電子表格的基礎(chǔ)知識(shí)

基礎(chǔ)知識(shí)——輸入公式

11由于Excel有兩百多個(gè)函數(shù),記住所有函數(shù)及其參數(shù)是非常困難的。因此創(chuàng)建含有函數(shù)的公式時(shí),使用"插入函數(shù)"對(duì)話框?qū)⒂兄诤瘮?shù)的輸入。在"選擇函數(shù)"列表框中選擇所需要的函數(shù)名,如"AVERAGE",此時(shí)列表框的下方會(huì)出現(xiàn)關(guān)于該函數(shù)功能的簡單提示(也可以在"搜索函數(shù)"文本框中輸入對(duì)需要解決的問題的簡單說明,然后單擊"轉(zhuǎn)到"按鈕,就會(huì)在"選擇函數(shù)"列表框中給出推薦的函數(shù),從中進(jìn)行選擇)。

復(fù)制公式

AAA首先觀察要復(fù)制公式的單元格是否連續(xù)，如果是連續(xù)的，那么只要在輸入公式后，用鼠標(biāo)雙擊右下角的填充柄就可以將公式復(fù)制到所有的單元格了，如果是不連續(xù)的，則可以先按住ctrl鍵將所有需要復(fù)制的單元格選中，在最頂端的單元格中輸入公式，完成后按下ctrl+enter組合鍵就可以將輸入的公式應(yīng)用到所有選中的單元格了

數(shù)據(jù)清單的編輯

數(shù)據(jù)清單是指工作表中一個(gè)連續(xù)存放了數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域?？砂岩粋€(gè)二維表格看成是一個(gè)數(shù)據(jù)清單。比如，一張考試成績單，可以包含學(xué)號(hào)、姓名、各科成績、總成績、平均成績等多列數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)清單作為一種特殊的二維表格，其特點(diǎn)是：

（1）清單中的每一列為一個(gè)字段，存放相同類型的數(shù)據(jù)。

（2）每一列的列標(biāo)題（即數(shù)據(jù)清單區(qū)域中的第一行）為字段名，如姓名、高等數(shù)學(xué)、物理、大學(xué)英語等等。

（3）每一行為一個(gè)記錄，即由各個(gè)字段值組合而成。存放相關(guān)的一組數(shù)據(jù)。

（4）數(shù)據(jù)記錄緊接在字段名行的下面，即列標(biāo)題和數(shù)據(jù)之間不能用空白行分開。

（5）在數(shù)據(jù)清單區(qū)域內(nèi)，某個(gè)記錄的某個(gè)字段值可以為空，但是不能出現(xiàn)空列或空行。

（6）工作表的數(shù)據(jù)清單數(shù)據(jù)與工作表中其他數(shù)據(jù)之間至少留出一個(gè)空白列或一個(gè)空白行，以便于數(shù)據(jù)清單的檢測(cè)和選定。

修改圖表數(shù)據(jù)

在Excel中，改變和圖表有關(guān)的單元格的內(nèi)容時(shí)，Excel會(huì)自動(dòng)改變圖表中的圖形顯示。例如，我們將“B3”單元格中的數(shù)據(jù)改為“300 ”就會(huì)看到圖形自動(dòng)按照新的數(shù)據(jù)重新繪制。

對(duì)于已經(jīng)建立的圖表，有時(shí)可能想修改與數(shù)據(jù)點(diǎn)相關(guān)的值，它們可能是常數(shù)值或者是從工作表公式中產(chǎn)生的值。最簡單的方法是直接在工作表中編輯與圖表數(shù)據(jù)點(diǎn)相關(guān)的值。對(duì)于大多數(shù)圖表類型，我們可以通過拖動(dòng)數(shù)據(jù)標(biāo)示直到所需數(shù)值來調(diào)整常數(shù)值。若要修改從工作表公式中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)點(diǎn)值，可以拖動(dòng)數(shù)據(jù)標(biāo)示并使用單變量求解。修改圖表中的數(shù)據(jù)點(diǎn)值會(huì)自動(dòng)更新對(duì)應(yīng)的工作表值。在堆積圖和100% 堆積條形圖或 100%堆積柱形圖中，可以選定數(shù)據(jù)點(diǎn)并將數(shù)據(jù)標(biāo)示頂部拖動(dòng)到新值。圖表的所有數(shù)據(jù)點(diǎn)的百分比成比例地調(diào)整

創(chuàng)建圖表

選定生成圖表的數(shù)據(jù)區(qū)域。創(chuàng)建圖表以前一般要先選定用于作圖的數(shù)據(jù)區(qū)域，包括行、列標(biāo)題，這樣圖中才能顯示它們。選定的數(shù)據(jù)區(qū)域可以連續(xù)，也可以不連續(xù)，但是這些不相鄰的區(qū)域所在行或列必須相同，能形成一個(gè)矩形。如果選定的區(qū)域有文字，即行、列標(biāo)題，則文字應(yīng)在區(qū)域的最左列或最上行。 Excel提供了“圖表向?qū)А眮韯?chuàng)建圖表?！皥D表向?qū)А庇靡幌盗械膶?duì)話框來指導(dǎo)建立和完成新圖表或修改已存在的圖表。創(chuàng)建圖表的每一個(gè)步驟都對(duì)應(yīng)一個(gè)對(duì)話框，用戶可根據(jù)需要選擇繼續(xù)進(jìn)行下一個(gè)步驟或返回到上一個(gè)步驟，也可跳過中間的步驟選擇“完成”按鈕，完成默認(rèn)格式圖表的創(chuàng)建。

復(fù)制格式

1．選中要復(fù)制樣式的段落，或者將插入點(diǎn)定位其中 2.單擊【常用】工具欄的【格式刷】按鈕，將鼠標(biāo)變成格式刷形狀 3.拖動(dòng)鼠標(biāo)經(jīng)過接受格式的文字或者段落提示：在步驟2中雙擊格式刷，可以反復(fù)多次使用復(fù)制的格式，知道再次單擊【格式刷】結(jié)束

插入與刪除記錄

先新建一表,里面有字段:公司名稱,聯(lián)系人名稱.我們可以在“公司名稱”與“聯(lián)系人名稱”兩個(gè)字段之間加入一個(gè)“公司地址”字段。首先把鼠標(biāo)移動(dòng)到“聯(lián)系人名稱”字段的標(biāo)題上，鼠標(biāo)光標(biāo)變成一個(gè)向下的箭頭，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單中單擊“插入列”命令。這樣就在“聯(lián)系人名稱”字段前面插入了一個(gè)新的字段。新插入的字段名是“字段1”而不是“公司地址”，因?yàn)槲覀冞€沒有給它指定名稱，“字段1”是Access自動(dòng)給的名稱。要改變字段名，可以將鼠標(biāo)移動(dòng)到“字段1”的標(biāo)題處，雙擊鼠標(biāo)左鍵，標(biāo)題就變成可以修改的了。將“字段1”三個(gè)字改成“公司地址”，完成后敲鍵盤上的回車鍵。這樣“公司名稱”和 “聯(lián)系人名稱”兩個(gè)字段之間多了一個(gè)叫“公司地址”的字段

圖表修飾

使用“格式”菜單。系統(tǒng)會(huì)根據(jù)所選圖表元素的不同，自動(dòng)調(diào)整“格式”下拉菜單中的命令項(xiàng)。在“格式”菜單中選擇相應(yīng)的圖表元素命令，即彈出該圖表元素的格式對(duì)話框，然后在對(duì)話框中對(duì)該圖表元素進(jìn)行格式設(shè)置。

雙擊圖表中的圖表元素，顯示該圖表元素的格式對(duì)話框，然后在對(duì)話框中對(duì)該圖表元素進(jìn)行格式設(shè)置。

打開“圖表”工具欄，選取要格式化的圖表元素，單擊“圖表”工具欄中的“格式化”工具按鈕，彈出相應(yīng)圖表元素的格式對(duì)話框，然后在對(duì)話框中對(duì)該圖表元素進(jìn)行格式設(shè)置。

注意：“圖表”工具欄中的1各式“按鈕，取決于當(dāng)前選中的圖表元素。圖表元素不同，單擊”格式“按鈕后所彈出的格式對(duì)話框的操作對(duì)象不同

自動(dòng)套用格式

在自動(dòng)套用格式時(shí),可以選擇套用全部格式也可以套用部分格式。單擊"自動(dòng)套用格式"對(duì)話框中的"選項(xiàng)"按鈕,在對(duì)話框的下面給出了6個(gè)具體的格式選項(xiàng) ,可以根據(jù)需要進(jìn)行選擇。如果要?jiǎng)h除某一區(qū)域的自動(dòng)套用格式,則首先選中該區(qū)域,然后選取"格式"菜單中的"自動(dòng)套用格式"命令,在"自動(dòng)套用格式"對(duì)話框的類型列表中選擇"無",單擊"確定"按鈕,即可刪除該區(qū)域的自動(dòng)套用格式。

保護(hù)數(shù)據(jù)

工作表保護(hù)。點(diǎn)擊“工具”—“保護(hù)”，—“保護(hù)工作表”,可以設(shè)定密碼保護(hù)你的工作表，以防止自己無意的修改或他人未經(jīng)授權(quán)的修改。此功能可使非法用戶只能看到工作表內(nèi)容，但無法對(duì)文件進(jìn)行修改。如果用戶想在總體保護(hù)表的情況下對(duì)表的個(gè)別數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，可在保護(hù)工作表之前，設(shè)置“單元格格式”-“保護(hù)”選項(xiàng)，選擇鎖定或隱藏復(fù)選框。取消鎖定則在保護(hù)工作表之后仍可修改此區(qū)域數(shù)據(jù)。設(shè)置隱藏可使保護(hù)工作表之后，隱藏公式數(shù)據(jù)。

工作簿保護(hù)。Excel為用戶提供了二種方式來保護(hù)工作薄。點(diǎn)擊“工具”—保護(hù)”—“保護(hù)工作簿”，可以設(shè)定密碼保護(hù)你的工作簿的結(jié)構(gòu)和窗口。保護(hù)“結(jié)構(gòu)”，是指工作簿中的工作表將不能進(jìn)行移動(dòng)、刪除、隱裁、取消隱跟或重新命名，不能插入新的工作表。保護(hù)“窗口”可以在打開工作簿時(shí)保持窗口的固定位位置和大小

數(shù)據(jù)排序

字母數(shù)字文本按從左到右的順序逐字符進(jìn)行排序。例如，如果一個(gè)單元格中含有文本“A100”，Excel 會(huì)將這個(gè)單元格放在含有“A1”的單元格的后面、含有“A11”的單元格的前面。

文本以及包含存儲(chǔ)為文本的數(shù)字的文本按以下次序排序:

　　·0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 （空格） ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ “ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z

　　·撇號(hào) (‘) 和連字符 (-) 會(huì)被忽略。但例外情況是：如果兩個(gè)文本字符串除了連字符不同外其余都相同，則帶連字符的文本排在后面。

注釋如果您已通過“排序選項(xiàng)”對(duì)話框?qū)⒛J(rèn)的排序次序更改為區(qū)分大小寫，則字母字符的排序次序?yàn)椋篴 A b B c C d D e E f F g G h H i I j J k K l L m M n N o O p P q Q r R s S t T u U v V w W x X y Y z Z

輸入與編輯字符

輸入長字符串單元格的寬度有限，輸入的字符串超出單元格的寬度時(shí)，存在兩種情況：情況一：右側(cè)單元格內(nèi)容為空時(shí)，則字符串超寬部分一直延伸到右側(cè)單元格，成為寬單元格；情況二：右側(cè)單元格有內(nèi)容時(shí)，則字符串超寬部分隱藏，不在右側(cè)單元格顯示。

插入與刪除工作表

如果要在某個(gè)工作表之前插入一張空白工作表,需要先選中該工作表,然后選擇"插入"菜單中的"工作表"命令即可。新插入的工作表成為活動(dòng)工作表,并自動(dòng)采用缺省名,可以根據(jù)需要重新命名。當(dāng)不再需要某個(gè)工作表時(shí),可以刪除此表。步驟如下: 　　 1)選定所要?jiǎng)h除的工作表為當(dāng)前工作表。　　 2)選擇"編輯"菜單中的"刪除工作表"命令,如果工作表中有數(shù)據(jù)則出現(xiàn)"警告"對(duì)話框。用戶可根據(jù)需要進(jìn)行刪除或取消。

清除與刪除

清除單元格和刪除單元格不同。清除單元格只是從工作表中移去了單元格中的內(nèi)容，單元格本身還留在工作表上；而刪除單元格則是將選定的單元格從工作表中除去，同時(shí)和被刪除單元格相鄰的其他單元格做出相應(yīng)的位置調(diào)整。例如，在工作表中清除下面的單元格區(qū)域“b2：d4”，之后就會(huì)看到的菜單。在圖中被清除的單元格還保留在其所在的位置上，只是將其中的內(nèi)容刪除掉了。

函數(shù)的應(yīng)用

若要使用函數(shù)，則將它們輸入到工作表中的公式內(nèi)。在公式中使用的字符次序稱為語法。所有的函數(shù)都有相同的基本語法。若不遵守這種語法，則 MicrosoftExcel 將顯示一條信息，指出在公式中有錯(cuò)誤。如果公式以一個(gè)函數(shù)開始，則應(yīng)該像其它公式一樣，在函數(shù)前面加一個(gè)等號(hào)。括號(hào)告訴 Microsoft Excel參數(shù)開始和結(jié)束的位置。記?。鹤笥覂蓚€(gè)括號(hào)必須成對(duì)出現(xiàn)，括號(hào)前后都不能有空格。請(qǐng)?jiān)诶ㄌ?hào)中指定參數(shù)。參數(shù)可以是數(shù)字、文字、邏輯值、數(shù)組、誤差值或者引用位置。指定的參數(shù)必須能產(chǎn)生一個(gè)有效值。有些函數(shù)也接受計(jì)算時(shí)并不需要的可選參數(shù)

12-07-16

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