”按鈕，將其選中后拖入工具欄。以后只須選中文本并單擊“著重號(hào)”按鈕，所選取中的文本下面就會(huì)出現(xiàn)著重符號(hào)。
（三）添加前進(jìn)、后退按鈕
如果對(duì)IE的“前進(jìn)”、“后退”切換網(wǎng)頁(yè)方式“情有獨(dú)鐘”，也可給Word2000增加類(lèi)似的按鈕。
1．打開(kāi)“自定義”對(duì)話(huà)框的“命令”選項(xiàng)卡。
2．選中“類(lèi)別”列表中的“所有命令”，然后在“命令”列表中找到“Nextwindows”按鈕，將其選中后拖入工具欄。再找到“Prevwindows”按鈕，按相同的方法拖入工具欄。
以后只要打開(kāi)了多個(gè)文檔，單擊“Nextwindows”按鈕就會(huì)跳到下一個(gè)文檔，單擊“Prevwindows”按鈕則會(huì)返回前一個(gè)文檔。
（四）定制用戶(hù)按鈕
前面添加的“自動(dòng)滾動(dòng)”、“Nextwindows”等用戶(hù)按鈕沒(méi)有圖標(biāo)，僅以文字形式在工具欄顯示，不僅難看、而且太占地方。為此可用以下方法修改：
1．使用“工具”菜單下的“自定義”命令打開(kāi)對(duì)話(huà)框，在上述某個(gè)按鈕上單擊鼠標(biāo)右鍵，將快捷菜單“命名”框后的文字刪除，輸入一個(gè)不容易看到的字符“.”（點(diǎn)號(hào)）占位。
2．打開(kāi)快捷菜單中的“更改按鈕圖標(biāo)”子菜單，在系統(tǒng)提供的42個(gè)圖標(biāo)中選一個(gè)，將原來(lái)的文字圖標(biāo)替換掉。
（五）定制新的菜單
1．增加菜單命令
點(diǎn)擊Word2000“工具”菜單下的“自定義”，單擊“自定義”對(duì)話(huà)框中的“命令”選項(xiàng)卡，在“類(lèi)別”列表中選中需要增加的菜單類(lèi)別。將“命令”框內(nèi)要增加的命令拖至對(duì)應(yīng)的菜單項(xiàng)，菜單打開(kāi)后將其插入“I”指示的位置即可。
2．刪除菜單命令
如果需要?jiǎng)h除某個(gè)菜單命令，只須保持“自定義”對(duì)話(huà)框的打開(kāi)狀態(tài)，選中菜單中需要?jiǎng)h除的命令，按下鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)使其離開(kāi)菜單即可。
3．調(diào)整命令位置
如果需要調(diào)整某個(gè)菜單命令的位置，可按以下方法操作：將“自定義”對(duì)話(huà)框打開(kāi)，若要移動(dòng)菜單命令，可打開(kāi)菜單將選中的命令拖動(dòng)到新位置或另一個(gè)菜單頂部（此時(shí)菜單會(huì)自動(dòng)打開(kāi)，再將命令放入新位置即可）。若要復(fù)制命令，應(yīng)按住Ctrl鍵，再按上面介紹的方法將命令拖動(dòng)到新位置。
4．修改菜單或按鈕名稱(chēng)
打開(kāi)“自定義”對(duì)話(huà)框，用鼠標(biāo)右鍵單擊欲更改名稱(chēng)的按鈕、菜單或菜單命令，在彈出的快捷菜單的“命名”中單擊即可輸入新的名稱(chēng)。
5．添加內(nèi)置菜單
Word2000提供了“工作”和“字體”兩個(gè)內(nèi)置菜單，但沒(méi)有將它們加入窗口。如果你需要的話(huà)，可以按以下方法添加和使用：
單擊“工具”菜單下的“自定義”，點(diǎn)擊“自定義”對(duì)話(huà)框中的“命令”選項(xiàng)卡。在“命令”選項(xiàng)卡的“類(lèi)別”框內(nèi)選中“內(nèi)置菜單”項(xiàng)，再將“命令”中的“工作”菜單拖至Word2000菜單欄，插入你喜歡的位置，它的作用是存放經(jīng)常使用的文檔。
將文檔加入其中的方法是：先將需要加入的文檔打開(kāi)，單擊“工作”菜單下的“添至‘工作’菜單”。重復(fù)這種操作就可以將常用的文檔放入“工作”菜單。“工作”菜單中不再需要的文檔可用以下方法刪除：同時(shí)按Ctrl＋Alt＋－（減號(hào)）鍵，光標(biāo)會(huì)變成一個(gè)粗“減號(hào)”。打開(kāi)“工作”菜單后，用粗“減號(hào)”單擊需要?jiǎng)h除的文檔即可。
（六）定制新的工具欄
1．工具按鈕的增減
Word2000可以非常方便的快速增減工具欄按鈕。對(duì)于內(nèi)置的工具按鈕，只須單擊工具欄右邊的“其他按鈕”，選中“添加或刪除按鈕”命令，就會(huì)彈出一個(gè)菜單。其中列出了該工具欄中的所有可用按鈕，將某個(gè)按鈕選中它就會(huì)出現(xiàn)在工具欄中。如果選中的按鈕過(guò)多，則工具欄右邊會(huì)出現(xiàn)一個(gè)“〉〉”標(biāo)記，單擊就可以列出尚未顯示的按鈕供你使用。
對(duì)于非內(nèi)置的工具按鈕，可按以下方法添加：將需要添加按鈕的工具欄顯示在窗口中。
單擊“工具”菜單中的“自定義”，點(diǎn)擊對(duì)話(huà)框中的“命令”選項(xiàng)卡。在“命令”選項(xiàng)卡的“類(lèi)別”框內(nèi)選中你需要的按鈕，再將按鈕拖動(dòng)到工具欄插入“I”指示的位置即可。
2．工具按鈕的移動(dòng)
工具欄按鈕可直接用鼠標(biāo)拖動(dòng)的方法調(diào)整位置。方法是：?jiǎn)螕?#8220;工具”菜單下的“自定義”，將“自定義”對(duì)話(huà)框打開(kāi)。用鼠標(biāo)按住想移動(dòng)位置的按鈕，拖動(dòng)至新位置插入“I”指示的位置。
3．刪除按鈕
對(duì)于內(nèi)置的工具按鈕，只須單擊工具欄右邊的“其他按鈕”，選中“添加或刪除按鈕”命令，就會(huì)彈出一個(gè)菜單，取消按鈕前的選中標(biāo)記即可。而非內(nèi)置的工具按鈕，可按住Alt鍵，再將要?jiǎng)h除的按鈕拖離工具欄即可。
4．修改按鈕圖標(biāo)
（1）可以用系統(tǒng)圖標(biāo)替換，你只須打開(kāi)“自定義”對(duì)話(huà)框，在需要修改的按鈕上單擊鼠標(biāo)右鍵。在快捷菜單的“更改按鈕圖標(biāo)”（若為灰色說(shuō)明不能修改）子菜單下的圖標(biāo)（共42個(gè)）中任選一個(gè)單擊即可。
（2）可以自行編輯圖標(biāo)，同樣要打開(kāi)“自定義”對(duì)話(huà)框，再用鼠標(biāo)右鍵單擊要編輯的按鈕，在彈出的快捷菜單選“編輯按鈕圖標(biāo)”，出現(xiàn)“按鈕編輯器”對(duì)話(huà)框。在此對(duì)話(huà)框中既可以對(duì)當(dāng)前圖標(biāo)進(jìn)行編輯，也可以自行創(chuàng)作。
（3）也可以將其他按鈕粘貼過(guò)來(lái)使用，可以利用工具軟件將獲得的圖標(biāo)放到剪切板，打開(kāi)“自定義”對(duì)話(huà)框后用鼠標(biāo)右鍵單擊要替換的按鈕，在彈出的快捷菜單選“粘貼按鈕圖標(biāo)”即可。
5．添加按鈕分隔線(xiàn)
要在工具欄按鈕之間添加分隔線(xiàn)，可以使用下面兩種方法：
（1）可以將“自定義”對(duì)話(huà)框打開(kāi)，然后用鼠標(biāo)右鍵單擊需要在其左側(cè)（或上方）添加分隔線(xiàn)的按鈕，選擇快捷菜單中的“開(kāi)始一組”。若要去掉兩個(gè)按鈕之間的分隔線(xiàn)，可將按鈕向其拖動(dòng)很小距離即可。
（2）可以按住Alt鍵拖動(dòng)工具欄按鈕。若拖動(dòng)方向?yàn)樵龃蟀粹o間距，則自動(dòng)在其中間添加分隔符。若拖動(dòng)方向?yàn)闇p小按鈕間距，則自動(dòng)去掉兩者中間的分隔符。
6．修改符號(hào)工具欄
Word2000新增了一個(gè)符號(hào)工具欄，供用戶(hù)快速輸入各種常用符號(hào)。定制符號(hào)工具欄的方法是：先將符號(hào)工具欄打開(kāi)，再單擊“插入”菜單中的“特殊符號(hào)”，打開(kāi)“插入特殊符號(hào)”對(duì)話(huà)框。單擊對(duì)話(huà)框中的“顯示符號(hào)欄”，先用鼠標(biāo)選中需要的符號(hào)，再將它拖到符號(hào)工具欄某個(gè)按鈕上，完成后單擊“確定”。如果你想將符號(hào)欄恢復(fù)到原來(lái)的狀態(tài)，只須單擊“重設(shè)符號(hào)欄”按鈕。
如果你對(duì)修改不滿(mǎn)意，可按以下方法恢復(fù)：打開(kāi)“自定義”對(duì)話(huà)框，用鼠標(biāo)右鍵單擊需要恢復(fù)原來(lái)圖標(biāo)的按鈕，選中快捷菜單中的“復(fù)位按鈕圖標(biāo)”命令即可。
需要說(shuō)明的是：無(wú)論何種情況，如果你把Word2000的界面搞亂了。只要?jiǎng)h除Normal.dot，關(guān)閉Word2000后重新啟動(dòng)，它就會(huì)新建一個(gè)Normal模板，將界面恢復(fù)到初始狀態(tài)。
二、靈活應(yīng)用“打開(kāi)”對(duì)話(huà)框
（一）以不同方式打開(kāi)文檔
Word2000可用多種方式打開(kāi)文件，你只要在“打開(kāi)”對(duì)話(huà)框中將文件選中。單擊“打開(kāi)”下拉按鈕，即可看到一個(gè)打開(kāi)方式菜單。
1．“打開(kāi)”命令是對(duì)話(huà)框默認(rèn)的文件打開(kāi)方式，系統(tǒng)會(huì)調(diào)用某種文件的關(guān)聯(lián)程序?qū)⑵浯蜷_(kāi)。
2．選中“打開(kāi)”對(duì)話(huà)框中的一個(gè)文件，然后選擇“打開(kāi)”下拉菜單中的“以只讀方式打開(kāi)”。則對(duì)文件所做的任何修改，只能以“另存為”方式保存，而不能直接修改并保存原文件。
3．選中某個(gè)文件并“以副本方式打開(kāi)”，則系統(tǒng)會(huì)在原文件所在目錄創(chuàng)建它的“克隆”。例如，以副本方式打開(kāi)了MyDocuments文件夾中的“建議”，則MyDocuments文件夾會(huì)出現(xiàn)一個(gè)名為“建議（2）的新文件”。
4．若在對(duì)話(huà)框內(nèi)選中了“Web頁(yè)”或Web快捷方式，則“打開(kāi)”下拉菜單的“用瀏覽器打開(kāi)”命令可用。選擇它即可用瀏覽器打開(kāi)Web頁(yè)或撥號(hào)連接到某個(gè)Web站點(diǎn)。
（二）管理文件
1．查找文件
“打開(kāi)”對(duì)話(huà)框具有基本的文件管理功能。“打開(kāi)”對(duì)話(huà)框可用文字或文字與通配符搭配使用，查找含有某些關(guān)鍵字的文件。方法是：使用“查找范圍”列表定位文件的位置。然后在“文件名”框內(nèi)輸入要查找的關(guān)鍵字，或者打開(kāi)“文件名”下拉列表查找已輸入的關(guān)鍵字。必要時(shí)可打開(kāi)“文件類(lèi)型”下拉列表，選擇要查找的文件類(lèi)型。完成后單擊“打開(kāi)”按鈕，則所有包含待查找關(guān)鍵文字的文件名均出現(xiàn)在對(duì)話(huà)框中。除此之外，你還可以在“文件名”框內(nèi)使用通配符“*”查找以某一文字開(kāi)頭或結(jié)尾的文件，如利用“*技巧”查找以“技巧”結(jié)尾的文件等。
2．自動(dòng)匹配文件
自動(dòng)匹配是Word2000新增的一個(gè)功能，它可以根據(jù)已輸入的字符自動(dòng)匹配文件名。當(dāng)你在對(duì)話(huà)框的“文件名”框內(nèi)輸入文件名后，只要輸入的文件名與某個(gè)文件名匹配，框內(nèi)就會(huì)自動(dòng)補(bǔ)齊剩余的若干字符，回車(chē)即可打開(kāi)該文件。否則可繼續(xù)輸入剩余的部分，尋找或打開(kāi)其他文件。
3．排序文件
“打開(kāi)”對(duì)話(huà)框中的文件按一定規(guī)律排序，有利于用戶(hù)快速查找文件。排序方法是：點(diǎn)擊“視圖”按鈕，在下拉菜單中選擇“排列圖標(biāo)”子菜單，從“按名稱(chēng)”、“按類(lèi)型”、“按大小”和“按日期”四種排序方私中選擇即可。
4．預(yù)覽文件
Word2000可以在“打開(kāi)”對(duì)話(huà)框中快速預(yù)覽文件。你只須用鼠標(biāo)右鍵單擊要預(yù)覽的文件，選中快捷菜單中的“快速預(yù)覽”命令，系統(tǒng)會(huì)調(diào)用Windows中內(nèi)置的快速預(yù)覽程序“QuickViewer”打開(kāi)該文件。
三、制作多用途的表格
Word2000提供了豐富多彩的制表方式，你可以根據(jù)工作需要自由選擇，從而提高表格制作效率。
（一）多種制表方式
1．使用表格自動(dòng)套用格式
單擊“插入表格”對(duì)話(huà)框中的“自動(dòng)套用格式”按鈕，打開(kāi)“表格自動(dòng)套用格式”對(duì)話(huà)框。在“格式”列表中選中你喜歡的樣式，單擊“確定”按鈕。
2．使用鍵盤(pán)制作表格
先鍵入表示單元格左邊的“+”（加號(hào)），然后連續(xù)輸入“-”（減號(hào)），使其長(zhǎng)度等于單元格寬度，最后輸入表示單元格右邊的“+”。重復(fù)以上步驟并回車(chē)，即可做出1行×N（N=加號(hào)個(gè)數(shù)-1）列的表格。再將光標(biāo)移動(dòng)到最右端的單元格內(nèi)，按你需要的表格行數(shù)，按TAB鍵，就可以將表格生成。此法的最大優(yōu)點(diǎn)是可以創(chuàng)建列寬不等的表格，但表格插入點(diǎn)前不能有其他字符，否則系統(tǒng)會(huì)認(rèn)為輸入結(jié)果是加減號(hào)。
3．繪制表格
單擊“表格”菜單下的“繪制表格”命令，打開(kāi)“表格和邊框”工具欄，你可以在“線(xiàn)型”和“粗細(xì)”下拉列表中選擇表格線(xiàn)，再單擊其中的“繪制表格”按鈕。拖動(dòng)鼠標(biāo)畫(huà)出表格的外框線(xiàn)，再根據(jù)需要畫(huà)出表格中的其他框線(xiàn)即可。此法能創(chuàng)建規(guī)模不大，但比較復(fù)雜的表格。
4．轉(zhuǎn)換表格
選中文檔內(nèi)需要轉(zhuǎn)換成表格的文字，然后單擊“表格”、“轉(zhuǎn)換”子菜單下的“文字轉(zhuǎn)換成表格”命令。在對(duì)話(huà)框的“文字分隔位置”下選中文字分隔符（注意：中文標(biāo)點(diǎn)應(yīng)選中“其他字符”，并在其后輸入分隔文字的標(biāo)點(diǎn)），單擊“確定”按鈕即可將文字轉(zhuǎn)換成表格。
（二）表格修飾方法
1．表格嵌套
這是Word2000表格新增的功能，它可以在表格中再建一個(gè)表格（即表中表）。常用下面兩種嵌套方法：
先按常規(guī)方法建立一個(gè)表格，將光標(biāo)放入需要嵌套表格的單元格。打開(kāi)“表格和邊框”工具欄，使用其中的“繪制表格”功能，即可按需要畫(huà)出大表中的小表，此法可以創(chuàng)建比較復(fù)雜的嵌套表格。
也可以將光標(biāo)放入需要嵌套表格的單元格，單擊“表格”菜單下的“拆分單元格”命令，根據(jù)需要在對(duì)話(huà)框中選擇合適的行列數(shù)，單擊“確定”按鈕即可在該單元格中嵌套一個(gè)小表格。
2．線(xiàn)型修改
Word2000能用多種方法修改表格線(xiàn)型，如果修改量不大，可以打開(kāi)“表格和邊框”工具欄。在“線(xiàn)型”和“粗細(xì)”下拉列表中選擇你喜歡的線(xiàn)型，按下“繪制表格”按鈕，在需要修改的表格線(xiàn)上拖動(dòng)光標(biāo)即可。
也可將光標(biāo)放在表格內(nèi)，單擊“格式”菜單下的“邊框和底紋”命令，在“邊框”選項(xiàng)卡中進(jìn)行修改。如果表格的規(guī)模較大，此法更加方便快捷。
（三）表格調(diào)整
1．自由移動(dòng)
Word2000表格移動(dòng)起來(lái)比Word97方便的多，你只要將光標(biāo)停留在表格內(nèi)部。當(dāng)表格移動(dòng)控點(diǎn)（帶框的四向光標(biāo)）出現(xiàn)在表格左上角后，將鼠標(biāo)移到控點(diǎn)上。待鼠標(biāo)指針變成四向箭頭以后，就可以將表格拖動(dòng)到虛框指示的任意位置。
2．整體縮放
Word97表格不能進(jìn)行整體縮放，Word2000解決了這個(gè)問(wèn)題。你只要將光標(biāo)停留在表格內(nèi)部，直到表格尺寸控點(diǎn)（一個(gè)小“口”）出現(xiàn)在表格右下角。然后將鼠標(biāo)移至表格尺寸控點(diǎn)，待向左傾斜的雙向箭頭出現(xiàn)，沿需要的方向拖動(dòng)即可整體縮放表格。
3．左右并列表格
Word2000表格可以左右并列，這在需要進(jìn)行數(shù)據(jù)比較的場(chǎng)合很有用。使表格左右并列的方法是：用鼠標(biāo)在表格的左或右邊的空白處雙擊，使該處出現(xiàn)插入點(diǎn)，用前面介紹的繪制表格方法在該處插入一個(gè)新表格，只要頁(yè)面能容納后面插入的表格，這兩個(gè)表格就可以左右并列。
四、制作文檔水印
水印能夠?yàn)槲臋n增加特別的含義，使頁(yè)面美觀協(xié)調(diào)。相對(duì)Word97而言，Word2000創(chuàng)建水印的手段更加豐富、操作更加簡(jiǎn)單。
（一）文字水印
這是Word2000新增的一種水印，它可以將內(nèi)置或你輸入的文字做成水印，插入文檔的正文區(qū)域。其創(chuàng)建方法是：將光標(biāo)停留在需要插入水印的位置，單擊“格式”、“背景”子菜單下的“水印”命令，打開(kāi)“水印”對(duì)話(huà)框。在“文本”列表中選中你需要的文字，如“復(fù)印件”、“禁止復(fù)制”，或者在“文本”框內(nèi)直接鍵入需要的文字。然后在“輸出”框中選中“斜線(xiàn)”或“水平”，如有必要還可以選擇水印的“字體”、“尺寸”和“顏色”。“確定”后即可將水印插入頁(yè)面。文字水印的刪除很簡(jiǎn)單，你只要將含有文字水印的文檔打開(kāi)，打開(kāi)“水印”對(duì)話(huà)框，單擊其中的“刪除”按鈕即可。
（二）圖形水印
1．頁(yè)眉、頁(yè)腳水印
這種水印的插入方法是：?jiǎn)螕?#8220;視圖”菜單中的“頁(yè)眉和頁(yè)腳”，打開(kāi)“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄，點(diǎn)擊“顯示/隱藏文檔文字”按鈕，把文檔中的文本和圖形隱藏起來(lái)。然后使用“插入”、“圖片”子菜單下的“來(lái)自文件”，將圖形（剪貼畫(huà)、藝術(shù)字或圖片等）插入頁(yè)眉或頁(yè)腳。最后單擊插入的圖片，打開(kāi)“圖片”工具欄。點(diǎn)擊“圖像控制”按鈕，在下拉菜單中單擊“水印”。完成后再次單擊“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄中的“顯示/隱藏文檔文字”按鈕，并將已打開(kāi)的所有工具欄全部關(guān)閉即可。
刪除頁(yè)眉、頁(yè)腳水印的方法很簡(jiǎn)單。你只要打開(kāi)文檔，單擊頁(yè)眉或頁(yè)腳區(qū)域，將“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄打開(kāi)，選中頁(yè)眉或頁(yè)腳中的水印按“Delete”鍵即可。
2．文檔圖形水印
與頁(yè)眉、頁(yè)腳水印不同，文檔圖形水印可以放置在正文的任意位置。其創(chuàng)建方法是：將光標(biāo)停留在欲插入水印的位置，單擊“插入”、“圖片”子菜單下的“來(lái)自文件”，在“插入”對(duì)話(huà)框中找到欲插入的文件后單擊“插入”按鈕。單擊插入的圖片，打開(kāi)“圖片”工具欄。單擊其中的“圖像控制”按鈕，在下拉菜單中單擊“水印”。最后用鼠標(biāo)右鍵單擊圖片，選擇快捷菜單中的“設(shè)置圖片格式”命令，在對(duì)話(huà)框的“版式”選項(xiàng)卡中單擊“襯于文字下方”，單擊“確定”即可。必要時(shí)還可以在“版式”選項(xiàng)卡中選擇“左對(duì)齊”、“居中”等調(diào)整水印的位置。
五、制作文檔圖表
報(bào)告、總結(jié)等文檔常常利用表格羅列統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，但表格數(shù)據(jù)傳遞的信息比較抽象，Word2000可以直接將數(shù)據(jù)制成圖表。
（一）插入圖表
在Word2000文檔中插入圖表可以使用以下三種方法：
1．直接插入
此法適用于文檔中沒(méi)有表格數(shù)據(jù)的情況。插入方法是：?jiǎn)螕?#8220;插入”、“圖片”子菜單中的“圖表”命令，系統(tǒng)默認(rèn)圖表和與之對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)表就會(huì)出現(xiàn)在頁(yè)面中。你只須按照修改Excel工作表的方法，對(duì)數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)項(xiàng)和數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，結(jié)束后在圖表外的任意位置單擊，即可關(guān)閉數(shù)據(jù)表，同時(shí)將修改好的圖表插入文檔。
2．表格插入
如果需要利用文檔中的表格數(shù)據(jù)建立圖表，或者想利用另行制作的表格插入圖表，就可以使用此法：將文檔中的表格選中，然后單擊“插入”、“圖片”子菜單中的“圖表”命令，一個(gè)系統(tǒng)默認(rèn)樣式并帶有表格數(shù)據(jù)的圖表就會(huì)自動(dòng)插入文檔。
3．Excel插入
如果需要利用Excel中的數(shù)據(jù)來(lái)建立圖表，或者愿意在Excel中建好圖表后再插入文檔，使用這種方法的最大優(yōu)點(diǎn)是幾乎不需要進(jìn)行后期加工。插入方法是：先在Excel中輸入數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)項(xiàng)，然后將它們選中。再單擊Excel“插入”菜單下的“圖表”命令，你就可以在“圖表向?qū)?#8221;的指引下建立一個(gè)漂亮的圖表。最后用“復(fù)制”、“粘貼”的方法將它們插入Word文檔。
（二）編輯圖表
一個(gè)圖表由圖例、分類(lèi)軸（X軸）、數(shù)據(jù)軸（Y軸）、背景等幾部分組成。編輯圖表前應(yīng)在圖表的空白區(qū)內(nèi)單擊，使圖表邊框變?yōu)榇中睏l狀，進(jìn)入圖表編輯狀態(tài)。
使用前兩種方法插入文檔的圖表，都采用了默認(rèn)的2D柱形圖的樣式。下面是利用右鍵快捷菜單對(duì)已插入文檔的圖表進(jìn)行編輯的方法：
1．編輯圖例
用鼠標(biāo)右鍵單擊圖表中的圖例，選擇快捷菜單中的“圖例格式”命令。即可打開(kāi)“圖例格式”對(duì)話(huà)框，其中有“圖案”、“字體”、“位置”三個(gè)選項(xiàng)卡。在“圖案”選項(xiàng)卡中，你可以對(duì)圖例的邊框、內(nèi)部填充色等進(jìn)行設(shè)置。在“字體”選項(xiàng)卡中，你可以像對(duì)待Word文檔那樣，對(duì)圖例的字體、字號(hào)、字形等進(jìn)行設(shè)置。而“位置”選項(xiàng)卡則提供了“靠下”、“右上角”等五個(gè)圖例位置選項(xiàng)，你只須選中一個(gè)并“確定”，圖例就會(huì)自動(dòng)放到你需要的地方。如果你不想要圖表中的圖例，可用鼠標(biāo)右鍵單擊圖例，然后選擇快捷菜單中的“清除”命令。
2．編輯分類(lèi)軸
用鼠標(biāo)右鍵單擊圖表下面的文字，選擇快捷菜單中的“坐標(biāo)軸格式”命令。即可打開(kāi)“坐標(biāo)軸格式”對(duì)話(huà)框，其中有“圖案”、“刻度”、“字體”、“數(shù)字”、“對(duì)齊”五個(gè)選項(xiàng)卡。“圖案”選項(xiàng)卡可設(shè)置坐標(biāo)軸的樣式、顏色、粗細(xì)等，“刻度”選項(xiàng)卡可設(shè)置分類(lèi)軸刻度線(xiàn)之間的分類(lèi)數(shù)（即數(shù)據(jù)項(xiàng)的數(shù)目），默認(rèn)值為1。“字體”選項(xiàng)卡的功能與上相同，可以對(duì)分類(lèi)軸中的字體、字號(hào)、字形等進(jìn)行設(shè)置。“數(shù)字”選項(xiàng)卡可以對(duì)分類(lèi)軸中的數(shù)字格式進(jìn)行設(shè)置，它和Excel單元格格式設(shè)置的方法相同。“對(duì)齊”選項(xiàng)卡用于設(shè)置分類(lèi)軸中的文本對(duì)齊方向，你可以通過(guò)拖動(dòng)“文本”指針等多種方法進(jìn)行設(shè)置。如果你不需要圖表中的分類(lèi)軸，可用鼠標(biāo)右鍵單擊分類(lèi)軸中的文字，然后選擇快捷菜單中的“清除”命令即可。
3．編輯背景
用鼠標(biāo)右鍵單擊圖表的背景，選擇快捷菜單中的“背景墻格式”命令，即可打開(kāi)“背景墻格式”對(duì)話(huà)框。使用“邊框”中的選項(xiàng)，可以對(duì)背景邊框的“樣式”、“顏色”和“粗細(xì)”進(jìn)行設(shè)置。使用“內(nèi)部”下的“顏色”和“填充效果”可以設(shè)置背景的顏色和紋理。
如果選擇快捷菜單中的“設(shè)置三維視圖格式”或“清除”命令，還可以修改圖表背景的三維格式以及清除背景。
4．編輯圖表類(lèi)型
用鼠標(biāo)右鍵單擊圖表中的圖形，選擇快捷菜單中的“數(shù)據(jù)系列格式”命令打開(kāi)對(duì)話(huà)框。其中“圖案”選項(xiàng)卡“邊框”中的選項(xiàng)，可以對(duì)圖形邊框的“樣式”、“顏色”和“粗細(xì)”進(jìn)行設(shè)置。“內(nèi)部”中的“顏色”和“填充效果”用來(lái)設(shè)置圖形的顏色和紋理；“形狀”選項(xiàng)卡用來(lái)設(shè)置或修改圖形的外形，如柱狀圖、圓柱、棱柱等六種；“數(shù)據(jù)標(biāo)志”選項(xiàng)卡用來(lái)設(shè)置圖形旁的要顯示的數(shù)值。“選項(xiàng)”可設(shè)置圖形的間距、透視深度等。
按照相同的方法，選擇快捷菜單中的“圖表類(lèi)型”命令，即可打開(kāi)“圖表類(lèi)型”對(duì)話(huà)框。在“標(biāo)準(zhǔn)類(lèi)型”選項(xiàng)卡的“圖表類(lèi)型”中選擇你需要的圖表類(lèi)型后，還可以在“子圖表類(lèi)型”中選擇某種子類(lèi)型。你所選擇的圖表類(lèi)型名稱(chēng)在選項(xiàng)卡中有說(shuō)明，如果你想查看某種圖表的效果，可以單擊“按下不放可查看示例”按鈕。此時(shí)，“子圖表類(lèi)型”位置就會(huì)顯示此種圖表的示例。另外，對(duì)話(huà)框中還有一個(gè)“自定義類(lèi)型”選項(xiàng)卡。它提供了“彩色折線(xiàn)圖”、“圓錐圖”等二十種圖表，你可以按照同樣的方法使用。
（三）圖表其他內(nèi)容的編輯
圖表的其他內(nèi)容，如標(biāo)題、網(wǎng)格線(xiàn)和大小等均可添加或重新設(shè)置。
1．添加標(biāo)題
添加標(biāo)題的方法是：在圖表的空白區(qū)域內(nèi)單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇快捷菜單中的“圖表選項(xiàng)”命令，在對(duì)話(huà)框的“標(biāo)題”選項(xiàng)卡“圖表標(biāo)題”框中輸入圖表標(biāo)題后“確定”。
2．添加網(wǎng)格線(xiàn)
使用上面介紹的方法打開(kāi)“圖表選項(xiàng)”對(duì)話(huà)框，在“網(wǎng)格線(xiàn)”選項(xiàng)卡中選中你需要的選項(xiàng)，即可給圖表加上網(wǎng)格線(xiàn)。
3．調(diào)整圖表大小
進(jìn)入圖表編輯狀態(tài)，用鼠標(biāo)拖動(dòng)圖表邊框上的控點(diǎn)（八個(gè)小黑方塊）就可以改變圖表的大小。另外，圖例、背景等也可以在圖表編輯狀態(tài)下選中，然后用相同方法調(diào)整它們的大小。
六、按不同要求打印文檔
（一）縮放打印
Word2000針對(duì)邏輯與物理頁(yè)面大小不同的情況，增加了打印縮放功能。你只須打開(kāi)“打印對(duì)話(huà)框”“縮放”中的“按紙型縮放”下拉列表，選擇打印所使用的紙張。如果當(dāng)前頁(yè)面設(shè)置為A4，而你想使用B5紙進(jìn)行打印。就可以在下拉列表中選擇B5，Word2000通過(guò)縮小字體和圖形的尺寸，將文檔打印到B5紙上。反之它會(huì)自動(dòng)放大字體和圖形的尺寸，將較小頁(yè)面的文檔打印到較大的紙張，完全不用重新排版，具有類(lèi)似復(fù)印機(jī)那樣的放大/縮小功能。
需要說(shuō)明的是：上述縮放打印設(shè)置僅對(duì)本次打印有效。如果每次打印都要進(jìn)行縮放，應(yīng)單擊對(duì)話(huà)框中的“選項(xiàng)”命令，選中“打印”選項(xiàng)卡中的“允許重調(diào)A4/Letter紙型”項(xiàng)。
（二）多版打印
機(jī)關(guān)單位使用的“紅頭文件”需要在一張8開(kāi)紙上打印兩頁(yè)16開(kāi)文檔，Word2000提供了一個(gè)完善的解決方案。它的操作方法是：錄入文檔前，使用“文件”菜單下的“頁(yè)面設(shè)置”命令將邏輯頁(yè)面大小設(shè)為16開(kāi)，頁(yè)面方向設(shè)為縱向，并按常規(guī)方法插入頁(yè)碼等內(nèi)容。錄入結(jié)束后，使用“文件”菜單下的“打印”命令打開(kāi)“打印”對(duì)話(huà)框，在“每頁(yè)的版數(shù)”下拉列表中選擇“2版”。最后單擊“打印”對(duì)話(huà)框中的“屬性”按鈕，打開(kāi)“打印機(jī)設(shè)置”對(duì)話(huà)框。將打印機(jī)紙張尺寸（物理頁(yè)面）設(shè)為8開(kāi)，打印方向設(shè)為橫向。確定后回到“打印”對(duì)話(huà)框，單擊“確定”按鈕即可開(kāi)始打印。
按照類(lèi)似的方法最多可以在1張紙上打印16版，用于小冊(cè)子、通知之類(lèi)的文檔打印非常方便。
（三）部分打印
選中“打印”對(duì)話(huà)框中的“頁(yè)碼范圍”項(xiàng)，然后下面的介紹在“頁(yè)碼范圍”框內(nèi)輸入指令，可以打印部分文檔。
1．如果打印不連續(xù)的幾頁(yè)，可輸入逗號(hào)分隔不連續(xù)的頁(yè)碼。例如打印第1、第3和第6頁(yè)，可在“頁(yè)碼范圍”框內(nèi)輸入“1，3，
2．若打印某一范圍的連續(xù)幾頁(yè)，可按“起始頁(yè)碼-終止頁(yè)碼”的格式輸入。例如要打印第2至6頁(yè)，可輸入“2
3．如果需要打印某節(jié)，可按“s節(jié)號(hào)”的格式鍵入指令，例如“s
4．若打印一節(jié)內(nèi)的某頁(yè)，可輸入“p頁(yè)碼s節(jié)號(hào)”，例如“p5s
5．如果僅僅打印文檔的某一部分，可以將其選中。然后將“頁(yè)面范圍”下的“選定的內(nèi)容”項(xiàng)選中，按通常方法打印即可。
七、Word2000文檔的分欄操作
1．創(chuàng)建跨欄標(biāo)題
對(duì)分欄后的頁(yè)面來(lái)說(shuō)，創(chuàng)建跨欄標(biāo)題可以采用以下方法：選中除標(biāo)題外需要分欄的文字。單擊“格式”菜單下的“分欄”命令，打開(kāi)“分欄”對(duì)話(huà)框。
根據(jù)分欄要求，選中“預(yù)設(shè)”下面除“一欄”外的某種分欄效果。如果所分的欄數(shù)超過(guò)三欄，可以在“欄數(shù)”框內(nèi)輸入或選擇需要的欄數(shù)。然后打開(kāi)“應(yīng)用范圍”下拉列表，選擇“所選文字”。必要時(shí)，還可在“欄寬”和“間距”框內(nèi)設(shè)置相關(guān)參數(shù)，完成單擊“確定”按鈕。將所選文字分欄后選中標(biāo)題，按通常方法設(shè)置“對(duì)齊”，就可以將它變成跨欄標(biāo)題。
2．平衡欄長(zhǎng)
如果文檔最后一頁(yè)的文字較少，分欄后會(huì)出現(xiàn)左邊若干欄有文字，右邊各欄沒(méi)有文字的現(xiàn)象。此時(shí)需要平衡欄長(zhǎng)（將文字均勻分配至各欄），它的操作方法是：在頁(yè)面視圖下，將光標(biāo)放在要平衡的欄的結(jié)尾。單擊“插入”菜單中的“分隔符”。選中“分隔符”對(duì)話(huà)框中的“連續(xù)”項(xiàng)，單擊“確定”按鈕，欄的結(jié)尾會(huì)插入一個(gè)連續(xù)分節(jié)符，使各欄的文字自動(dòng)平衡。
3．欄頁(yè)碼設(shè)置
文檔分欄后，盡管一頁(yè)有兩欄乃至多欄文字，但使用“插入”菜單中的“頁(yè)碼”命令，是不能給每一欄文字插入一個(gè)頁(yè)碼。如果需要給兩分欄文字的頁(yè)腳（或頁(yè)眉）插入一個(gè)頁(yè)碼，可以按以下方法操作：?jiǎn)螕?#8220;視圖”菜單下的“頁(yè)眉和頁(yè)腳”，而后切換至第一頁(yè)的頁(yè)腳（或頁(yè)眉）。在與左欄對(duì)應(yīng)的合適位置輸入“第{={PAGE}＊2－1}頁(yè)”，在與右欄對(duì)應(yīng)的合適位置輸入“第{={PAGE}＊2}頁(yè)”。輸入時(shí)先輸“第頁(yè)”，再將光標(biāo)插在兩者中間，連續(xù)按兩下Ctrl＋F9鍵，輸入大括號(hào)“{}”。然后在大括號(hào)“{}”內(nèi)外輸入其他字符，完成后分別選中“{={PAGE}＊2－1}”和“{={PAGE}＊2}”，單擊鼠標(biāo)右鍵選擇快捷菜單中的“更新域”，即可顯示每頁(yè)左右兩欄的正確頁(yè)碼。
如果你的文檔分為三欄，并要在每欄下顯示頁(yè)碼，可以將“第頁(yè)”之間的域代碼修改為“{={PAGE}＊3－2}”、“{={PAGE}＊3-1}”和“{={PAGE}＊3}”。再按上面介紹的方法更新，即可顯示各欄的正確頁(yè)碼，由此可以得知四分欄乃至更多欄的域代碼如何設(shè)計(jì)。若要在更新域后修改域代碼，可以將其選中，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇快捷菜單中的“切換域代碼”命令，即可顯示出域代碼。
八、美化你的文檔邊框
邊框是增強(qiáng)版面的藝術(shù)效果的有力工具，Word2000可以給字符、段落等添加各種邊框，以下介紹其添加方法：
1．字符邊框
給標(biāo)題之類(lèi)的字符加上邊框可使版面更加活潑，不過(guò)Word2000“格式”工具欄雖然有一個(gè)“字符邊框”按鈕，但它只能產(chǎn)生最簡(jiǎn)單的單線(xiàn)邊框。如果你需要其他類(lèi)型的字符邊框，可按下面介紹的方法進(jìn)行設(shè)置：選中需要添加邊框的文字；單擊“格式”菜單下的“邊框和底紋”，打開(kāi)“邊框和底紋”對(duì)話(huà)框中的“邊框”選項(xiàng)卡；單擊“應(yīng)用范圍”下拉列表，選擇“文字”。在“設(shè)置”中單擊合適的邊框類(lèi)型，然后選擇邊框的“線(xiàn)型”、“顏色”和“寬度”。你就可以在“預(yù)覽”下看到文字的邊框效果，“確定”后設(shè)置生效。
2．段落邊框
給某一段落加上邊框，可以起到美化和提示等作用。其操作方法是：將光標(biāo)停在需要添加邊框的段落；單擊“格式”菜單下的“邊框和底紋”，打開(kāi)“邊框和底紋”對(duì)話(huà)框中的“邊框”選項(xiàng)卡；單擊“應(yīng)用范圍”下拉列表，選擇“段落”。按上面介紹的方法設(shè)置后，單擊“確定”使其生效。
3．藝術(shù)邊框
打印聘書(shū)、榮譽(yù)證書(shū)等文檔，往往需要設(shè)置頁(yè)面的藝術(shù)邊框。在Word2000中實(shí)現(xiàn)這種效果非常方便：打開(kāi)需要添加藝術(shù)邊框的頁(yè)面或文檔；單擊“格式”菜單下的“邊框和底紋”，打開(kāi)“邊框和底紋”對(duì)話(huà)框中的“頁(yè)面邊框”選項(xiàng)卡；單擊“應(yīng)用范圍”下拉列表，選擇藝術(shù)邊框的應(yīng)用范圍。在“設(shè)置”中單擊合適的邊框類(lèi)型，然后選擇邊框的“線(xiàn)型”、“顏色”和“寬度”。最后打開(kāi)“藝術(shù)型”下拉列表，從中選擇你喜歡的各種藝術(shù)邊框。如果你選中了“設(shè)置”下的“自定義”，還可以單擊“預(yù)覽”下的“上框線(xiàn)”、“右框線(xiàn)”等按鈕，給頁(yè)面添加不對(duì)稱(chēng)藝術(shù)邊框。
4．眉（頁(yè)腳）邊框
只要Word文檔的頁(yè)眉插入文字或圖形，其下方就有一條分隔線(xiàn)。它是一種特殊的文字或段落邊框，其樣式可按以下方法修改：雙擊頁(yè)眉內(nèi)容，將“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄打開(kāi)；選中頁(yè)眉內(nèi)的所有內(nèi)容，單擊“格式”菜單下的“邊框和底紋”，打開(kāi)“邊框和底紋”對(duì)話(huà)框中的“邊框”選項(xiàng)卡。此時(shí)可以看到“設(shè)置”下的“自定義”項(xiàng)被選中，“預(yù)覽”的陰影下方有一根分隔線(xiàn)，“應(yīng)用范圍”為段落；如果你想將頁(yè)眉中的分隔線(xiàn)去掉，可單擊“預(yù)覽”下的“下框線(xiàn)”按鈕，即可看到陰影下方的分隔線(xiàn)消失。單擊“邊框和底紋”對(duì)話(huà)框中的“確定”按鈕，然后將“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄關(guān)閉，頁(yè)眉中的分隔線(xiàn)就會(huì)消失。若想修改頁(yè)眉分隔線(xiàn)的樣式，可在“邊框”選項(xiàng)卡內(nèi)按本文介紹的方法操作。給頁(yè)腳內(nèi)容添加邊框的方法與頁(yè)眉完全相同。
九、怎樣處理文檔不兼容的問(wèn)題
（一）替換字體
如果某Word文檔使用了你的系統(tǒng)沒(méi)有安裝的字體，當(dāng)打開(kāi)該文檔時(shí)，系統(tǒng)就會(huì)用默認(rèn)的系統(tǒng)字體（宋體）顯示和打印這些字體，整篇文檔就會(huì)變的“面目全非”。解決這一問(wèn)題可以利用Word提供的“替換字體”功能，其使用方法是：
1．按通常方法文檔打開(kāi)，單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”，打開(kāi)“選項(xiàng)”對(duì)話(huà)框內(nèi)的“兼容性”選項(xiàng)卡。
2．單擊“兼容性”選項(xiàng)卡中的“替換字體”按鈕，若該文檔中不存在無(wú)效字體，則系統(tǒng)就會(huì)彈出“不需要進(jìn)行字體替換，這篇文檔使用的所有字體都是有效的”的提示框，否則將會(huì)彈出“替換字體”對(duì)話(huà)框，要求用戶(hù)進(jìn)行字體替換工作。
3．“替換字體”對(duì)話(huà)框的“文檔所缺字體”列表將顯示文檔中使用，但當(dāng)前系統(tǒng)又沒(méi)有安裝的字體。并同時(shí)顯示出用來(lái)替換的默認(rèn)字體。
4．從“文檔所缺字體”列表中選擇本機(jī)沒(méi)有安裝的字體，再打開(kāi)“替換字體”下拉列表，從本機(jī)已安裝的字體中選擇用來(lái)替換的某種字體，“確定”后即可完成替換。
（二）嵌入字體
如果文檔需要在其他電腦上顯示和打印，但又不允許文檔中的TrueType字體被替換，則可以采用嵌入TrueType字體的方法提高兼容性。具體方法是：
1．單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”，打開(kāi)“工具”對(duì)話(huà)框的“保存”選項(xiàng)卡。
2．選中“嵌入TrueType字體”項(xiàng)，為了減小文檔占用的空間，可以將該下面的“只嵌入所用字符”項(xiàng)一并選中，“確定”后退出并保存文檔。
經(jīng)過(guò)這樣處理，即使其他電腦沒(méi)有安裝文檔所使用的TrueType字體，文檔也能正確顯示并打印。
（三）如何與WPS兼容
Word2000可以打開(kāi)WPSforDOS文檔，為了進(jìn)一步提高兼容性，Office2000安裝光盤(pán)中帶有WPS97/2000轉(zhuǎn)換器。它可以將WPS97/2000文件導(dǎo)入Word2000，而且文件導(dǎo)入Word后，可以保留WPS文檔的大部分格式信息和嵌入對(duì)象。但這個(gè)轉(zhuǎn)換器必須使用以下方法安裝：
1．打開(kāi)Office2000CD1#內(nèi)的＼PFiles＼Common＼MSShared＼TextConv文件夾，運(yùn)行其中“Wps2word.exe”文件，即可自動(dòng)為Word2000安裝轉(zhuǎn)換器。
2．安裝完成重新啟動(dòng)Word，單擊“文件”菜單中的“打開(kāi)”，即可在“文件類(lèi)型”列表內(nèi)找到“WPSDOSfile導(dǎo)入”和“WPSfile（*.wps）”項(xiàng)。此后即可打開(kāi)WPSforDOS、WPS97和WPS2000文檔，從而大大提高Word2000的兼容性。
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